低值易耗品管理手册

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1、低值易耗品管理手册低值易耗品的管理是行政人事专员的一项重要工作内容，关于低值易耗品的管理分为：低值易耗品的采购及付款、低值易耗品的领用及审批、低值易耗品的盘存。一、低值易耗品的采购及付款①不定期采购不定期采购主要针对SAP系统中没有的物料，且在实际办公中不经常用到，面对这样的采购需要自己去寻找供应商，并与其洽谈价格。在这类采购中要做到，首先，了解部门需求；其次，对采购对象的功能及特征做充分了解；最后，准确定位所在消费档次并找到相关档次的三家以上供应商进行询价议价之后得出的报价进行采购。②定期采购定期采购主要针对SAP系统中已生成的物料，或者在实际办公中经常用到，定期采购的物料往往已

2、经有固定的供应商，只需在每月低值易耗品盘存后，对库存量低的物料进行采购，采购的过程相对简单。Ⅰ）采购入库由于定期采购物料在SAP中都有生成，所以定期采购的动作需要在SAP中操作完成。SAP中采购入库的大致流程是：采购报价单→采购订单→收货采购订单→应付发票→付款。a、采购报价单打开SAP系统，点击“采购-应付账款”模块，在点击“采购报价单”，生成采购报价单点击，查找名称，弹出清单业务伙伴，寻找供应商。注：图中选择“宁波市江东区宏心动力文体商行”来做一次采购入库当输入供应商名字时，供应商的代码和联系人自动会生成供应商的选择就完成了。在选择完供应商后，在采购报价单中还要完成的内容有：“

3、要求日期”、“物料编号”、“报价日期”、“所需数量”、“报价数量”。注：（在下面的演示中，将以采购10包A4纸为例，要求日期为：2013-8-17）输入仓库代码：NB-Z03，输入要查找的物料名称：如A4纸如果清楚物料编号，可直接输入；如不清楚物料编号，可以点击“”生成右边的菜单，查找物料。物料查找完后，在表单中输入“报价日期”、“所需数量”、“报价数量”填完以上内容后，在自定义字段里选择：“采购订单类型”、“非常备非Z06审批”、“采购超限审批”都选择“是”选择“长期采购合同”梳理一下采购报价单的制作流程：选择供应商→填要求日期→选择采购物料→填报价日期、所需数量、报价数量→完成

4、自定义段内容。填完以上内容，一张采购报价单就完成了，最后点击表单左下角的“添加”按钮，添加采购报价单。b、采购订单采购报价单添加完成后，点击“”查找到完成的采购报价单，将采购报价单复制到“采购订单”，并添加。采购订单添加完后需要经过部门经理审批，才能生成。查找到完成的采购报价单，点击表单又下角的“复制到”，选择“采购订单”，复制完生成“采购订单草稿”，并添加“采购订单草稿”添加完后，会触发审批，点击“确定”，表单就到部门经理处进行审批。C、收货采购订单“采购订单草稿”审批通过后，生成“采购订单”，将“采购订单”复制到“收货采购订单”（如图），并添加，生成“收货采购订单”d、应付发票

5、将“收货采购订单”复制到“应付发票”，并添加。Ⅱ）付款点击SAP主菜单中的“收付款业务”，再点击其目录下面的“付款-付款”。点击查找客户名称，图中以“宁波市江东区宏心动力文体商行”为例选择确定付款对象后，生成如下表格，在需要付款的单据前，进行选择，选择完后，会在单据的右下角出现应付的金额在单据的自定义段，选择收款人为：宁波出纳，收款方式为：现金在单据的上方，点击如图标致，选择付款方式点击此图标，选择NB现金1-人民币右击表格处，“复制到余额”填完付款方式后，点确定，然后点单据左上角的“文件”→“另存为草稿”，这时在单据的左下方会出现此张单据的编码，记住这个编码。点击单据上方的“查询

6、管理器”，选择“采购部业务”→“ZHD付款申请单打印”，然后点单据左上方的预览，点击完预览后，会出现下图，填如之前的编码，点击确定，就会生成付款申请单。填入之前的编码。点击打印就可以了。点击打印付款申请单打印出来后，附上相关的收据，给部门经理签字。二、低值易耗品的领用和审批办公用品的领用须在SAP系统中发起申请，由行政人事专员审批。Ⅰ）低值易耗品的领用打开SAP的主菜单，选择“库存—库存交易—发货”，生成发货单。点放大镜，查询物料，在库存发货类型中，选择“低值易耗品领用”查找到物料后，会生成如下表格：填写，领用的数量，确定仓库：NB-Z03选择“分配规则”，根据领用人的实际情况来填

7、。在选择好发货类型后，科目代码会自动选择。选择“低值易耗品领用”根据领用人的实际情况填写在单据左下角的备注栏里填入领用人信息，如下图，最后点击“添加”按钮。点击添加后，发货单会出发审批流程，点击“确定”：注：做一张发货单的步骤梳理：在主菜单中点开发货单→选择物料→选择仓库和领用的数量→选择发货类型→选择分配规则→自定义字段填写→备注→添加。Ⅱ）低值易耗品的审批各部门人员在系统中发低值易耗品领用时，会出发审批，只用通过了审批，才可以领用。点击SAP主菜单中“管理—审批流