档案数字化管理面临的难题及应对策略研究

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1、档案数字化管理面临的难题及应对策略研究摘要：信息化、数字化是当前时代发展的大趋势，档案管理在这种大趋势下也应该采取数字化的管理方式，让档案发挥更大的作用。传统的档案管理完全采用手工的方式进行�录、整理，但是随着时代的发展、时间的积累，档案越来越多，传统的手工操作不但速度慢，而且效率低容易出错，存在各种各样的弊端。基于此，本文将探讨档案管理与数字化之间的关联，希望将数字化融入到我国的档案管理中去，提高我国的档案管理水平。中国3/vie　　关键词：档案；素质；管理；对策　　中图分类号：G127文献识别码：A：1001-828X（2017）003-00-02　　我国非常注重档案的管理

2、工作，但是从档案管理的实际工作情况来看，档案管理是一项非常复杂、繁琐的工作，工作量非常大，传统手工的档案管理工作效率低，很容易出现错误，很多珍贵的档案文献都在传统档案管理的方法中遗失，造成了很大的损失。将信息化、数字化融入到档案管理中去，可以提高档案管理的工作效率，而且从档案使用的角度上来说，通过信息的检索查找档案也是非常的快捷、高效，大大提高了人工查找的效率。但是从我国在推广档案管理数字化的过程中来看，还存在很多问题，也正是考虑到这一点本文对将数字化融入到我国的档案管理工作中去进行了深入的探讨。　　一、数字化档案管理的涵义介绍　　对于任何组织、团体、国家来说，档案都是非常重要

3、的，因为档案是记录这些团体、组织、国家在不同时间里所进行的各种活动，包括文化活动、宗教活动、政治活动等，在这些活动进行的同时也会以图片、文字等形式保留下来，而这些历史的信息记录对其未来的发展作用也是非常大的。档案对于文化的传承、历史的记录意义重大，所以必须对档案进行合理的分类以及科学的管理，只有这样才能让档案发挥最大的作用，发挥其应有的功能。　　随着科技的进步，计算机已经在我们的生活中扮演必不可少的角色，越来越多的工作领域也出现了计算机的身影，计算机的出现让我们的工作效率大大的提高，而另一方面因为时间的不断推进，所存留下来的历史档案越来越多，要以手工的方式对这些档案进行整理所花

4、费的时间是巨大，而且工作效率非常慢，计算机正好解决了这一难题，通过计算机使用数字化的技术对档案进行管理，非常简单、高效，大大提高了档案的使用频率，让档案发挥更大的作用。　　二、当前数字化档案管理问题分析　　1.数字化档案管理人才不足　　档案的数字化管理虽然在理论上与传统的档案管理并无太大差别，但是在操作的过程中却存在很大的差异。在我国实现档案数字化管理的过程也出现很多因为转变管理方式而产生的问题，主要问题就是原来的档案管理人员难以运用档案数字化管理的方式进行管理工作，单从从事档案管理这项工作本身来看，工作人员大多是年龄较大的人群，这类人群对于电脑是非常陌生的，很难操作，而年轻的

5、一代人又认为档案管理这些工作过于枯燥，没有新鲜感，很多年轻人都非常抵触这项工作。在这样的环境下，我国的档案数字化管理就出现专业人才不足的情况，这给我国的档案数字化管理带来了很大的困难。而要改变这一现状就必须一方面对老员工进行专业培训，让他们适应档案数字化管理；一方面就是要积极挖掘档案数字化管理方面的人才，只有这样才能真正的实现档案数字化管理；另一方面就是积极开发档案数字化管理的计算机软件，以最小的人工投入换来最大的工作效率，通过这样技术与人才的结合就能够更好的解决这一难题了。　　2.专业档案数字化管理设备不足　　我国的数字化档案管理尚处于刚刚起步阶段，在这一阶段还需要大量的资金

6、投入去完善基础设施，这些基础设施包括网络设施、硬件设施、软件设施等。但是在实际的档案数字化管理的推进过程中，因为档案管理并不是一种马上就有回报的工作，所有大多数的单位、团体都不会拿出大量的资金投入到档案管理工作中去，这就导致了在推进档案数字化管理的过程中因为资金的缺乏而难以推进。很多单位即使配备了一些计算机设备，也都是非常老化的计算机，这些计算机根本无法完成档案数字化管理的工作。在推进档案数字化管理的过程中，我国也推出了相关的标准要求，虽然在短时间内大多数单位都没有达到国家所要求的具体水准，但是我们不能放弃，应该抱着积极的心态投身于档案数字化管理工作中去，同时积极研发符合档案数

7、字化管理的科学软件，为我国尽早实现档案数字化管理贡献自己的力量。　　三、推进数字化档案管理的举措　　1.挖掘专业的档案数字化管理人才　　档案数字化管理与传统档案管理在内容的差别就是由原来的纸质材料转换为电子信息材料，而这些电子信息材料就需要储存在专门的电子设备中，比如硬盘、U盘、光盘等，这些储存材料的不同决定了其保存的方式也是不同的，这些电子储存材料一旦受损或者受潮都会损坏，而一旦损坏那么里面所储存的大量电子信息都会损失掉，因此电子储存设备必须进行备份，并且放在不同的地方进行保存，其中一个受