探讨实现档案管理信息现代化的方法

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1、探讨实现档案管理信息现代化的方法黑龙江省双鸭山市宝清县档案局宝清155600摘要：档案管理现代化是由先进的管理理念和管理技术支撑的一种管理环境，它能产生比传统档案管理更大的社会效益和经济效益。当前我国档案管理现代化建设己取得了很大成就，但仍存在着若干问题。因此，有必要对我国档案管理现代化建设情况进行深入分析和研究，总结经验，找出问题并提出对策，以真正实现档案管理的智能化、自动化，提高档案管理的整体水平，使之更好地服务于经济社会建设。关键词：档案管理；信息；现代化1.档案管理现代化的内容及特点1.1档案管理现代化的

2、内容档案管理现代化通常是指借助先进的观念、技术以及策略等对档案管理工作实施高效的管理。在这一过程中，将会最大限度的生产出社会效益与经济效益。从整体上来看，档案管理现代化主要括三大内容，即①借助比较成熟的现代技术，对档案进行合理化与科学化的管理，以此来增加其使用价值；②充分发挥出计算机技术、信息技术以及电子技术等所異有的优势，为档案信息的开发工作提供有利的条件；③搜集、整理、保管电子文件。1.2档案管理现代化的内容档案管理现代化的特点是数字化和网络化。数字化就是在档案管理过程中，利用各种现代技术，对档案资源的存储、

3、加工、分析、整理等进行数字化的管理，如对档案资源进行数字化的整理、建立数字化的档案资源信息库等；M络化就是通过现代计算机技术和互连网技术，在档案管理单位内部实现网络化管理、档案管理单位之间实现档案资源的共享，以及用户对档案资源的检索等。2.实现档案管理现代化的重要性2.1档案管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。没奋档案管理观念现代化，即使奋一流的档案保护和管理设施，也无法解决档案管理观念滞后性与档案管理发展的先进性之间的矛盾，更不可能在根深蒂固的传统档案管理观念的基础上构筑档案管理现代化的大厦。2.2实现档案管

4、理的现代化是档案行业强化自身发展、实现自我突破的需要。当今社会对对档案管理的需求越来越人，要求也越来越高，传统的档案管理已经适应不了它的发展，因此，档案管理单位只有用现代化的管理知识、方法和手段来武装自己，并逐步进行完善和创新，实现自我突破，不断提高现代化管理的水平，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。2.3实现档案管理的现代化也是吋代发展的需要。在各行各业都实行高度现代化的今天，档案管理如果还固步自封，停留在原地不思进取，必须会跟吋代脱节，最终被吋代所淘汰。1.档案管理存在的问题3.1档案管理手段落后0前，我国

5、的档案管理还比较落后，很多档案管理部门没冇电脑等现代化管理设备对信息进行集中存储处理，就连起码的分类装订、防火、防蛀的设施也不具备。管理人员还是依靠手工方式和原始手段完成档案的装订保管工作,这不但费吋费力，效力低下，而II影响到档案的长期安全保存和迅捷方便使用。因此，档案管理工作要向现代化管理迈进，是当务之急的一项改革。3.2管理从业人员素质不高人才现代化是档案管理现代化的前提。当前，档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的砬用，即计算机档案管理。电子计算机以苏高速运算与极强的数据处理能力给档案管理者带来

6、了科学的管理手段与先进的检索方法。这就要求档案工作者不仅需要具备图书、情报、档案学的专业知识，还需具备现代信息技术应用能力和信息加工处理能力等。从B前人员现状来看，许多机关、企业、事业单位的档案管理人员知识结构还远远达不到这些要求，这将成为制约档案信总化建设的瓶颈问题。所以，加快培养和造就一批信息化建设的管理型、技术型和复合型人才就成为了当务之急。3.3对档案工作重视不够很多工作人员都存在这一问题，即没有充分认识到档案管理现代化的意义，而II重视程度也很低。调查资料显示，0前我国仍冇很多地区的政府部门没有建立专门

7、的档案管理科室，而是将办公室取而代之。除此之外，少数地区甚至都没有成立信息科。造成这一现象出现的最主要原因就是相关领导没奋意识到档案管理的重要性，也没冇对档案管理提起应冇的重视。除此之外，由于档案管理工作自身十分琐碎、繁杂，而且需要长吋间进行才能达到最终的管理效果，所以苏他工作人员也没有重视一个工作。3.4技术设备问题由于经济条件的限制，部分档案部门不能在现代化建档案管理现代化方面投入足够的资金，使得自身的现代化技术装备较差。而且绝大多数单位档案室的计算机，仅用于档案的检索，检索的卷数却仅占档案室档案总数的30%

8、左占，iL主要集中在文书档案，艽他各门类的档案，如会计档案、科技档案等仍为手工检索。1.实现档案管理现代化进程的方法4.1档案管理要系统化系统化是指采用一定的方式，对己经制定颁布的规范性文件或者流程进行归类、整理或加工，使其集中起来作有系统的排列，以便于使用的活动。管理要系统化就是要以系统的观点和方法去管理档案的工作。要用系统分析方法来对档案工作进行管理，就要求我们对于档