电子メールの书き方インデックス.doc

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1、インデックス1.【基礎】電子メールのツボoはじめにo電子メールの長所を生かした使い方をするo３つのポイントを押さえるo特徴を考えて表現を工夫するo電子メールの主な要素を知るo件名は短く具体的にo適した署名をつけるoCc、Bccを活用するo適度に改行と段落を行うo電子メールの基本機能を知るoメールアドレスは正確にo１つのメールで１つのテーマo５Ｗ１Ｈで確認o送ってはいけないメール2.【実作業】電子メールの基本パターンo記述の順序o重要な用件から書くo相手の身になって記述するo重要な注意の書き方o異質な情報をまとめるo段落を意識した書き方o箇条書きで簡潔に・である調で引き締める1．電子メール

2、のツボ　1.1　はじめにプライベートなメールであれば、明日、仕事がそこそこで終わりそうであればなんですけど、もしよければイタ飯でもご一緒しません？(^-^)なんていうようなメールもいいかもしれません。ですが、携帯電話のメールから、電子メールを活用し始めた人や、日頃メールを書き慣れない人にとって、いざメールで仕事の連絡をしようというような状況になると、どのように書いていいものか、改めて戸惑ってしまう人も多いようです。電子メールの特性を考えて、きちんとしたビジネスメールを作るための手法を挙げてみます。ここではっきりとしておきたいことが、ひとつあります。小中学校などで習った文章と、メールなどの

3、デジタル文書とは、書き方が異なるということです。基本の基本として、送信時に必ず·宛先（メールアドレス）·件名·署名·本文内容の確認を行う習慣をつけましょう。Next>>電子メールの長所を生かした使い方>>電子メールの書き方インデックス1．電子メールのツボ　1.2　電子メールの長所を生かした使い方電子メールには、電話やファクスにはない利点があります。これらの特徴をよく理解し、うまく利用したいものです。·電子メールは、送っておけば、相手が自分の都合よい時間に読むことができる。電話だと、相手が不在のときは連絡がつかないし、忙しいときに迷惑をかけているかもしれない。·返信メールも簡単な操作で送る

4、ことができるので、こまめにやりとりができる。また、相手の書いた文面を引用でき、効率がよい。·多数の人に同時に送信できるため、必要な人に迅速に情報を伝えることができる。·簡単にメールを転送することができる。·送信内容を正確に残すことができる。伝達の記録や証拠ともなる。·受信メールを分類・保存しておくことで、必要時に検索して閲覧できる。·メーリングリストを使うと、情報の共有が容易である。·ファイルを添付して送信することができる。·ファクスと比べ、機密性が高い。Next>>３つのポイントを押さえる1．電子メールのツボ　1.3　３つのポイントを押さえるビジネスで使う電子メールで、もっとも重要なの

5、は、相手がメールを短時間で読んで正しく理解できるようにすることです。·作法を守る電子メールはネットワークを介してやりとりされます。サイズの大きいファイルを添付しないというような、ネットワークを利用するための作法を知り、守ること。また、相手の負担にならないメール文の書き方の作法もある。これらを知ることがネットワークの利用者に迷惑をかけないために、また気持ちよく仕事をするために必要なことである。·分かりやすい簡潔な文章紙ベース以上に簡潔な文章作りを考えることが求められる。分かりやすく誤解されにくい文章を書き、コミュニケーションの効率を上げなければならない。·画面上で見やすい表現電子メールは、

6、わざわざ印刷をして読むために表現をするものではない。画面上で読まれることに配慮した表現が求められる。相手の環境は自分の環境とは、まず異なる。それでもなお、メールソフトによる機能の違いや、画面上の制約を考慮しながら、見やすい表現になるように工夫をする。Next>>特徴を考えて表現を工夫する1．電子メールのツボ　1.4　特徴を考えて表現を工夫するビジネスで使う電子メールを大きく分けると、社内向け、社外向けに分類できるでしょう。社内向けには、ていねいすぎる表現を使うよりも、ひと目で理解できることに重きをおくべきでしょう。一方、社外向けでは、ビジネスの場であることを忘れず、表現に手紙並みの細かい

7、気配りも必要となります。いまどきは、携帯メールやプライベートなメールから使い始めた人が多いでしょう。しかし、書き言葉と話し言葉というレベルはもちろんのこと、くだけすぎた表現を使うのは、社内・社外を問わず、考えものです。最近は、本来フォーマルな性格をもつ内容も、電子メールでやりとりされるようになってきました。よりいっそう、電子メールの書き方を工夫できる人、ただ単に電子メールという道具を使うだけに終わっている人の差が目に見えてくることに