2015档案管理制度

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1、档案管理制度1、目的为进一步完善资料建档工作，充分发挥档案在工程建设.生产（使用）管理.工程维护和建设扩建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》，结合公司质量环境职业安全健康管理体系兼容文件的相关要求，特制定本制度。2、范围本制度适用于公司各部门，包括竣工资料、会计档案、人事档案、安全事故档案、合同决算档案、企业改制资质建设档案、实物、声像、电子档案等。3、职责3.1公司综合办公室全面负责档案室的管理工作。3.2质景技术部负责竣工资料的整理立卷工作。3.3财务部负责会计档案的整理立卷工作。3.4人力资源部负责人事档案的整理立卷、保管工作。3.5企划部负责企业改

2、制、资质建设档案的整理立卷工作。3.6安全保卫部负责安全事故档案的整理立卷工作。7经营部负责合同、决算档案的整理立卷工作。3.8行政管理部负责企业不动产档案的整理立卷工作。4、制度内容：4.1档案分类4.1.1竣工资料是在施工活动过程中形成的具有保存价值的文字，图表，数据等形式的文件材料。1.2会计档案是企事业单位在经济管理和各单项会计核算活动中直接形成的会计凭证、会计帐簿和会计报表等材料。3.1.3人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现等情况的原始记录。4.1.4安全档案是在施工活动中形成的工伤事故或死亡事故等材料。

3、3.1.5合同、决算档案是企业在生产经营和管理中形成的重要材料。4.1.6企业改制、资质建设档案是企业资产与产权变动中形成的文件材料以及资质申报过程中的全部材料。4.1.7企业不动产档案是指包括地产、房产、土地证等资料。4.1.8实物档案是指工程的获奖证书、奖杯、奖状等。4.1.9声像档案是除文字以外直接用照相、录音、录像來积累和保存的历史记录手段。4.1.10电子档案是随计算机的应用及普及以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，通过计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。4.2档案管理4.2.1竣工档案管理a按照标准化要求，档案室向档案归档单位提出对案卷整

4、理和装订规格要求。b在对竣工档案入库鉴定验收时，档案室对档案文件材料归档内容不完整、不准确、不系统的不予验收。C竣工档案移交入库后档案室进行分类编目，登、建索引卡，设专柜保管，保证竣工档案的安全。d竣工档案销毁按照《中华人民共和国档案法》中档案销毁制度办理。4.2.1.1组卷要遵循文件材料的自然形成规律，保持档案卷内文件材料的系统联系，并要便于档案利用和保管。4.2.1.2要保证案卷内所反映问题的文件材料的齐全完整。4.2.1.3案卷内文件材料的制作和书写必须益于永久，长期保存。3.2.1.4案卷装订要求，竣工资料部分一定要装订成册，案卷内要有卷内目录，按其目

5、录排列有序。竣工图部分可采用装订和不装订两种形式，两者均要有卷内目录或者蓝图目录，按其目录排列。4.2.1.5案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面，并要取掉金属物。4.2.1.6卷面标题要简明.准确地揭示卷内文件材料内容，必须用毛笔或用钢笔（碳素墨水）书写清晰端正，杜绝圆珠笔书写。4.2.1.7每卷内的尾页要有备考表，在备考表内要标明案卷内文件材料的件数.页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。4.2.1.8档案接收与移交每项工程竣工交验后由质量管理部向档案室移交一套完整准确齐全的档案，经档案室有关人员验收合格方能入库，移交时，交接双方按照移交目录逐

6、项填写淸楚，经过淸点无误后，履行交接手续。4.2.2会计档案管理4.2.2.1归档的会计档案范围:会计凭证类a.原始凭证记帐凭证汇总凭证会计帐簿类a.明细帐b.R记账C.固定资产卡片辅助帐簿总帐财务报告类a.月季度财务报告b.年度财务报告（决算）其他类a.会计移交清册b.会计档案保存清册c.会计档案销毁清册d.银行余额调节表e.银行对帐单4.2.2.2会计档案材料的积累和立卷应由会计工作人员负责。4.2.2.3会计人员应在会计文件归档时认真填写“会计文件移交清册由财务部与档案室各存一份。2.2.4单位每年形成的会计档案，都应巾财务会计部门按照归档的要求，负责

7、整理立卷装订成册。4.2.3安全事故档案管理4.2.3.1单位每年发生的工伤事故，具体资料应由安全保卫部统一集中，报档案室留存.4.2.3.2有关工伤事故的处理结果及遗留问题报综合办公室存档。4.2.4企业改制、资质建设档案管理4.2.4.1企业改制、资质建设档案归档范围：包括企业营业执照、企业代码、国有资产产权登记证等、资质申报、审批过程以及企业改革改制中形成的文字资料，其中：A.实行股份合作制的企业形成的文件材料包括：a.企业改制方案申请报告及有关主管部门的各种审批材料b.职工代表大会同意改制的决议C.股份公司发起人协议书合同书d.公司及持股会章程持

8、股名册e.公司及持股会法人登记材料f.