《笔头沟通技能》ppt课件

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1、第五章笔头沟通技能主要内容笔头沟通的作用和类型受众导向的文字组织原则笔头沟通的语言组织技能文章(或报告)写作过程报告的书写如何起草公司年度工作报告一笔头沟通的作用和类型笔头沟通的问题商务文件写作许多人认为商务文件应该采用十分正式的文字，严格采用富有逻辑的观点。结果往往是教条刻板、冗长乏味，没人愿意去读。把创造性带到纸面上来相当重要，原因在于它是热忱、激情和人性的源泉。正是创意的那一面让读者觉得有趣、以人为本并且真实。“口说无凭落笔为准”发表研究成果——以文字为表达方式，是最有效的整理思路、建构严密信息逻辑的手段。传递感情——以文字为表达方式，给对方无限的想像空间，并可以反复阅读拉近彼

2、此的距离。传递信息——以文字为表达方式，给受众充分的依据，准确地领会意图，实现信息的准确传递。一笔头沟通的作用和类型(续)１沟通信息容易记录，并能得到永久的保存２由于其保存性强，且不易“污染”，可以保证在信息扩散过程中，使不在沟通现场的受众得到真实的信息３对读者来说，笔头沟通的信息传递方式速度快（读比听快）４笔头沟通可以特别关注问题的细节，而且就读者来说，也可以更多地获取细节方面的信息５可以采用比口头表达更为精确的用词一笔头沟通的作用和类型(续)笔头沟通类型内容不同：商务信函、协议、合同、单据、申请报告等载体不同：纸张沟通、传真沟通、电子邮件沟通一笔头沟通的作用和类型(续)二受众导向

3、的文字组织原则受众分析同样是笔头沟通的重要前提受众对信息的第一反应会是什么受众到底需要多少信息以何种方式编辑信息以激发受众兴趣二受众导向的文字组织原则(续)受众对信息的第一反应会是什么这个报告他（她）是否会看？会如何看？仔细从头看到尾还是粗略看个大概还是只看个开头就扔到一边？他会关注什么？答案是如果受众认为这个报告对于自身事业的发展很有用，他们不但会认真地看，而且会积极采取行动。如果受众在看到报告后，第一反应是似乎与自已没有关系，或者对报告没有兴趣，就给我们提出了挑战，如何才能让他们感兴趣呢？二受众导向的文字组织原则(续)受众对信息的第一反应会是什么1报告的开头就昭示该信息的重要性以

4、及与受众的相关性2为使信息内容得以实施，设定一个可行的截止日期3强调积极的结果和对方能感觉到的好处，减少敌意1避免用词傲慢、粗鲁、冷漠、含敌意、家长式的教训2避免冗长、乏味的陈述3避免不必要的重复4避免复杂的长句和对方不清楚的专业用语要与不要二受众导向的文字组织原则(续)受众到底需要多少信息受众对讨论的主题知道多少？如果你提供的信息是新的，受众陌生的，那么你需要把相关的概念、主题表达清楚，并以受众熟悉的方式编辑内容。受众对信息主题的常识来自平时的阅读还是来自个人经验？如果你希望改变受众对某一信息的认知，那么你需要首先认可受众的早期认知，用理论、数据说明受众的早期认知在这里不适用，并在

5、不伤面子的情况下，提示受众情况已发生变化，态度和方法也要作相应的调整。要受众支持你的观点，他们需要你提供哪些信息。使用“正如你所知”等类似词语提醒对方有关信息，把大家接受的内容放入句子中。二受众导向的文字组织原则(续)以何种方式编辑信息以激发受众兴趣站在受众的立场提供积极的信息以友善的态度，采用生动、短篇、语言谈论共同的利益，并在文章结束语和敬称上让受众感觉到在这个正式或非正式群体中的归属感在编辑信息时，注意受众的语言、结构和格式的偏好以受众喜欢的写作风格，让受众了解所需信息的具体内容二受众导向的文字组织原则(续)三笔头沟通的语言组织技能笔头沟通在语言逻辑、内容组织、结构安排上远比口

6、头沟通考究得多。表现为三个层次：整体层次：整篇文章或报告前后逻辑性强，论点、论据、论证融为一体，脉络清晰，自然而然地引出问题、分析问题和解决问题。局部层次：每一个论点的论证与结构内容上，逻辑清晰，有层次感，有理有据。单句层次：每个完整的句子结构都有逻辑性，主语、谓语、宾语的齐全并描述准确。现A商场通过市场调查发现，最近的市场份额正在向B商场转移。分析后认为，原因在于：B商场运用彩色广告方式B商场重新布置商场以吸引新的顾客B商场的媒体曝光度提高了20%A商场在库存、采购和促销方面能力较差A商场降低了广告预算A商场在维持商场整洁和有序方面有不良的记录三笔头沟通的语言组织技能(续)如果我们

7、不改变现实，B商场将继续侵蚀我们的市场份额一．主要问题现A商场通过市场调查发现，最近的市场份额正在向B商场转移，具体体现为……二．原因分析B商场正在侵蚀A的市场份额的原因在于：1.A商场内部的问题。在采购、库存、促销、整洁和组织方面的缺乏控制，顾客在逐渐疏远，他们不能发现他们想要的东西2.Ｂ商场先进的市场营销策略．当我们在减少广告预算的同时，Ｂ商场加大了在媒体上的投入，设计更好的广告，重新布置商场以吸引新的顾客三．解决方式尽管提高Ａ商场的功能一开始会提高成