德阳市档案局数字档案馆建设（数字化加工扫描）.doc

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1、德阳市档案局数字档案馆建设（数字化加工扫描）技术及商务要求采购内容清单1馆藏档案数字化加工服务对德阳市档案馆馆藏档案进行数字化扫描，并对相应的案卷目录、文件目录和归档文件目录进行规范化著录，并挂接到原数字档案馆系统，对其中的破损档案进行修复和整理，对加工完的所有档案进行恢复原样装订、消毒并上架保存，项目实施方在项目结束后需将扫描加工过程中的所有软件和存储设备（电脑硬盘、移动介质等）无偿提供给采购方。馆藏档案数字化加工投标报价不能超过预算金额150万元，最低加工量不少于535万页，否则投标无效。一、服务内容对馆藏档案进行数字化扫描和加工处理，并挂接到档案

2、局原数字档案馆系统上以便查阅利用，对其中的破损档案进行修复和加工整理，对加工完的所有纸质档案进行恢复原样装订、消毒并上架保存，项目实施方在项目结束后需将扫描加工过程中的所有软件和存储设备（电脑硬盘、移动介质等）无偿提供给采购方。项目报价折合到每页A4单价（大于A4折合成A4计算），包括项目所需的设备、耗材、软件费用、人工成本（含提档案、拆卷、装卷、案卷级、文件级、归档文件目录著录、数字化加工以及挂接数据和档案重新编号）以及其它所有费用。二、项目完成时间项目实施方自签定合同之日起至2015年11月底完成。三、技术参数及性能要求（一）遵循的技术标准《纸质档

3、案数字化技术规范》DA/T31-2005；《文献保密等级代码》GB/T7156-1987；《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002；《信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码》GB/T17235.1-1998；《数字档案馆建设指南》（2010-06）；《档案数字化外包安全管理规范》（二）项目基本条件1.待处理档案实体状况本项目待处理档案（以下简称为“本项目档案”）属文书档案、基建档案（含图纸）、职称档案、照片档案、财务档案，以卷为单位归档，幅面以标准16开（或A4）为主，兼有8开（或A3）等其他幅面，纸张颜色、厚薄不一，纸质偏脆，部分档案

4、会大于A3篇幅，少量档案有破损、字迹褪色现象。档案卷皮新旧参差。2.本项目档案的编目状况（1）本项目档案案卷目录，卷内文件目录未电子化，需进行电子化编目著录。(2)30%—40%档案会有漏码、重码、错码等现象，需要重新编制页码。3.本项目待挂接的数字档案馆系统搭建在windowsserver2008操作系统上，基于microsoftsqlserver2008数据库开发，B/S模式，java平台。（三）现场操作管理要求1．项目实施方负责整个项目档案的调卷、保管、归还工作。调卷人和采购方的有关人员一起，到档案馆库房，根据清单，提取相应的案卷。双方在《档案数

5、字化处理调卷登记本》上登记、签字。2．遵守采购方的库房管理制度，不得随意翻阅其他档案。要妥善保存档案，确保档案的安全。3．档案实体以及在计算机档案数据系统中，把待整理、待扫描的档案的不规范目录号、案卷号进行规范整理。整理时，发现不规范的目录号要及时通知采购方，在得到采购方的确认后再予以整理。案卷发现不规范的案卷号要及时通知采购方，在得到采购方的确认后再予以整理。4.档案拆卷、核对要求：（1）根据修改后的目录号或者案卷号对档案实体的档号重新编写，包括对档案卷盒正面、侧面及软封面的相应栏目进行修改。档案的书写要准确、规范，保持案卷的整洁美观。（2）将以卷为

6、单位装订的档案拆解成以张为单位的档案。（3）在拆解档案时不能人为造成档案原件的损坏，在拆解档案有可能损坏原件时，不可强拆档案。（4）拆开的档案不得出现任何漏缺页及顺序差错。（5）案卷内（或归档年度内）文件与文件之间的顺序，可基本保持原有顺序不变。文件内页与页之间的顺序，要仔细核对原件的页序，对拆解前次序颠倒的页面，拆解后要予以更正。（6）卷内文件按次序从1开始连续编号，不得有重号、跳号，空白的页面不编页号。图、文混排的案卷，每张图纸视同一页文件编制页号。（7）案卷内页号编制在文件正面的右上角，背面的左上角。（8）一般采用编码机编制页号。5.对有错误的目

7、录进行修正。6.目录装订要求：（1）以立卷方式归档的档案，按“案卷目录+卷内文件”的顺序装订档案目录一式2份。（2）打印移交接收档案文据，放在档案目录前面一起装订。（3）以单个目录号编制目录夹。目录夹封面及目录盒脊背标签要打印清晰美观、项目填制完整准确、粘贴端正结实。7.文件扫描要求：（1）按要求区分扫描件和非扫描件，确定需扫描的文件。重份的文件不扫描；未解密的文件不扫描；其他经采购方确定不宜扫描的文件。（2）已确定扫描的档案，在《档案实体、图像扫描、图像挂接页数登记表》中进行登记。（3）需扫描的档案，页面破损严重无法直接进行扫描的，应先进行页面修复；

8、页面折皱不平，影响扫描质量的，应先压平。（4）由于档案文献历史久远，有纸张老化和字迹蜕变现象，