第1课 商业书信的撰写 Business Letter Writing.doc

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1、第1课商业书信的撰写BusinessLetterWriting教学目的要求:了解业务信函的撰写原则;掌握业务信函的布局(结构),七个部分7C原则;掌握信封的写法。教学重点与难点:商业信函时应注意的要点,商业信函书信的组成部分及格式教学时数:共计2学时(其中理论课2学时,实验课学时,习题课学时,讨论课学时)教学内容与方法:(要求内容充实;方法与手段合适,包括举例讲解、多媒体讲解、模型讲解、实物讲解、挂图讲解、音像讲解或板书内容及内容时间分配等。)1.1WritingPrinciplesofbusinessLetters商业书信的撰写原则要写

2、好业务信函,应掌握7个“C”原则1.1.1Clearness(Clarity)清楚意思表达明确,要注意:(一)避免用词错误:(二)注意词语所放的位置:(三)注意句子的结构:a.explainyourselfclearly;b.avoidingambiguoussentencesandneedlessjargon;c.statementsinwell-constructedsentencesandparagraphs;1.1.2Conciseness简洁(一)避免废话连篇(二)避免不必要的重复(三)短句、单词的运用a.inthefewest

3、possiblewords;b.brieflybutcompletely;Example1(answers):Thankyouforyourinformationinyourletterdated5thAugust1999.Weareveryinterestedinyourtaperecorders,Itwillbehighlyappreciatedifyoucouldsendusphotographsandapricelistofthesame.Lookingforwardtohearingfromyousoon.sincerelyyo

4、urs,1.1.3Courtesy礼貌语言要有礼且谦虚,及时地回信也是礼貌的表现。a.morethanPolite;b.sincere,tactful,thoughtfulandappreciative;c.avoidirritating,offensiveorbelittlingstatements.1.1.4Consideration体谅写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求,而不是从自身出发,语气上更尊重对方。a.TrytoputyourselfinHISplace;b.emphasizetheYOUattitude;c.emph

5、asizepositive,pleasantfacts;1.1.5Completeness完整一封商业信函应概况了各项必需的事项,如邀请信应说明时间、地点等,确忌寄出含糊不清的信件。a.provideallnecessaryinformation;b.Answerallquestionsasked;c.givesomethingextra,whendesirable;1.1.6Concreteness具体a.Tomakethemessagespecific;b.don’ttrytowriteinaliterarystyle;c.useac

6、tionratherthancamouflagedverbs;1.1.7Correctness正确1.2PartsofaBusinessLetter商业书信的组成部分1.2.1EssentialParts必要部分1.LetterHead信头2.Date日期3.InsideNameandAddress收信人名称地址4.Salutation称呼5.BodyoftheLetter正文6.ComplimentaryClose结尾敬语7.Signature落款1.2.2OptionalParts附加部分8.AttentionLine具体收信人9.S

7、ubjectLine事由10.ReferenceNotation案号11.Enclosure附件12.CarbonCopyNotation(abbr.c.c.)抄送13.Postscript(abbr.P.S.)附言1.3EnvelopeAddressing信封格式写信人在上,收信人在下根据收信人名称地址的写法分两种格式:缩格式(缩行式):收信人名称地址逐行右缩齐头式(平头式):收信人名称地址左端对齐1.4LayoutofaBusinessLetter商业信函的格式1.4.1IndentedForm缩格式(缩行式)1.4.2Blocked

8、Form齐头式(平头式)1.4.3ModifiedBlockedForm改良齐头式课后教学小结:常见问题1-1打日期要注意下列各点:1.年份应完全写出,不能用(00)来代表(2000)。2.月

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