浅谈文件机构,还是档案机构

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1、浅谈文件机构,还是档案机构摘要：针对我国档案学界关于文件中心是档案机构的认识，本文认为文件中心不是档案机构，而是文件机构。文件中心的名称应当与文件中心保管对象的名称相一致，我国类似文件中心的机构应当冠以档案名称，不宜称为文件中心。　　关键词：文件中心；文件机构；档案机构　　　　文件中心首先出现在二战期间的美国，战后在欧美等国家流行起来。也正是有了文件中心的实践，国外档案学界受到启发，将文件划分为三个阶段，相应地称为现行文件、半现行文件和非现行文件，并在这一基础上进而提出了“文件生命周期理论”，从而为文件中心的建立提供了理论依据。上世纪80年代，文

2、件生命周期理论传入中国。在该理论的指导下，甘肃永靖县率先建立了我国第一个文件中心。但我国档案学界对如何认识文件生命周期理论以及我国是否应当建立文件中心一直存有极大的争议。2000年l2月10日全国档案工作会议通过的《全国档案事业发展“十五”计划》在谈到机关档案工作的任务时，有一项内容就是“研究建立基层文件中心的实施方案，在北京、青岛、深圳等地开展相应的试点工作”。2002年9月，深圳市正式成立了文件中心。2003年7月，珠海市也成立文件中心。　　我国已经建立了以文件中心命名的机构，但我国档案学界有一种观点认为文件中心是档案性质的机构。“文件中心是

3、一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构。”“文件中心是各国公认的保存半现行文件的最经济、最令人满意的现代新型档案机构。”甚至在认为文件中心是档案机构的同时，又认为“文件中心是一种不同于登记室的文件管理机构”。　　那么文件中心究竟是文件机构，还是档案机构，抑或既是文件机构又是档案机构呢?笔者以为，文件中心就是文件机构，不宜理解为档案机构。　　　　1　文件中心是文件机构　　　　《档案学词典》认为，文件中心是“一种过渡性的文件保管机构”。《中国大百科全书档案学分册》认为，文件中心是“一种过渡性的文件保管机构，介于文件形成单位和档案馆之间，负责保管文件

4、形成单位不经常使用但还不能最后处理的文件”。《档案工作基本术语》(2000年12月6日国家档案局发布，2001年1月1日起施行)认为文件中心是“介于文件形成机构和档案馆之问的中间性或过渡性文件管理机构”也就是说，就文件中心机构而言，它是一种文件管理机构。　　为什么说文件中心是文件机构呢?以文件中心的起源国美国为例，“美国把在承办机关和文件中心保存的各种文件材料统称为文件，只有送档案部门永久保存的文件，才称档案”。所以美国理所当然地称为文件中心，要是称为档案中心才令人费解呢。　　由此看来，美国称为文件中心是考虑到了文件中心保管的半现行文件还称为文件

5、，还不能称为档案这样的客观事实。　　虽然“大多数国家还是沿用了美国的称谓一一文件中心”，但还有其他一些国家使用的是其他名称，如英国的“海斯中间档案馆”、法国的“丹枫白露现代档案城”、原苏联的“联合机关档案馆”和“跨机关档案馆”等。也就是说，并不是所有的国家都称为“文件中心”，有的国家就采用“中间档案馆”或其他名称，而我国档案学界有人用“类似的机构”加以概括。这些机构和文件中心名称虽不同，但所保管的对象都具有共同点：绝大部分最终需要销毁，一小部分最终需要移交给国家档案馆。　　　　2　我国的文件中心是档案机构吗　　　　我国已经建有文件中心，但文件中心

6、的建立，是以撤销机关档案室为前提的。当然，如果继续保留机关档案室的同时，再建立文件中心，就没有任何意义。档案室保存的自然是档案，毕竟我国传统的观点是以文件的归档为标志，归档以前的是文件，归档以后的是档案。所以，档案室保管的是档案，我们撤销机关档案室而建立的文件中心保管的还是档案，但却名实不一。　　我国的文件中心为什么不叫档案中心呢?陈兆根教授曾以甘肃永靖县的文件中心为例进行了解释：“据说这是为了区别于档案馆，因县档案馆就是一个县的档案中心。”“文件中心既然与档案馆是不同性质的机构，在名称上理应有明显的区别。”“文件中心保存的文件，按习惯可称为档案

7、。”笔者认为，我国的文件中心保存的文件称为档案，这并不是按习惯才可称为档案的问题，而是由我国档案学的最基本的理论——档案概念所决定的。国外称为文件中心或中间性档案馆或别的什么名称，都没有也不可能不与各自的档案概念相吻合。因此，我国要建立类似的机构，就不能简单地套用文件中心名称，并建立以文件中心命名的档案保管机构。　　在这一点上笔者非常认同吴品才先生的观点，“不能称之为文件中心，除非我们更新档案概念，把我国的档案只与文件生命中的特定阶段的非现行文件相对应”。林清澄先生曾撰文断言：我国没有文件中心。　　也许有人认为，我国已经有文件中心的实践了，怎么能

8、说我国没有文件中心呢?《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》第三条规定：“本条例所称文件，是指国家机关和其他国家所有的单位在公务活动中形