计生档案工作的现代化管理探讨

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1、计生档案工作的现代化管理探讨摘要目前，随着全国各地区卫生系统与计生系统的合并，卫生计生档案管理工作也进入了一个新的阶段，机遇与挑战并存。对于在新形势下如何开展卫生计生档案管理工作，是两个机构合并后档案管理人员需要认真思考的一项重要课题。中国3/vie　　关键词计生档案现代化管理重要意义措施　　一、引言　　计生档案是国家档案的重要组成部分，但受基础条件、观念、体制、人力和经费等因素的制约和影响，人口计生档案管理仍存在诸多问题和薄弱环节。在社会发展的新常态下，进一步规范计生档案管理，利用档案资源为育龄群众和新农村建设服务，对促进人口计生工作必将起到重要的推动

2、作用。　　二、新形势下计生档案工作的重要意义　　计生档案可以说是计生部门的基础性工作。社会的进步离不开档案工作，档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，是社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产具有重要意义，对整个社会也如此，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。　　计生档案，是计生部门在进行各项职能活动时形成的全部档案的总和。档案工作就是负责管理档案专门业务，即在统一管理计生档案的原则上，建立专门的档案制度，科学地管理这些档案，以便于利用。作为记述和反映计生工作活动的计生档

3、案，既可以为单位领导者提供决策依据，又可以为档案利用者了解国家各项方针政策提供帮助，还能为制定计划、开展今后工作、处理问题等提供可靠的参考材料。　　在计生工作活动中，无论是全国性的人口普查、人口统计的数字调查、计生人员的工资调整，还是行政执法工作的深入开展、基建工程的规划与实施、计划生育队伍的建设与整训、计划生育经费的管理、再生育人员调查、奖励扶助对象的奖金发放等都离不开档案，如果档案资料不齐全、不准确，就会影响甚至延缓这些工作的正常开展。计生档案是计生工作中一个不可缺少的重要组成部分，是其他工作不能替代的，同时也是计生部门管理工作中不可缺少的一项基础性

4、工作。　　三、计生档案工作的现代化管理措施　　（一）转变档案管理理念，逐步完善相关软硬件设施　　首先，计生部门领导要重视档案管理工作，将其纳入计生工作的长远规划中。其次，要将计生党政一把手作为第一责任人，让其亲自督促档案管理的信息化建设。实行目标管理责任制，将责任层层落实到位，逐步构建起计生档案网络化管理体系。对专兼职档案人员的职责要加以明确，并定期开展汇报工作，收集档案管理中存在的主要问题与管理漏洞，制定整改措施，从而不断提高档案管理水平。同时，要加大资金投入，逐步配备相关软硬件设施，抓好办公自动化建设。最后，要根据计生档案管理工作实际，加强档案信息资

5、源建设。计生档案资源是档案信息化建设的基础条件，因此计生档案人员要重视档案资源建设，挖掘档案信息资源，尽量丰富室藏资源，同时加大档案编研力度，以满足社会对于计生档案信息的需求。　　（二）强化档案的规范化管理　　首先，要制定文件材料的归档范围和保管期限表，做到应归档的文件材料齐全完整，保管期限划分准确。其次，确保档案整理规范化，制定会计档案、文书档案、计生档案、科技档案（基建、设备等）、特殊载体档案（照片、音像等）等分类方案，并按各门类档案的要求进行统一规范的整理，使用符合国家标准化规定的档案卷皮、卷盒、装订材料等档案装具。最后，加强档案保管，安排专门的档

6、案库房，并且库房应配备吸湿机、温湿度仪等设备；采取防火、防虫等防护措施，设立存放全部档案的金属柜架，以符合国家和省市的有关要求。　　（三）加强档案管理专业人才的培养与引进　　要提高计生档案管理水平，关键是要加强档案管理专业人才的培养与引进。从目前计生单位档案管理人员的专业素质来看，虽然基本可以满足档案管理的要求，但面对网络新形势下档案管理的新问题、新情况，其应对能力明显不足，这也是计生单位提升档案管理水平的关键问题。此外，计生档案信息化建设也对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求，仅仅依靠对现有档案管理人员的培训，是无法较好地满足档案信息化建设的要求的

7、。因此，引进具有专业档案管理知识与技能的人才对于完善计生单位档案管理人才结构具有十分重要的意义，必须对其加强重视。　　（四）从严把关，认真鉴别归档材料　　计生档案管理人员对所有送来的材料要填写移交单，对每一份材料都要认真鉴别。一看材料有无使用圆珠笔、红笔、铅笔等新型但不耐久的字迹，若不规范则退回重新填报。二看材料是否经单位和组织审查部门盖章或本人签字，在签字盖章后才能归档。三看所送材料是否规范、有无漏填、表格印制是否规范，所有不符合要求的都要退回返工。经过认真鉴别审核后再核实填写的档案移交单，看看还缺少哪些材料，对没有送来的应及时催交，档案收齐整理完毕后

8、及时立卷归档。同时，定期把整理好的案卷及时向档案相关部门移交。移交的计生档案材料