人事档案管理中的弃档现象所引发的思考

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1、人事档案管理中的弃档现象所引发的思考摘要：档案管理工作作为人事代理的重要组成部分，主要是用来管理“干部”或“人才”，能够在职称评定、社会保障服务等方面起到积极影响。当前我国出现了很多弃档现象对档案工作提出了新的要求，档案工作应该丰富人事档案的内容，强化档案功能，提高档案管理的权威性，依托信息化技术，实现人事档案管理的现代化。关键词：人事档案档案管理弃档信息化近些年来，随着自由择业和人才流动现象的盛行，在人事档案管理过程中形成了庞大的“弃档”族，这些人事档案管理中的“弃档”或“死档”问题，不仅加重了人事代理中的档案管理难度，也为档案人员的

2、未来择业、就业造成了新的困扰，应该被广泛的重视和深思。1.弃档及发生弃档行为的群体1.1弃档的含义“弃档”是人事代理档案管理过程中发生的独特现象，主要是指在人才流动过程中，未能按规定履行相应的档案管理流程，导致档案不能随人员的流动而做出相应的改变，包含档案留在个人手中。还有一种说法是，由于人员和档案的分离，使得人员档案的内容得不到及时更新，从档案被丢弃开始就停留在原来的内容，不能发挥档案在人事代理服务方面的功效。1.2弃档发生的群体弃档是伴随着市场经济的迅猛发展而逐渐出现的，根据一些相关资料统计，在一些人才流动比较频繁的地区，发生弃档、

3、死档的比例占总档案管理的四分之一以上，主要集中于以下几种群体：第一类是以大学生为代表的“弃档”族。很多高校毕业生因为没有找到合适的工作，将档案留在学校，而两年期满后没有及时将档案关系转走，学校只好将档案寄往学生户籍所在地的人才市场；第二类是流动人员的弃档现象严重。频繁跳槽使得这些流动人员无暇顾及档案管理问题，很多私企不具备进行人员档案管理的能力，这种工作的不稳定性使得档案变成可有可无的鸡肋；第三类是失业之后在就业群体。失业人员原先工作的单位消失以后，档案更无从可查，加上失业人员求职心切，更对档案的去向漠不关心，使之成为庞大弃档族的一员。

4、1.造成人事档案管理“弃档”现象的原因分析“弃档”已经为人事管理、人员自身、社会诚信等多个方面带来了不利影响，究其“弃档”的原因，常见的有以下几个方面：首先，档案内容已经不满足现代人事管理的要求。大部分的人事档案内容还停留在记录人员上学、职称和年度考核等常规项目，而对于人员自身的能力、特长或信用等用人单位关注的内容很少涉及，可用性不高成为造成档案被遗弃的重要原因。并且人事档案的功用正在被逐渐弱化，比如很多社会化的资格考试在对证明人才能力方面有着积极作用，很多小企业或私人企业对员工的职称不做要求，这些不仅是我国当前人事档案功能弱化的直接体

5、现，也是造成档案被丢弃的关键所在。其次，人事档案管理缺乏必要的惩罚措施，这种权威性的丢失也成为造成档案被遗弃的主要原因。因为人事代理进行档案保存、管理工作时，档案所属人需要在规定的时间段内上缴管理费。而在具体的操作过程中，很多档案遗弃人员不交管理费、不参加年审，人事代理中心因缺乏相应的惩罚手段和力度，而不能对这些行为加以制止，而“弃档”人员如果需要档案时，只需要补足欠费就能恢复档案管理，这些都暴露出“弃档”人员对人事档案管理工作存在的淡薄意识，“弃档”现象就不能避免。最后，档案服务机构的开发意识滞后，人事档案管理软件信息化程度不够高，缺

6、乏科学化的管理手段，都是造成“弃档”发生的一些重要因素。一方面，我国大部分的人事档案调动手续繁杂，特别是人员就业存在异地调动时，需要经过多次来回奔波才有可能完成调动工作，正是由于档案管理、调动的现实问题，为流动人员“弃档”埋下了巨大隐患;另一方面，传统人事档案管理都是封闭式管理，尚未发挥现代信息技术强大的管理功能，即使是档案资料本人，也很难见到自己的人事档案，在管理手段落后和效率低下的情况下，“弃档”现象的增长趋势将越来越明显。1.改变“弃档”现象发生的几点思考人事档案管理已经面临着新形势、新情况、新任务的考验，需要从多个方面进行创新与

7、改革，从而能够建立一个更为科学、规范的人事档案保存、管理、调动体系，减少“弃档”现象的发生几率。3.1丰富人事档案的内容，强化档案功能在市场经济条件下，必须赋予传统档案以新内涵，这才是杜绝“弃档”发生的有效解决手段。传统人事档案往往处于一种静态和笼统状态，针对于认识档案记录材料不全的问题，一方面积极寻找造成这样问题的原因所在，比如一部分人员对人事档案的认识存在偏差，认为诸如履历表、年度考核表等都是形式主义，不填也罢，找到问题的症结之后，可以对症下药，加强人员对档案的重视程度，促使他们从思想上去完善档案信息，大大提高了现代人事档案的利用价

8、值；另一方面，要改变档案的政治控制或身份依附功能，突出信息记录、信用凭证功能，这也是档案管理功能出现的新趋势，只有强化档案功能，才能真正使得人才资源的流动更为顺畅，对降低人事档案的“弃档”有着极大好处。3.