医院办公室文书档案电子化管理之我见

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1、医院办公室文书档案电子化管理之我见【摘要】新时代的到来，推动医院办公自动化的发展，电子文件的出现，有利于医院办公室工作效率的提高。本文结合我院实际，根据工作屮发现的问题，对医院文书档案的电子化管理进行了现状分析，并对其必要性及目前障碍进行了论述，从而进一步提出医院办公室实现文书档案电子化管理的对策。【关键词】医院办公室；文书档案；电子化管理文书档案整理是医院办公室的重要工作之一，记录了上级及本院政策的变更与发展、人员的交替、荣誉以及财务历史账单等，是医院的宝贵财富。长期以来，办公室文书档案工作一直停留在手写及手工整理阶段，对计算机的应川较少，远远落后于医院临床电子档案的电子化应用水平，更不符

2、合办公室文书档案管理的现代化要求，医院文书档案实现电子化管理势在必行。一、医院文书档案管理现状（一）存档方式单一。以木院为例，作为市级专科医院，木院文书档案量相对较少，一直以纸张为主要存储方式，没有进行电脑扫描存储也没有电子文档资料，重要文件亦没有备份，档案原件被反复借阅、使用不可避免出现原件受损或遗失，而很多20年前的纸质存档文件则已经出现发黄、破损等问题。（二）文件缺失严重。医院很多文书资料需由不同科室提供，乂有很多文件归档之前也经由多科室传阅，由于没有电脑扫描存储，只能等各科室传递完毕之后归档，通常原件已经出现污损，甚至部分文件在传阅中丢失；存档之后，由于都是由档案人员结合相关档案文件

3、要求然后根据个人理解对档案资料进行分类，确定是否应该归档，是否属于永久文件、30年文件或20年文件，档案人员的专业水平决定档案整理水平，不可避免出现文件归档类别有误以及某类文件缺失。（三）查询困难重重。目前的查阅文件的方式费时费力，通常是：询问年限一査找收发文登记本一逐条寻找一査找登记号一逐件翻找文件一复印，遇到缺失的档案或年份不详的档案甚至要将临近所有档案查找一遍，极大地增加了办公室人员的工作量。二、医院办公室文书档案实现电子化管理的必要性（一）实现存档方式多样化，最大限度地保护档案原件。应用电脑扫描、照相等手段，实现档案备份，防止档案丢失无法弥补，改变传统档案只冇纸质化的方式，以电子方式

4、对档案进行收藏、管理可以冇效地保护档案原件，防止档案原件因过多借阅杳找而损坏或丢失。（二）办公室文书档案电子化可以更好地体现医院文书档案的价值，实现档案资源的整合和共享。办公室文件经院领导批示后需相关科室传阅，文件不仅经常拖迟归档而且易丢失，很多需全员知晓的政策性文件也难以传达到全院，档案实行电子化管理后，对于需相关科室阅读的档案文件及可以共享的档案文件可以利用医院局域网实现院内共享，提高了档案的时效性、应用价值以及应用范围，同时也保证了文书档案的完整性。（三）火幅度提高办公室工作效率，文件查找快捷。文书档案电子化不仅使文件资料的存储、分类以及统计等方便有序，而且再次查阅时即使年份不详，只需

5、要关键词查找，然后打印即可，档案人员也不需要再在成堆的档案中逐一翻阅査找，节省时间，提高工作效率。三、实现办公室文书档案管理电子化的障碍办公室文书档案的电子化建设是一项长期任务，随着医院发展及办公自动化水平的不断提高，越来越需要档案管理摆脱现有传统方式，利用材料提交系统、文件管理系统、数据库管理系统等应用软件及计算机自带的关键词査找功能等实现档案的收集、管理、归档、査询的规范化管理，建立全面的档案数据库，但在实现电子化的过程中还面临着许多阻碍，这主要涉及到主管文书档案人员专业素质、人力物力财力以及档案存储安全等问题。（一）主管文书档案人员的专业素养与计算机应用水平无法满足档案电子化后的要求。

6、特别是年长者，他们的专业水平毋庸置疑，在长期的办公室工作中也已形成一套自己的档案管理方式，不过对计算机技术的应用尚难以熟练掌握，在心理上甚至排斥，不愿改变现有状态，而年轻的办公室人员虽然可以熟练应用计算机技术但在专业素养上又有所欠缺，无法将纸质档案与电子档案合理地融合归纳。（二）初始的人力物力财力支出大。在电子档案建立之初，首先必须对办公室人员进行相关的技术培训，并随着技术的更新需要?M行定期的相关知识培训，其次上网络系统、信息管理系统等都需耍大量的资金投入，而后期的软件细节规范化和软件升级等都需要相关人员跟进服务。（三）档案电子化后，由于存储设备易破坏，文件安全问题必须予以重视。一旦计算机

7、出现故障，就可能造成系统无法工作，丢失部分资料，与此同时设备的更新也为电子档案的长久保管带来困难，特别是有时文件在，但读取设备损坏，便无法获取文件。四、实现办公室文书档案电子化的对策办公室电子文件档案建设比纸质文件整理的技术性耍求更高、工作更细致。在做好纸质档案的整理、分类、归档之外，办公室人员在进行电子档案的建立时，必须熟练掌握电子档案的数据化系统，通过不定期的培训与交流，取长补短，结合本医院的实际，结合数