会议高效的秘诀.ppt

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1、高效会议秘诀V1LOGO目录页第*页目录页会议概述会议为什么低效如何提高会议效能LOGO过渡页第*页过渡页第一章会议概述LOGO正文.第一章第*页会议概述01第一节什么是会议会议习学议会讨论、商议聚会、见面、集会会议的意思就是人们聚集在一起，围绕特定主题进行讨论、交流的活动。会议是一种群体沟通的方式。LOGO正文.第一章第*页会议概述01第一节什么是会议人类开会的历史可谓是源远流长。公元前2198年，大禹在浙江绍兴的会稽山召集了全国的部落首领，庆功封爵并商讨全国的财政问题。据说，会稽山原名茅山，因召开此会而更名。公元前681年，齐桓公召

2、集宋、陈、蔡、邾四国，在北杏会盟，首开国际会议的先河。随着齐国国力和国际地位的逐渐升高，齐国召开的国际会议的频率和规模也越来越高。因此，齐桓公也被誉为是“文山会海”的祖师爷。会议起源LOGO正文.第一章第*页会议概述01第一节什么是会议中国的会有多少整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。中国的会有多少？从中央到地方一年要开多少会？这是一个无法统计的数字。《现代快报》2005年7月9日报道了来自会议市场上的信息：1999年，北京只有一二百家服务于会展的专业公司，而2005年竟达到4000家以上。会议养活了如此之多的服务公司，

3、形成了滋生腐败的温床。2011年，中国首个《中国会议蓝皮书》在京发布，蓝皮书指出，目前我国每年举办的各种会议多达几千万个，年均增长20%。LOGO正文.第一章第*页会议概述01第一节什么是会议在白领中，会议恐惧症已经不是个新词儿了。对于现在很多商政人士而言，在会议室里度过一天已经是一件司空见惯的事，似乎每天都有开不完的会。2011年，中国青年报社会调查中心通过民意中国网和网易新闻中心，对2223人进行的一项调查显示，53.6％的人表示自己在日常工作中参加的会议过多。具体而言，57.4％的人每星期平均开会2次以上。受访者中，40.8％的人

4、是企业职员，30％的人是事业单位员工，12.9％的人是政府机关工作人员。另外，只有不到三成的白领认为自己参加的会议有意义，而剩余的大多数白领均表示厌烦开会，甚至有人为此变成职场“恐会族”。LOGO正文.第一章第*页会议概述01第二节会议有什么作用会议作用集思广益头脑风暴问题讨论产生决策听取汇报分配任务融合意见达成共识资讯分享政策宣传表彰先进激励士气先请各位管理者思考一下？您答对了吗？LOGO正文.第一章第*页会议概述01第三节会议的时机选择啥时该开会？啥时不需要开会？问题需涉及不同岗位员工或多部门协调解决；有重要事情需要把参与人集中到一

5、起传达；领导者需要公开表彰先进以激励士气等。发起人想从参会者那里获取信息或建议；发起人想让参会者参与解决问题或制定决策；领导者需要听取下属的工作汇报并监督进度；适于开会的情况123456LOGO正文.第一章第*页会议概述01第三节会议的时机选择已经形成惯例的每周例会，却没有什么事情要讨论；会议成本太大，或还有比开会更好的办法；问题用电话、备忘录或个别谈话等方式解决起来更好；所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围；发起人对要解决的问题已经作出决定；大家之间怨气大、敌对情绪浓，开会前需要时间平静。123456LOGO正文.第一章第*页会议概述0

6、1第四节会议的成本分析先请各位管理者思考一下？会议有哪些成本？LOGO正文.第一章第*页会议概述01第四节会议的成本分析一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争优势。一家公司开会的效率与执行，决定了该公司全面管理的效率与执行。会议是公司管理的必备工具。而会议的成本则常常被忽略。请看，“文山会海”的成本是：LOGO正文.第一章第*页会议概述01第四节会议的成本分析时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋正式会议时间＋会议休息及耽搁时间）。而实际上我们用到会议上的时间远远大于实际计算的比例。大多数的会议并没有按照承诺的

7、时间准时结束。而且，会议将我们整块的工作时间搞得支离破碎，从而降低了我们非开会时间的工作效率。LOGO正文.第一章第*页会议概述01第四节会议的成本分析金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时的工资＋场地费、设施费、文件复印费、交通费、茶水费、餐饮住宿费等的成本。LOGO正文.第一章第*页会议概述01第四节会议的成本分析效益成本＝参会人员若不用参加会议，那么在这段时间可以为公司带来的效益。LOGO正文.第一章第*页会议概述01第四节会议的成本分析机会成本＝开会过程中，因未及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意＋不能及时处理客户的投诉

8、而得罪一批客户＋不能及时解决自己管辖范围内的突发事件带来的问题及持续影响等。LOGO正文.第一章第*页会议概述01第四节会议的成本分析警惕会议成本日本太阳工业公司每次开会时总是把一个醒目的会议成本分配表贴在