招标投标档案管理暂行规定

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1、工程建设管理处、工程交易中心招标投标档案管理暂行规定建设工程招标投标档案，是建设工程交易全过程的原始资料，必须妥善保存，严格管理。为进一步加强档案管理，更好的提供档案查询服务，为建设工程中标后的跟踪管理和咨询服务创造条件，结合实际情况，特制定本规定：一、设立专用档案室，存放招标投标档案。由档案管理人员具体负责登记、接收招标投标档案。二、招标投标档案应统一整理编号、装订入卷，分类存放，并做好防火、防盗、防潮等工作。三、做好安全保密工作，未经允许，任何单位或个人不得进入档案室，与招标投标档案资料无关的物品不得存放于档

2、案室。四、工程项目在开标结束后，经办人按照招投标资料形成的时间顺序整理齐全后，移交给档案管理人员存放于档案室统一保管。五、招标投标档案，主要包括以下内容：1、招标投标档案材料目录；2、招标情况报告；（内容详见附件1）3、招标项目的前期资料，包括企业章程（邀请招标）、计划批文、投资证明、土地使用权证、规划许可证以及工作联系单等；4、招标代理委托合同（代理协议）；5、招标公告或邀请招标备案表；6、投标报名表和汇总登记表；7、招标文件以及对招标文件的澄清、修改文件；8、工程量清单；9、预算控制价或投标限价；10、中标人

3、标书，包括技术标、商务标等；11、中标通知书；12、招标项目合同副本；13、需要存档的其他资料。六、定期、按时移交档案资料。凡列入招投标台帐的工程项目，必须在规定时间内将招投标档案移交至档案室。移交时间为每季度第一个月移交上季度的招标投标档案，逾期未交档案的，由经办人承担相关责任。未列入招投标台帐的档案资料，档案室不予接收。七、档案移交时，交接双方应对照档案目录逐一核实，并签字确认，做好交接登记，确保档案资料完整齐全，保持档案卷内文件材料的系统联系。档案资料不完整的，档案室暂不接收，由经办人负责保存至资料齐全后再

4、移交归档。八、招标投标档案应该真实准确、图形清晰、字迹工整，书写时必须统一使用碳素墨水，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。九、查、借阅档案，必须履行领导审批、登记手续，填写“招投标档案查阅审批单”（附件2）。查、借阅档案人员要注意爱护档案，妥善使用，确保完整无损，不准私自转借、复印、抄录、圈注、涂改、拆卷、抽页、销毁，并做好安全保密工作，阅后立即归档。十、工程处、交易中心工作人员需借阅档案的，应填写档案借阅登记表（附件3），借阅的档案必须当日归还。外单位因工作需要查、借阅档案的，必须持单位介绍信，经过建管局

5、办公室批准，方可查阅。十一、本规定自2008年6月1日起执行。附件1：招标情况报告目录序号材料内容备注1招标投标评标报告2提前（推迟）开标的申请及批复3项目经理（总监）变更申请及批复4邀请函（邀请招标）5备案表（邀请招标）6招标人法人授权委托书7建设工程招标方案8投标单位报名确认表9投标企业资格预审评分表10投标企业资格预审评分汇总表11投标单位资格确认表12投标疑问、答疑以及对招标文件的澄清或补充说明等13投标单位签到表14开标会招标人、评标专家签到表15投标单位法人授权委托书16抽取评标专家记录表17招标人拟

6、派专家申请表18评标专家回避情况说明19投标文件密封情况互检记录20唱标顺序表21商务标抽取报价下限表（合理低价中标）22商务标投标报价评分表23商务标分部分项评分表24商务标措施项目评分表25商务标企业业绩评分表26商务标市场主体考核得分表27商务标评分汇总表28技术标书编号对应表29技术标书评分表30技术标书评分汇总表31设计方案编号对应表（含设计方案招标）32设计方案评分表（含设计方案招标）33设计方案评分汇总表（含设计方案招标）34项目经理（总监）答辩评委出题表35项目经理（总监）答辩编号对应表36项目经

7、理（总监）答辩评分表37项目经理（总监）答辩评分汇总表38评标得分汇总表39开标会议记录40评标报告41定标报告42招标人、投标人的其他资料交卷人：收卷人：附件2：青岛市建设工程交易中心招投标档案（查）借阅审批单查阅单位查阅人查（借）阅内容：查阅时间年月日归还时间年月日领导意见：签字：青岛市建设工程交易中心招投标档案查询、借阅审批单查阅单位查阅人查（借）阅内容：查阅时间年月日归还时间年月日领导意见：签字：附件3：档案借阅登记表（仅适用于工程处、交易中心工作人员）部门借阅人借阅内容（原因）借阅时间备注招投标档案材料

8、目录项目名称：招标人：公告号：开标时间：年月日序号材料份数备注1招标情况报告2工程前期资料3招标代理合同4招标公告、邀标备案表5投标报名登记表6招标文件7工程量清单8预算控制价9中标人标书10中标通知书11建设工程合同副本12其他资料交卷人：收卷人：年月日