海南省音像档案管理暂行规定

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1、海南省音像档案管理暂行规定第一章总则第一条为加强音像档案的管理，保证归档单位档案的完整，更好地利用音像档案信息资源，为党和国家的各项中心工作服务，特制定本规定。第二条音像档案是国家机构、社会组织及个人在社会公务活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的录音带、录像带、音频电子文件、视频电子文件等特殊载体和格式的历史记录。第三条音像档案由摄录人员或承办部门整理后及时交档案机构或档案管理人员归档，任何部门或个人不得据为己有。第四条音像档案是一个立档单位档案的组成部分，必须由档案机构或负责档案工作的人员实

2、行集中统一管理。第二章音像档案的收集范围和要求第五条音像档案的收集范围：1.上级机关领导人到本地区、本单位视察、检查工作形成的晉像材料。2.著名专家、学者、知名人士、英雄模范等人物来本地区、本单位作报告、讲学形成的音像材料。3.本单位主要领导人检查基层工作形成的音像材料。4•本单位召开的重要会议（如党代会、团代会、职代会、工作会议、专题会议、表彰会议等）形成的音像材料。5.本单位举行的重大纪念、庆祝活动形成的音像材料。6.本单位组织的重要文体活动、技术竞赛、表演、培训、展览等形成的音像材料。7.本单位

3、组织或参加的重要外事活动形成的音像材料。8•本单位领导、专家、学者参加重要会议、重大学术活动和被表彰、授予荣誉学位、荣誉称号的音像材料。9•记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的音像材料。10•记录本单位、本地区重点工程（项目）、城乡建设的音像材料。11•记录本地区地理概貌、名胜古迹、自然风光以及民间风俗的音像材料。12.其他具有保存价值的音像材料。第六条新闻单位的音像档案收集除执行本规定外，还要按中央宣传部、国家档案局制发的《新闻单位宣传报导档案管理暂行办法》办理。

4、第七条音像档案的归档要求：1•属于归档范围的音像材料，必须由摄录人员或承办单位在摄录工作结束后（30个工作日内）负责收集、整理，及时向本单位的档案部门移交；2.归档的音像材料必须是原版、原件（历史原因除外）;3•归档的音像材料其声音、图像必须完整、清晰。1.归档的音频电子文件必须以MP3或WAV为通用格式，归档的视频电子文件必须以MPEG或AVI为通用格式。2.归档的音频或视频电子文件必须以光盘为载体存贮。第三章音像档案的整理第八条音像档案的整理应遵守音像档案的形成规律和特点，以有利于保持音像档案的有

5、机联系，便于保管和利用为原则。第九条音像档案原则上以一盒（盘）为一个保管单位即一个案卷。第十条音像档案的保管期限可划分为永久和定期，其中定期为30年，确定音像档案的保管期限可参照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行（其中10年期限合并为30年）。第十一条音像档案的整理内容包括对音像档案进行分类、拟写文字说明、排列、编号、装盒、编制目录等。第十二条同一全宗的音像档案按年度分类，先在同一年度内按载体或格式（录音带一录像带一光盘）排列，再在年度内釆用逐盒（盘）流水编案卷号,形成的档号

6、格式为“全宗号一音像档案类别号一年度一案卷号”,其中音像档案的分类号用“YX”表示。例如：某立档单位（全宗号为57）2007年一号案卷的声像档案，其档号格式可用“57-YX-2007-001”（音像档案案卷目录见附件1）。如果同一盘录音带、录像带或光盘录制了两个以上问题的或跨年度的，应以主要问题或最后一个年度为主排列编目。第十三条在同一年度内不同载体的音像档案排列，应先排永久再排定期；同一次活动或同一专题内容的音像材料，要集中排列一起，力求系统完整，方便查找利用。第十四条不同载体的音像档案外盒要贴上标

7、签（录音带、录像带及光盘的标签分别见附件2、3、4）,填写相关内容，编制必要的音像档案目录并使用档案行政管理部门推荐的档案管理软件进行管理。第十五条凡音像档案中涉及机关领导人时，在拟写文字说明或案卷题名时要标明领导人的姓名、职务。第四章音像档案的管理第十六条音像档案与文书档案、科技档案的载体不同，应分专库或专柜存放，并且能够保证适当的温湿度。磁带应竖立存放在远离磁场的专用柜架内。第十七条存放音像档案的库房和装具除应具有较好的“八防”条件外，其温度应保持14-24°C,日变化幅度不超过±2匸；相对湿度应

8、保持45-60%,日变化幅度不超过土5%；存放母片的胶片库或装具其温度应控制在13-151,相对湿度应控制在35-45%o第十八条定期检查音像档案保管情况。对长期保存且不常用的音像档案，一般应每隔半年检查一次。对使用比较频繁和已受损的录音带、录像带、光盘（音频和视频电子文件），要及时进行技术处理和复制。第十九条已归档保存的音像档案，任何人不得私自抽出、清洗、消磁和涂改。第二十条音像档案的鉴定、销毁、统计、利用工作,参照文书档案的有关规定执行。第二十一条机