电子档案移交进馆内容及要求-乌鲁木齐市档案局

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1、电子档案移交进馆内容及要求一、移交进馆内容：1、纸质目录：即归档电子文件登记表，包括封面、首页、续页，需按要求装订。2、移交光盘:按保管期限、档案门类分别刻录，一式两套，给档案馆移交一套，各单位自行保管一套。刻录内容包括：（1）电子原文：纸质档案扫描后未与档案软件挂接前文件，文件名需按命名规则统一命名。（2）移交数据：纸质档案扫描后与档案软件挂接完成，并通过档案软件的“数据移交”功能进行移交的文件。（3）归档电子文件登记表：包括首页和续页。3、归档电子文件移交、接收检验登记表：需填写检查登记内容，移交接收

2、人签名，并加盖公章。二、具体要求：1、目录录入要求：2003年后的文书档案录入归档文件目录，其余档案要求录入案卷目录和全引目录。录入内容为纸质档案上的全部内容，另外还需录入以下内容：（1）在“文本项”中录入电子文件稿本代码（即：F---正式电子文件）；（2）在“分类号”6中录入电子文件类别代码（即:T---文本文件）；（3）在“载体形态”中录入载体编号。载体编号构成为：全宗号-档案类别代码-保管期限代码-电子文件类别代码-盘号。例如：存有11号全宗保管期限为永久的文书档案，电子文件类别为“文本文件”的第1

3、号盘，编号应为：011-01-Y-T-001。其中：全宗号用3位数字表示，不足位数补零；档案类别代码用两位数字表示（01-文书档案，02-会计档案，03-科技档案，04-基建档案，05-声像档案，06-教学档案，07-公证档案，08-婚姻档案，09-审计档案等，未列出的档案类别可顺延编码）；保管期限代码用字母表示（Y-永久，C-长期或30年，D-短期或10年）；电子文件类别代码用字母表示（T-文本文件、I-图像文件、V-影像文件、A-声音文件等）；盘号用3位数字表示，不足位数补零。2、原文扫描要求：要求扫

4、描永久和长期保管的文书档案及永久保管的其他门类档案。6（1）一般性档案扫描选择分辨率大于100dpi的黑白模式进行扫描；重要档案选择为灰度或彩色模式扫描。照片档案选择分辨率大于300dpi的彩色模式进行扫描。音像档案要求转为数字格式进行移交。（2）黑白扫描文件要求存储为Tiff(G4)多页格式（即一份纸质文件中的多页扫描存储为一个电子文件），灰度和彩色图像存储为单页JPG格式。（3）要求扫描图像为清晰的正立图像，视觉上不歪斜、无黑边污点、无缺损。如不合要求，需进行技术处理。（4）将扫描文件按保管期限单独建

5、立“电子原文”文件夹进行存储，每份文件按要求进行重命名，重命名规则为：卷级整理档案：用“全宗号-目录号-案卷号-顺序号”重命名，由12位数字组成，中间用“-”连接。其中，全宗号3位，目录号2位，案卷号4位，顺序号3位。如11号全宗2号目录56号卷第3份文件，命名为：011-02-0056-003。件级整理档案：用“全宗号-保管期限代码-年度-件号”重命名，由12位数字组成，中间用“-”连接。其中，全宗号3位，保管期限代码1位，年度4位，件号4位.保管期限代码为：永久Y，长期(30年)C,短期（10年）D。

6、如8号全宗永久2005年第6份文件，命名为008-Y-2005-00063、光盘刻录要求：6刻录光盘按首先在计算机硬盘上建立文件夹，将要刻录的内容放在相应的文件夹中，然后运行刻录软件进行刻录，具体步骤如下：1、在计算机硬盘上建立一个名称为“××单位××年××保管期限归档电子文件”的文件夹（以下简称总文件夹）。2、在“总文件”下建立三个子文件夹，分别为“移交文件”、“电子原文”、“归档电子文件登记表”。3、复制内容到相应的文件夹中：（1）“移交文件”文件夹将数据库中的数据通过移交操作存入该文件夹，使用珠海泰

7、坦软件的单位通过“档案数据管理”→“数据移交”操作，在移交路径中选择此文件夹，将移交数据存入。（2）“电子原文”文件夹将通过扫描仪或OA系统获得并没有与档案软件进行挂接的图像文件进行重命名后存入该文件夹。（3）“归档电子文件登记表”文件夹在word下编辑归档电子文件登记表（首页）保存为XML格式文件。将档案软件中的目录通过“输出到文档”输出为EXECL表格文件，输出项目为：文件编号、文件题名、文件时间、稿本代码（文本项）、类别代码（分类号）、载体编号（载体形态）、保管期限、附注。并保存为“归档电子文件登记

8、表（续页）.XML”文件。64、光盘标识要求：移交光盘需选择档案级光盘，外包装盒为方形硬质透明塑料盒，光盘和外盒上都要加贴统一的标签。（1）外包装盒标签参考样式为：乌鲁木齐市××局××年归档电子文件载体编号：起止年度：保管期限：档案类型：外盒正面（2）外盒背脊参考样式为：载体编号保管期限年度档案类型6（3）盘面标签参考样式为：6