基于用户需求的高校档案利用工作研究

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1、基于用户需求的高校档案利用工作研究基于用户需求的高校档案利用工作研究--以陕西师范大学档案馆为个案摘要：档案用户的档案需求是档案提供利用服务的推动力。分析高校档案用户构成及分类和利用工作的特点，可以使高校档案的服务具有适用性、针对性、主动性和预见性，提高服务效率和服务质量。关键词：实际用户潜在用户需求服务高校档案利用Abstract：Thefilesuser'srequirementsarethedrivingforceofarchivesprovidingservice.Analysisclassificationandconstit

2、utesofuniversityarchivesuser,andthecharacteristicsofusingwork,canmaketheservicemoreapplicability,pertinence,initiativeandforesight；alsoimprovetheserviceefficiencyandquality.Keywords：actualuser，potentialuser，demand，service，usingofcollegearchives"信息需求是社会信息服务发展的原动力"，"信息用户的基

3、本状况和信息需求决定了信息服务的内容和方式"。[1]作为社会信息服务的一个组成部分，档案信息服务也是共性和个性的统一体，即它不仅具备社会信息服务的普遍性，遵循社会信息服务发展的客观规律，也有与生俱来的和发展过程中逐渐形成的特殊性和相应的发展规律。但是，用户的需求是其发展的动力这一客观规律是相通的，也是档案信息服务发展的客观规律之一。档案用户是指那些利用各种档案服务方式和渠道获取所需档案信息的个人和团体。档案用户的档案需求是档案提供利用服务的推动力。"一般说来，任何信息机构或信息系统都有两类用户。一类是正在利用某信息机构或信息系统提供的信

4、息服务的用户，称为当前用户；一类是应该利用这种服务而实际上并没有利用的用户，称为潜在用户。"[2]由于档案和档案工作的特殊性，档案用户可分为实际用户和潜在用户：即将正在利用或已经利用档案服务和信息的用户称为实际用户，将应该利用档案服务和信息而实际上没有利用的用户称为潜在用户。"信息部门必须研究用户的信息需求。"[3]笔者统计了陕西师范大学2008年至2010年三年的利用统计数据，并于2011年5月23日至29日，以发放《陕西师范大学档案利用需求调查表》的形式进行了抽样调查，调查了包括教职员工、在校学生、毕业生等80人的档案利用需求情况。

5、下文将以此统计数据为例，深入分析高校档案用户利用需求的内容和特点，并据此提出一些有针对性的措施以供参考。1高校档案实际用户的利用需求分析1.1构成及分类在长期的工作实践中，高校档案利用工作已经形成了相对稳定、界限分明的用户群体：一是代表所在单位前来档案馆查阅档案的职工和学生，主要是管理机构和附属机构的行政管理人员，教学单位的教学秘书和行政人员，以及委托办理业务的助管学生等。这类用户有一个很重要的特点，那就是所要查阅的一般是本单位形成的档案，对他们来说，利用目的较为明确，再加上本身对自己形成的东西较为熟悉，所以提供利用较为简明，如财务处查

6、阅财会档案，基建处查阅基建档案。还有一种是跨部门查阅，即某单位工作人员需要查阅的是其他单位形成的档案，由于他们的利用目的较为模糊，而且对该单位形成的档案不熟悉，大多数情况下只能提供一些模糊的信息，档案馆工作人员调档就比较费劲，甚至无所适从。如某些单位需要根据某某文件落实政策，但是又提供不出该文件的明确信息，查找起来就比较繁琐。还有一种是为解决本单位问题查阅档案的校外人员，但是此类用户非常少。二是为解决个人问题的教职工、离、退休人员。具体而言，教职员工和离、退休人员解决自己待遇问题的比较多，需要查阅利用的一般为财会凭证、工资册等财会档案，

7、也有少数需要查阅行政文件的。由于财会档案的内容相对比较单一，查找起来也比较简明。三是学生，包括在校学生和毕业生。他们是高校档案最大的利用主体，主要利用的是教学档案，包括学籍卡、成绩单、招生录取底册等，尤其是成绩单的利用比重较大。由于报名参加考试、就业单位核查信息等需要，在校学生和毕业生需要大量用到自己的学籍卡、成绩单等档案，由于目前高校的学籍档案一般都能做到以人为单位，所以虽然利用数量较大，但是查找起来却非常简便。四是其他社会人员。这类用户数量极少，一般利用的是历史档案。此外，何永斌、邹吉辉按照需求目的将高校档案用户分为公务型、教科型、

8、解难型和休闲型等四种需求类型[4]。上述中的第一类可归入公务型和教科型，后面三类中的大部分为解难型，只有少数离退休人员和社会人员为休闲型。1.2需求特点1.2.1有较为明确的利用需求，可以准确描述出未来可能