会计档案管理工作中的电算化应用

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1、会计档案管理工作中的电算化应用【摘要】随着电脑的普及，计算机已广泛应用于社会各个领域，会计核算方式也由传统的纸媒介向电算化过度，许多单位已实现了会计核算电算化，会计档案电算化也越来越成为一种趋势。然而，新的核算方式在能工作带来极大方便的同时，也有一些更高的新的要求。中国2/vie　　【关键词】会计档案；电算化　　会计电算化档案是指会计资料存储在计算机中（包括以磁性介质和光盘存储）和打印出来的会计资料，与传统意义上的会计资料相比，他有自己的特点和管理要求，随着科学技术的进步，会计档案电算化已成为一种必然的趋势。

2、　　一、电算化会计档案的特点　　1.存储的内容更大，相比传统的会计档案来说，除了传统意义上的纸质档案外，还包括了程序开发设计说明书、源文件、操作规程、会计科目代码表、计算公式等存贮在电脑硬件上及其它磁（光）盘上的各种数据、信息。　　2.存贮形式更多。会计数据不但以打印出来的纸质形式存在，还可以存贮在磁盘，硬盘，光盘等介质上，相比传统的纸质形式，磁盘、光盘等磁性化介质便得会计档案的管理更加快速、方便，使用起来也更加高效。　　3.存放方式更严格。由于会计档案电算化是纸质与磁性介质并存的形式，磁性介质的存贮要避潮、

3、防尘、防磁，防火，所以对这些磁性介质要创造一个干净、无尘、无外力磁场的环境进行保存。　　4.对档案管理的要求更加科学、更加严格。目前市面上的会计核算软件有多个种类和版本，随着时间的延长，会计档案与会计软件的版本会越来越多，这就要求我们的档案管理要更加的科学合理，否则会计档案会越来越乱，只有科学的管理才能让会计信息使用起来更方便、更顺手。　　二、会计档案在电算化应有重点内涵的拓展　　电算化会计档案比传统会计档案具有更为广泛的内涵。会计档案电算化应用除传统概念会计档案外，还包括电算化应用重点纸质文件、电子文件以及

4、系统软件。会计档案在计算机技术高速发展的今天，由原来传统的载体在形式上发生了巨大的变化，他包括了打印出来的会计报表、会计账簿、记账凭证外，还包括所有的系统、会计软件程序等。电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息形成电子档案时应实行“AB备份法”进行数据的备份，即对所有的会计数据进行双备份。　　电算化会计核算不仅要电子会计数据，而且还要保留各类打印出来的纸质档案，这就从制度上决定了电算化会计档案的双重会计档案载体的特性，即会计档案以传统的模式贮存与存贮在光盘、计算机硬盘以及其他磁性介质上的电子会

5、计档案。　　三、��计档案在电算化应用中的技术知识含量　　对会计核算业务都是通过计算机来完成的，由于计算机是一种特殊的操作工具，财务人员首先需要设计能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码，然后才能借助计算机进行会计核算。由于这些程序文件、数据结构文件以及各种代码既是使电算化会计信息系统正常运转的故障维护查询资料，因而这些资料虽然不是会计核算活动的产物，没有具体的数据和表格，但是由于没有它们的支持，整个会计档案无法予以保存。计算机硬件与软件系统不断推陈出新，电脑操作系统不断更新换代，财务管理和会计电

6、算化应用软件也不断升级，这说明会计档案也在不断技术化、知识化和信息化。　　四、会计档案在电算化应用中的信息的真实性和安全性要求更高　　会计信息的准确、真实、完整、安全是会计档案工作的核心要求，是会计工作中最基本的几点要求。由于会计档案的使用者为了更准确的对会计信息作出判断，要求会计资料务必准确。会计档案通过复式记账、编制和审核会计凭证、登记账簿、编制报表等方法进行系统的连续不断的记录、记载、计算形成的，要求严格的准性与严谨性。　　然而，在电算化应用中，现在的电子技术能将记录在光盘、磁盘等介质上的资料进行不留痕

7、迹的修改，如果修改后，从直观上很难识别出来原有的经济业务的真实情况，那么会计信息的真实性就得不到保障；会计数据高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上，未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁一些重要的会计数据，会计信息的完整性、安全性也因此受到挑战。　　五、会计档案管理在电算化应用中的科学性要求更高　　实行独立经济核算，对电子形成的会计档案。即会计凭证、会计账簿和会计报表，更有存贮价值。电算化会计档案通过计算机系统的运营使用起来更方便、更快捷、更直观，而且通过计算

8、机数据处理信工的处理也更容易产生一些有决策参考价值的分析结果，可以为管理和决策提供较好的支持。　　总之，各单位的电算化会计档案管理应当依据其特点与规律，进一步加强管理，改进方法，充分发挥计算机的优势，合理利用各种电脑技术，使会计信息使用者能更为方便高效地提取、使用会计信息，真正使会计电算化的优越性充分的发挥出来，