音像档案管理办法(4页)

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1、音像档案管理办法一、总则为加强公司的音像档案管理，特制定本办法。（一）公司的咅像档案是指公司各部门或个人在社会实践活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。（二）咅像档案一般由录咅带、录像带、摄像带、刻录盘、照片（含底片）等及其文字说明两部分组成。（三）音像档案是本公司财产的组成部分，必须由档案室实行集小统一管理。二、音像档案资料的收集（一）收集范围1、反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的音像资料；2、各级领导人和著名人物参加的与木公司有关的重大活动的咅像资料；3、本公司冇关人员组织或参加的重要会

2、议的音像资料；4、涉及本公司权益的音像资料；5、其他单位形成的与本公司有关的重要咅像资料；6、其他具冇保存价值的音像资料。三、收集时间咅像档案资料应在形成后一个月内归档。如有特殊情况可以适当延长归档时间。四、收集要求（-）录咅带、录像带、摄像带、照片（含底片）和文字说明要收集齐全,按时向档案室移交，建立音像档案保管措施。归档时应接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；音像资料的内容耍真实，底片乙原件与影像、复制品要相符。（-）咅像档案资料的征集档案室冇责任随时征集重要音像资料；公司各部门或个人应按耍求及时向档案室移交业务活动屮形成的音像资料。五、音像

3、档案的整理（-）音像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其冇序化、系统化，便于保管和利用。（-）咅像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。（三）分类、编号1、照片档案按年代、问题分类。同一类照片按时间顺序编号，同时填写其底片或刻录盘号。底片、刻录盘在全宗内编流水号。格式：分类号一流水号。2、录音带、录像带、摄像带、刻录盘等按年度一问题分类，按内容编流水号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。（四）保管期限：视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、冇效性等因素，划定保管期限。（五）文字说明的编写1、文字说明

4、基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄录者）等。2、编写文字说明的要求：（1）准确揭示档案材料的内容，概括英反映的全部信息，标注项目正确齐全；（2）照片的门然张（内容相近的亦可以若干张）耍编写文字说明。录咅带、录像带、刻录盘、摄像带按案卷编写案卷文字说明。一组音像资料联系密切的应加文字说明；（3）文字简洁、语言通顺；（4）时间用阿拉伯数字表示。（六）编制格式1、照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。2、录音带、录像带、刻录盘、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页，参照上述要求逐项填写。（七）案卷要求

5、1、将具有共同主题内容的若干份音像资料组成案卷，集小编放。2、卷内目录：照片、底片以口然张为单元填写卷内目录；录咅、录像带、摄像带、刻录盘以盒为单元填写卷内目录。3、卷内备考表，用于说明卷内音像材料的整理、变动情况。六、音像档案的保管（一）音像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。（二）底片册、录音带、录像带、摄像带、刻录盘应立放，磁带存放不得用铁皮柜。（三）对音像档案，要定期检查。（四）归档保存的音像档案，任何人不得私自撤销、抽岀、清洗、消磁和涂改；销毁咅像档案必须经过鉴定，征得归档部门同意，报经主管领导审批，登记造册后指定专人

6、销毁。（五）建立健全音像档案统计制度，做好音像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效杲等项的统计工作。七、音像档案的开发利用（-）编制音像档案目录、卡片等检索工具，以便于保管利用。（二）建立咅像档案借阅、利用制度，严格审批手续，根据咅像档案的机密程度，确定利用范围。（三）音像档案原版一•般不得借出。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的咅像档案可将复制件外借；借用或复制咅像档案由档案室负责办理借阅手续。如在借用屮造成损坏，则由借用部门（人）负责赔偿。