区县档案馆档案信息资源开发利用途径之我见

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1、区县档案馆档案信息资源开发利用途径之我见区县档案馆档案信息资源开发利用途径之我见　随着民国档案开放､利用､宣传等工作的深入展开，社会各界对民国档案价值的认识也在不断提高，使得民国档案的开放利用工作进入了蓬勃发展期。现在除了个人到档案馆查档利用在继续，更增加了以某个地区或某个单位档案机构为丰富､扩大馆藏为目的，要求对某方面特定内容的档案进行系列性查阅利用的情况，档案馆在为这些利用者服务的同时，便形成了相应的民国档案专题目录。随着时间的推移，档案馆的民国档案专题目录还会不断增加。　　制作一套民国档案专题目录，从题目的确定到条目的具

2、体编制､排列，需要耗费相当的人力与时间，不过，对它的利用却往往是一次性的，随着交付给定制者，该专题目录的使用寿命基本上也就结束了，很少有再次使用的机会，这无疑造成了人力､物力的浪费。其实，档案目录种类的数量和质量都是不断发展变化的，各种档案目录之间是相互补充､相互协调的关系，正是各种档案目录的有机结合才构成了档案目录体系的总体。随着计算机技术在档案馆的应用，我们完全可以对民国档案专题目录做到一次开发制作，多次复合利用，亦即延续､提高其使用价值的最佳途径便是将之融入档案馆的既有民国档案目录体系中。　　　　一､遵循建设既有馆藏　　

3、民国档案目录体系时的相关规则　　　　民国档案专题目录不是一种独立于馆藏民国档案目录体系之外的检索手段，它应该渗透贯穿于整个利用过程，如果我们拥有一个在标准化体系下建立起来的民国档案专题目录，将会使我们获得相应的最佳工作秩序和工作效益，因为档案工作标准化是档案工作现代化的前提和主要内容，没有标准化就没有专业化，就没有高质量､高速度。　　从检索语言角度分析，专题目录是介于分类目录和主题目录之间的一种目录，其特点是选题的灵活性和专题结构的系统性，它集中了有关某一专题的全部档案线索，不受年代､全宗的限制。它的条目著录单位，既可以选择文

4、件级，也可以选择案卷级①。档案馆民国档案专题目录便是系统收录了相应专题的､以当时能力能搜集到的全部馆藏档案线索，同时还具备了跨全宗､跨著录单位级次的特点。显然，它和分类目录很相似，而分类目录是建立在案卷目录基础上的，因此，今天我们在编制民国档案专题目录时，便应该严格遵循当初制作案卷目录和分类目录时的相关规则，这些规则包括《民国档案整理编目工作细则》､《民国档案著录细则》､《民国档案分类标引细则》等，其中所涉《中国档案分类法》中的《民国档案分类表》应以1997年版作为工具使用。　　不过，事物总是在发展中前进的，在档案馆目录体系建

5、设过程中亦如此。各级档案馆现在基本上未就民国档案开展文件级整理工作，因此，档案馆目录数据库多由案卷级的检索条目构成，而在民国档案专题目录制作过程中却并不完全是案卷级目录，由于利用者的要求有粗有细，档案馆对档案利用也有划控要求，因此出现文件级目录也就不足为奇。而两种不同级次的目录制作是有差异的，案卷级目录是针对已成固定卷的一个单位对象进行，文件级目录的工作对象单位却要在工作中随机确定，而这是以往的工作规则中所没有涉及的，等等。诸如此类的问题，使我们在民国档案专题目录制作过程中，会遭遇到原规则中所没有涉及到的问题，对此，我们应首先

6、摸索论证新的工作规则，待成熟后，补充进原有规则中，作为下一步开展相关工作的依据，即在民国档案专题目录制作的实践过程中，还应补充档案馆建设既有馆藏民国档案目录体系时的原有规则，使之在不断循环､螺旋式上升的运动过程中得到提高､完善。　　编制民国档案专题目录，严格遵循相关规则，可以获得最佳工作秩序，同时还能获得最佳工作效益。随着电脑技术在档案馆的应用，按统一标准､规范操作所获得的民国档案专题目录可以在输入电脑后，和档案馆相关目录数据实行对接，资源共享，以便查找利用工作的进一步升级或细化。　　　　二､专题目录应有科学的结构并能与既有　

7、　民国档案目录体系实行互动､参照　　　　民国档案专题目录的结构可以分为著录结构和目录组织结构两个层次，下面再细分若干具体结构②，它们的拟定是决定该套目录质量好坏､功能能否实现及与既有馆民国档案目录体系能否融合的关键，因此应力求科学合理。　　民国档案专题目录和馆藏目录不同，后者是按馆藏档案的一定规律逐一完成的，如按全宗序列编制了全宗目录或以全宗为单位，按案卷序号编制了案卷目录，而前者则往往是应利用者之约进行的，带有一定的随机性，专题所涉内涵也会因时间的不同而有或大或小的差异，涉及全宗､著录级次也会有不同。笔者以为，民国档案专题目

8、录的结构构成中应包含前言或序，以讲述该专题目录产生的背景､阐释专题内涵､列明所涉全宗及著录级次等事宜，前言或序言不一定或只将部分内容提供给利用者，其作用主要还是留馆以作今后工作参考。　　民国档案专题目录的制作应严格遵循当初制作案卷目录和分类目录时的相关规则，据此，档案馆在实际