基于工程项目管理的档案管理分析

《基于工程项目管理的档案管理分析》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、基于工程项目管理的档案管理分析陈彩艳（青海油田矿IX:服务事业部矿

2、X:建设管理部，甘肃，敦煌，736202）【摘要】相比一般的档案管理，工程项目的档案管理更加兵有系统性、专业性。其档案贯穿于工程实施的全过程，因此，是对工程项目的一个更加直接有效的控制，因此，在建设工程档案管理已有成效的基础上，进一步完善建设工程档案管理工作，为建设社会主义和谐社会做出切实的努力。木文对工程项目管理的档案管理进行了探讨。【关键词】工程；项目管理；档案管理；措施建设项目档案反映了建设项目管理工作的真实过程，项目文件资料收集、整理、归档的好坏直接影响

3、着工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产维护。因此，做好建设项目档案管理，具有十分重要的意义。一、建设项目工程档案的特点1、工程档案较为复杂，呈现山综合性的特点由于建设工程的技术性特点使得工程档案也呈现出了综合性的特点。在建设过程中，需要对建设工程进行详细地记录，并对其进行整编、分类。因此，工程档案是多种建设技术和成果的综合，建设项目工程文件的收集和整理也是一项技术性很强的综合性工作。2、形成领域的广泛性建设项目工程档案涉及的专业是非常广泛的，比如施工阶段的打地基、勘察工作，以及建设技术等都需要极强的专业知识，这些环节都需要

4、有专门的文件记载，这些文件均是工程档案的重要组成部分，是不可缺少的。不仅如此，建设项目往往是一项很大的工程，需要有多个部门同时进行建设、施工、监管工作，再加上一些相关的管理单位对建设工程的监理，工程的参与部门可是数量十分多的。而这些施工和监管的工作都需要有工程文件进行记录。除此之外，还有计划管理部门、财政管理部门、土地管理部门、环保部门、人防部门等行使政府职能的有关部门对建设项目的立项、建设方案、资金筹集等进行决策、审批、提出意见和建议。由此可知，建设工程形成领域是多么的广泛。3、工程档案专业性较强由于建设工程需要有多个部门进行

5、合作施工，使得建设工程的档案的分类非常多，且包含冇不同的专业，这使得工程档案的专业性非常强，而不同于普通的企业的档案。一般情况下，工程中会包含有很多的部门，这些部门都奋自己明确的工作,很多工程的各个部门其至从来都不进行交流。这就使得各个部门基本只懂得自己所管理的部分的知识。而这给档案管理带来了很大的不方便。二、提高工程项S管理中档案管理的措施1、更新观念工程建设文件材料之所以归档难度大，除工程建设档案数量人、内容庞杂、涉及专业多、文件材料归档范围不好把握等客观原因外，还有组卷要求严格、类0设置较细、整编强度大等主观原因。随着管理

6、手段的提升，电子文件的大量产生和应用，使得工程建设档案快速向数字化方向发展和积累，也使工程建设档案实现按“件”管理成为可能。《科学技术档案案卷构成的一般要求》，为工程建设档案的整理提供了重要指南。工程建设档案管理人员要及吋更新观念，打破“卷”的传统思维，这是推进工程建设档案工作的重要前提。2、建立起一整套完善的制度，把档案管理责任制落到实处工程档案管理非常重要，管理过程必须有计划、有S标、有责任、冇落实。要建立由一名副经理专门负责领导工程档案管理，下属各部门有相应责任人，档案管理者和各个项0经理抓档案管理的具体操作、落实。大型工

7、程项目要有现场档案管理员，档案工作者要具备档案工作的专业知识和能力，不能滥竽充数，做花架子，表面文章。由于档案管理的重点在现场，因此，要加强建立工程现场档案编制、收集、归档以及整理的制度，由市建设局统一组织工程档案的执法检查，加强工程档案收集编制的原始性、真实性、完整性、系统性的管理。要充分发挥合冋的法律效应，把文件材料的归档、积累，当作合同中的重要内容，并独立作为一项条款，明确要求竣工文件材料的验收吋间、质量、份数和归档范围，引起各方对档案管理的足够重视，以法律形式保证归档工作落到实处。3、掌握建设工程档案收集的方法建设工程档

8、案收集是否完整齐全、整理是否科学规范，直接反映建设项B的质量和水平。据以往经验，竣工图章的签署不容忽视，签署内容包括：编制单位、编制人、技术负责人、编制日期、单位名称和监理人。实际工作中竣工图多数是从施工图直接转化而来，奋些单位就简单地将施工过程未做改变的施工图直接作为竣工图保存，这里要强调的是，施工图可以作为竣工图保存，但必须要加盖并完备签署竣工图章，否则施工图不能作为竣工图予以保存。建设工程档案收集是建设工程管理中的薄弱环节，对建设工程档案的管理必须从档案收集开始。档案收集方法应体现全程跟踪收集和管理的原则。特别是投资大、周

9、期长的项0,往往参建单位众多，形成的文件材料门类繁多，如果都由建设单位来整理是不现实的。因此建设单位与勘察、施工、监理、设备供货安装等各参建单位签署各类合同、协议时，要明确规定工程档案应具备的质量和数量要求、移交时间等，或在工程招标合同中设专门条款说明对工程资料