浅谈文件与档案的关系

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1、浅谈文件与档案的关系赵晓蕾ZHAOXiao-lei(西北电建三公司,咸阳712021)(TheThirdEngineeringCompanyofNorthwestElectricPowerConstructionCorporation,Xianyang712021,China)摘要院木文首先针对不同国家地区对档案与文件关系的认识情况进行了分析，然后分析认为文件转化为档案需要满足一定的条件，最后根据不同的定义与概念，分析了在广义、狭义视角下文件与档案之间的对应关系，确保了两者之间关系认知的客观性以及真实性。Abstract:Firs

2、tly,thispaperanalyzedtheunderstandingoftherelationshipbetweenfilesandarchivesindifferentcountriesandregions,thenarguedthatthetransformationofdocumentsintofilesneedstomeetcertainconditions,finallybasedonthedifferentdefinitionsandconceptsanalyzedthecorrespondingrelation

3、shipbetweenfilesandarchivesfromthebroadandnarrowperspectivestoensuretheobjectivityandauthenticityoftheunderstandingoftherelationshipbetweenfilesandarchives.关键词院文件；档案；定义；关系Keywords:file；archives；definition；relationship中图分类号院G276文献标识码院A文章编号院1006-4311(2014)31-0181-020引言文

4、件与档案是档案学科最关键性的构成要素。随着电子信息及管理技术的进一步发展，档案学无论是从理论还是从实践上来说都取得了长足的进步。由此，档案与文件及其之间关系的认知更需要进一步的发展。文件与档案之间的相互连接关系伴随着档案学科的发展而更加的成熟与具体。同时，为了进一步促进档案学科理论的发展以及实践的完善，全面且系统地展开对文件与档案相互关系的分析工作也有着极为重要的意义与价值。木文即从这一角度入手，展开对文件与档案关系的分析研究工作。1不同国家地区对档案与文件关系的认识分析从档案的研究视角上来说，文件与档案之间的关系主要可以被概括为

5、：首先，文件是档案的前身，档案是文件的最终归宿；其次，文件是档案的基础，档案是文件的精髓；最后，文件是档案的构成，档案是文件的组合。从这一角度上来说可以分析得知的是：文件是产生档案的最主要来源。当然，对于不同的国家与地区而言，在不同的时间状态下，不同学者对于档案与文件关系的认识势必会存在一定的不同，甚至存在截然相反之处。举例来说，对于德国而言，文件需要在运动之最后阶段，并交由档案馆进行永久性保存之后，才能够将这部分文件定义为档案；而对于意大利而言，所有的文件都可以称之为档案。在此基础之上可以根据文件所处运动阶段的不同，界定不同的概

6、念与标准，如当前运转期间的文件可定义为现行档案，处于保管状态下的文件可以定义为暂存档案，已处于保存环节的档案可以定义为历史档案。这种概念下，档案与文件是同一事物的相同表现。2文件转化为档案的条件分析结合相关的实践研究经验来看认为：并非所有的文件都能够最终转化并形成档案。通常认为：文件为了转化为档案，需要满足三个方面的基本要求，首先，要求文件为现实使用完成或现实办理完毕的文件，这部分文件在经过归档后方可形成档案；其次，要求文件为会对今后实际工作开展以及科学研究活动实施具有一定借鉴或参考价值的文件，这部分文件在归档保存后方可形成档案；

7、最后，要求文件为按照一定规律集中保存的文件，这部分文件在经过归档整理后方可形成档案。从这一角度上来说，文件与档案之间的关系可以表现为：档案是文件在满足一定条件下转化形成的，文件与档案之间既存在联系，同吋也存在一定的区别。同时，从文件生命周期概念的角度上来说，生命周期理论的主要价值在于：研究分析管理者主体行为与文件属性之间的对应关系。其所观察对象自文件最初的形成入手，进一步延伸至文件最终的销毁或是保存工作，期间的运动过程以及运动规律均能够通过文件生命周期概念的方式加以表述。在这一理论当中，认为对于企业而言，在文件形成的全过程当中，其

8、运动行为具有一定的阶段性特征。导致文件自形成至转化至使用至保存等多个阶段性变化的最主要原因就在于文件价值形态上的改变。文件在自身第一价值的基础之上，所实现的第二价值即其作为档案的价值。3文件与档案关系的分析在当前展开文件与档案研究的过程当中，业内学