文件管理制度(2)

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1、文件管理制度1、范围本制度规定了文件管理的内容和要求。2、发文程序：包括起草、校对、签发、发送、归档等。2.1起草：发文的草稿由发文部门/主办部门指定专人撰写，文稿拟成后，拟稿人填写《发文稿笺》，经部门负责人核稿后，到总经办领取文件编号，按会签流程报领导审批。2.2会签：发文单位对涉及管理范围文件或事关重大涉及面广的内容应提请相关部门会签。2.3发送：经各部门会签完毕，总/副经理审批后，由总经办统一按发放对象发文发送。2.4.1文件经装订后由总经办按发文稿笺上注明的发放对象发文，整理归档，并请收文人

2、员在发文登记表上签字。2.4.2收文单位做好收文保管与传阅工作。2.4.3总经办将一份打印稿盖章以传真/邮件方式发送。2.4.4总经办保存原稿，发文稿笺及三份打印稿，并做好归档整理工作。具体详见文件审批流程图。3、发文格式与使用表单3.1发文稿笺3.2制度文件编制格式3.3发文格式3.4批复意见3.5传阅表3.6发（收）文登记表3.6.1对内行文：指XX集团公司及其子公司、分公司、办事处。分两种：一、制度类：如制度、规章、规定、办法、通知等二、申请类：申请、报告、批示等一、制度类行文的字号规定如下：

3、公司行文的字号为：X1X2X3字〔X4〕第○○○○号。X1X2为公司及地区别，X2为公司当地最通用的简称；X3为部门简称，X4为年份别，○○○○为公司各部门收(发)文流水号。以总公司为例，具体简称如下：国际物流部为--------智总国字[2001]第号国内物流部为--------智总物字[2001]第号人力资源部为--------智总人字[2001]第号财务部为--------------智总财字[2001]第号信息部为--------------智总信字[2001]第号办公室为---------

4、-----智总办字[2001]第号市场部为--------------智总市字[2001]第号二、申请类X1X2X3字〔X4〕第○○○○号。X1X2为公司及地区别，X2为公司当地最通用的简称；X3为批复意见简称，X4为年份别，○○○○为公司收(发)文流水号。以总公司为例，具体内容如下：智总批字[2001]第03001号。3.4.2对外行文：除对内行文即对外行文，指对XX集团公司及其子公司、分公司、办事处以外的单位、组织、公司的行文。对外行文的字号规定如下：公司对外行文的字号为：X1X2〔X4〕总字第

5、○○○○号。X1X2为公司简称；X3为地区别，X4为年份别，○○○○为公司收(发)文流水号。以总公司为例，具体内容如下：智深总字[2001]第号4、外来文件的接收与传阅4.1外来的文件（含公文、邮件、传真等）由总经办负责签收，并分类登记，由部门负责人提出处理意见后，总经办应及时按要求报送给有关部门，不得积压迟误。4.2需传阅的文件由总经办按传阅要求进行递送，并请传阅人在传阅登记表上签署意见，经传阅的文件与传阅登记表由总经办归档保管。发文稿件日期：年月日文件名称：发文部门：发文对象：拟稿：校对：打印页

6、数：页总经办：发文编号：会签意见人力部：财务部：物流部：信息部：市场部：总经理助理：总（副）经理：制度文件编制格式XX有限公司****部文件（隶书小四加黑）╳╳╳制度（宋体三号加黑）1．╳╳╳（加黑、宋体小四）1．1╳╳╳（宋体小四）1．2╳╳╳（行距1.5倍）1．2．1╳╳╳1．2．2╳╳╳2．╳╳╳（加黑）2．1╳╳╳2．2╳╳╳2．2．1╳╳╳密级：内部（宋体小五）行文标准格式：深圳XX物流有限公司文件智总X字[200X]第XXX号主题词：拟制：校对：签发：抄报：抄送：抄发：传真标准格式：某某

7、有限公司致(To)：日期（Date）：联系人(Attn)：本件（Page）：页，附件页联系电话(Tel)：请核对页数，如有疑问，请电话联络：传真(Fax)：Pleasecheckthepagenumbers,ifyou发件人(From)：haveanyquestions,pleasephoneus:主题(Subject)：电话(Tel)：86-755-83597450-8801批复格式：某某有限公司文件总批字[XXXX]第XXXXX号批复意见公司：你公司于年月日上报的《关于报告》已收悉，经审查做以下

8、批复：1、；2、；3、；4、；5、；6、；7、；8、。XXXX有限公司年月日发（收）文登记表文件编号文件名称收（发）文部门收（发）文人收（发）文日期某某有限公司通知文件传阅登记表文件编号文件名称　　传阅人签字：