电子文件元数据标准设计框架研究

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1、~电子文件元数据标准设计框架研究*本论文属于国家社会科学基金重点项目《基于XML的电子文件管理元数据标准》的研究成果，项目编号为04ATQ002金更达，何嘉荪*金更达，硕士，副研究馆员，浙江大学档案馆，邮编：310028，Email：jgd@lib.zju.edu.cn，电话：0571-88273302；何嘉荪，教授，硕士生导师，浙江大学信息资源管理研究所，邮编：310028，Email:profhejs@mail.hz.zj.cn，电话：0571-88868703（浙江大学档案馆，310028）【摘要】电子文件元数据研究

2、在档案和电子文件管理领域是最前沿的课题。本文通过对大量现行元数据标准和相关研究成果的分析吸收，根据电子文件管理的总体目标，总结出电子文件元数据标准的设计规则和方法——电子文件元数据标准设计框架。【关键词】元数据、电子文件元数据、设计框架AStudyofFrameworkforDesigningElectronicRecordMetadataStandardJingengda，Hejiasun(ZhejiangUniversityarchive,310028)1.引言电子文件元数据研究是国际档案界研究的一个热点问题。2001

3、年由国家档案局邱晓威研究员主持的“电子文件和电子档案的真实性、完整性保证及其法律地位的认定”国家社科项目的正式启动，标志着电子文件元数据研究开始成为我国档案界研究的最前沿课题。然而从现已发表的文献统计，由于我国档案界对元数据研究的起步较晚，目前主要以论述元数据的意义、重要性、元数据层次划分，或介绍电子文件元数据发展与国外电子文件元数据等为主文献来源于清华学术期刊全文数据库中篇名包含“电子文件”和“元数据”的论文共有14篇。2004年，南京政治学院上海分院信息管理系张正强教授申报的《基于XML的电子文件管理元数据标准研究》获

4、得国家社会科学基金重点课题立项，标志着我国电子文件元数据标准进入了实质性研究阶段，同时该项目也是档案学惟一获得的重点项目。笔者有幸参加了该课题的研究，通过对大量现行元数据标准和相关研究成果的分析吸收，根据电子文件管理的总体目标，总结出电子文件元数据标准的设计规则和方法，即电子文件元数据设计框架，并在此设计框架的基础上，制定了基于XML的电子文件元数据标准。我们将陆续发表相关的研究成果，本文着重探讨电子文件元数据标准的设计框架。2.电子文件元数据定义元数据是关于数据的数据，是数字信息组织和处理的基本工具，为各种形态的数字化信

5、息单元和资源集合提供了规范、普遍的描述标准和方法。对于元数据的解读，各个领域由于对元数据应用的侧重点各不相同，对元数据的定义也各不相同。据文献分析，在档案或电子文件管理领域，存在以下定义：GB/T18894-2002（电子文件归档与管理规范）：“元数据~~~~指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。”ISO15489（文件管理国际标准）：“元数据是描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据”。ISO15489：Informationan

6、ddocumentation--Recordsmanagement何嘉荪教授认为：“元数据是与电子文件的制作形成、运转、处理、储存、检索、传输和利用有关的数据。它是在上述过程中自动随机、或由人工帮助产生的，可以独立于文件之外记录、积累、保存、管理和利用的信息。人们可以通过它来帮助记录电子文件形成时的背景信息和软、硬件环境，记录文件的内容和结构以及整个的管理和检索利用过程。”何嘉荪,保存电子文件背景信息的重要手段——再论全宗、案卷形态的异化,档案学通讯，2001（5）;中国人民大学[复印报刊资料]《档案学》2002年第1期转

7、载；简而言之，可以说：电子文件元数据是描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程并可为计算机及其网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。它既可用于保障相关电子文件的真实性、完整性、一致性、关联性和长期有效性；又可帮助对分布式网络环境下的电子文件进行有效的集成管理和协助提供集成服务，更是构建数字档案馆信息组织体系必不可少的工具。正因为如此，电子文件元数据标准的制定才不可随意而为，而应有一个科学的设计框架来指导、规范电子文件元数据的设计。3．电子文件元数据设计框架电子文件元数据设计框架为设计电子文件元数据标准提供了需要

8、遵循的规则、方法和设计流程等多方面内容，使电子文件元数据标准更具科学性和有效性。为此，我们对国际上大量现行元数据标准和相关研究成果，也对国内图书情报领域的相关成果进行了分析和归纳。在此基础上，笔者认为建设电子文件元数据标准应遵循如下图所示的设计框架。图1电子文件元数据标准设计框架为什么我们认为应该根据上