浅析秘书人员应遵循的交谈礼仪

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1、浅析秘书人员应遵循的交谈礼仪浅析秘书人员应遵循的交谈礼仪　　有人说：眼睛可以容纳一个美丽的世界，而嘴巴则能描绘一个精彩的世界。欧美等发达国家就把舌头、金钱、电脑并列为现代人必备的三大法宝。的确，口才的重要性毋庸置疑。然而好口才若再加上礼仪礼节，往往会带来好的人缘，进而获得事业上的成功。　　我们时常说的言本文由.L.收集整理谈得体一词，其中的体应就是礼，但是我们言谈能不能得体，也就是会不会说话，就是修养，也是一种能力了。人们常说一句话把人说跳，一句话把人说笑，所以我们一定要掌握好这个作为思想交流的载体之一的谈话的应用技巧，这也是我们秘书人员必备的基本功。而作为礼仪活动中重要内容的交

2、谈礼仪，也更是我们秘书人员必须遵循的重要礼仪之一，这从秘书人员遵循交谈礼仪的必要性中可看出。　　一、秘书人员遵循交谈礼仪的必要性　　首先，秘书人员遵循交谈礼仪能够优化个人形象。　　任何一种礼仪的实施，都能使施礼者的形象得到良好的体现，交谈礼仪的实施自然也不例外。个人形象优化了，则可使个人工作绩效得到提高；同时秘书人员个人也代表着组织的形象，所以个人形象优化了，也就树立了本组织的良好形象，从而产生最佳的社会效应，带动组织工作的顺利开展。　　其次，秘书人员遵循交谈礼仪能够更好地处理和保持与领导、同事及外界的人际关系。　　秘书学中一个核心问题就是秘书与领导关系问题，秘书要处理好与领导的

3、关系，必然要遵循一定的交谈礼仪和技巧。如与领导交谈时注意上下级关系的礼仪、把握好说话的分寸、对领导要适时进言等。　　当然，通过言谈把握好与领导的关系是很重要的，但也要通过语言这个交际工具处理好与其他人员的人际关系，这样才能够建立良好的人际环境，才能为做好本职工作打下基础。此外，通过交谈礼仪的实施来协调好本组织人员之间的关系，使得本组织机构在一个和谐的氛围中顺利运转。　　在论析秘书人员应遵循的交谈礼仪时，首先要了解交谈的基本要求，尤其是作为秘书这个职业的需要所应符合的几个基本要求。　　二、秘书人员交谈的基本要求　　（一）交谈的态度　　交谈的态度要真诚。美国总统林肯曾说过：真诚是我待

4、人的美学原则。说话要有诚意。不论多么美妙的话语，如果缺乏了诚意，也不过是花言巧语而已。巴金说过：文学的最高的技巧是无技巧。巴金并非反对技巧，而是想强调，比起所谓技巧，真情实感更为重要。说话也是一样。我们曾看到许多讷于言而敏于行的君子，虽然话不多，但他君子的品行，一句两句话就让人信服和佩服了。所以无论你的口才如何，首先要真诚、要有诚意是非常重要的，这也是任何礼仪实施的首要的基本要求。　　（二）交谈的语言　　对于纷繁复杂的众多的地方方言系统，我们为了更好地沟通和交流，提出了一种规范化的语言，即普通话，所以秘书人员要想能与人更好地沟通交流，就必须具备较好的普通话水平。　　（三）交谈的声

5、音　　对于交谈的声音，可从音量、语速和语调三个方面来阐述。　　1、音量　　秘书特别要注意控制自己的音量。在国际礼仪中，以说话声音适度为有修养。所谓的适度，就是以能让交谈对象听清而不影响其他的人为准。声调略低，是职业的需要，有利于建立良好的职业形象。　　2、语速　　交谈中陈述意见要尽量做到平稳中速。为了表达的需要，在特定的场合下，也可以通过改变语速来引起对方的注意，加强表达的效果。比如说语速的变慢，以引起注意。不论何种语速都要以对方能够听清为主，这也是对对方的尊重。　　3、语调　　秘书人员要根据不同的交际对象、交际场合，恰当地运用不同的语气语调进行交谈。如面对上司、长者时，语气要平

6、和、谦恭，给对方以敬重感；面对同事、客人时，语气要和缓、有礼；面对下属时，语气要亲切、随和。　　（四）交谈的表情　　社交中最丰富多彩、最引人注目的体态语言就是面部表情。人们心中的感受往往首先借助面部表情向外扩张。而在礼仪学中的表情礼仪是指人们对目光和笑容两方面的礼仪规范。　　微笑是社交场合中最富吸引力、最令人愉悦、也最有价值的面部表情。而目光礼仪根据目光注视的范围划分为公务注视区（额中至双眼部的区域）、社交注视区（双眼至下颌的区域）、亲密注视区（双眼至前胸的区域）三个区域，其中公务注视适于公务活动中的秘书向上司汇报工作、与客户谈判、以及与同事讨论问题等正式、庄重的场合；社交注视适

7、用于各种社交场合，这种目光亲切友好，有利于营造轻松和彬彬有礼的社交气氛；亲密注视区是具有亲密关系的人在交谈时采用的注视区。　　当然，不论是采用哪种注视区，都应注意既注视对方，又不能盯着人家不放，使对方紧张。有时不妨把目光转移一下，看看眼前的物件，如文件、桌上的水杯等，也可随谈话的内容而转移、变化，或点头、或摇头，表情自然过渡，这样就较为轻松自在。　　如果以上四种基本要求可以归为谈话者所应具备的形式要求的话，那么，下面我们就谈话内容的本身提出一个基本要求，即：　　（五）交谈的用语