第1课 商业书信的撰写 Business Letter Writing.doc

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1、第1课商业书信的撰写BusinessLetterWriting教学目的要求：了解业务信函的撰写原则；掌握业务信函的布局（结构），七个部分7C原则；掌握信封的写法。教学重点与难点：商业信函时应注意的要点，商业信函书信的组成部分及格式教学时数：共计2学时（其中理论课2学时，实验课学时，习题课学时，讨论课学时）教学内容与方法：（要求内容充实；方法与手段合适，包括举例讲解、多媒体讲解、模型讲解、实物讲解、挂图讲解、音像讲解或板书内容及内容时间分配等。）1.1WritingPrinciplesofbusinessLetters商业书信的撰写原则要写

2、好业务信函,应掌握7个“C”原则1.1.1Clearness(Clarity)清楚意思表达明确，要注意：（一）避免用词错误：（二）注意词语所放的位置：（三）注意句子的结构：a.explainyourselfclearly;b.avoidingambiguoussentencesandneedlessjargon;c.statementsinwell-constructedsentencesandparagraphs;1.1.2Conciseness简洁（一）避免废话连篇（二）避免不必要的重复（三）短句、单词的运用a.inthefewest

3、possiblewords;b.brieflybutcompletely;Example1(answers):Thankyouforyourinformationinyourletterdated5thAugust1999.Weareveryinterestedinyourtaperecorders,Itwillbehighlyappreciatedifyoucouldsendusphotographsandapricelistofthesame.Lookingforwardtohearingfromyousoon.sincerelyyo

4、urs,1.1.3Courtesy礼貌语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。a.morethanPolite;b.sincere,tactful,thoughtfulandappreciative;c.avoidirritating,offensiveorbelittlingstatements.1.1.4Consideration体谅写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。a.TrytoputyourselfinHISplace;b.emphasizetheYOUattitude;c.emph

5、asizepositive,pleasantfacts;1.1.5Completeness完整一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。a.provideallnecessaryinformation;b.Answerallquestionsasked;c.givesomethingextra,whendesirable;1.1.6Concreteness具体a.Tomakethemessagespecific;b.don’ttrytowriteinaliterarystyle;c.useac

6、tionratherthancamouflagedverbs;1.1.7Correctness正确1.2PartsofaBusinessLetter商业书信的组成部分1.2.1EssentialParts必要部分1.LetterHead信头2.Date日期3.InsideNameandAddress收信人名称地址4.Salutation称呼5.BodyoftheLetter正文6.ComplimentaryClose结尾敬语7.Signature落款1.2.2OptionalParts附加部分8.AttentionLine具体收信人9.S

7、ubjectLine事由10.ReferenceNotation案号11.Enclosure附件12.CarbonCopyNotation(abbr.c.c.)抄送13.Postscript(abbr.P.S.)附言1.3EnvelopeAddressing信封格式写信人在上，收信人在下根据收信人名称地址的写法分两种格式：缩格式（缩行式）：收信人名称地址逐行右缩齐头式（平头式）：收信人名称地址左端对齐1.4LayoutofaBusinessLetter商业信函的格式1.4.1IndentedForm缩格式（缩行式）1.4.2Blocked

8、Form齐头式（平头式）1.4.3ModifiedBlockedForm改良齐头式课后教学小结：常见问题1-1打日期要注意下列各点:1.年份应完全写出,不能用(00)来代表(2000)。2.月