档案现代化基础管理的探讨

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1、档案现代化基础管理的探讨摘要：我国的档案信息资源数量庞大、内容丰富且参考市值大，必须采用现代化的手段对其进行科学合理的管理，才能符合信息社会的特点要求。档案现代化管理的实现是档案工作发展的必然方向。档案现代化管理的内容包括：档案工作标准化；管理设备和管理技术现代化；管理思想科学化。当前，必须狠抓基础档案管理工作。　　关键词：档案现代化管理基础工作　　　　信息社会的特点之一，是所有的信息资源都将被充分地开发和利用。我国的档案信息资源数量庞大、内容丰富且参考市值大，必须采用现代化的手段对其进行科学合理的管理，才能符合信息社会的特点要求。

2、所以，档案现代化管理的实现是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作发展的必然方向。　　一、档案现代化管理的内容　　档案现代化管理的内容不只是一个先进设备的利用问题，它的内容很多。其主要内容有：　　1、档案工作标准化。标准化是现代化的基础，是实现现代化管理的前提。档案工作标准化、规范化的内容包括：案卷组织的方法和格式、分类规则、档案著录和标引规则等等，其他方面的标准化也很重要，但最影响现代化技术应用的还是档案整理工作及著录、标引工作。　　2、管理设备和管理技术现代化。现代化管理离不开现代化的设备，但有了现代化的设备，不掌握现代化设备的

3、应用技术，同样也达不到现代化的目的。现代化设备和掌握现代化管理的人才，只有二者相结合，才能真正发挥现代化设备的作用，从而实现现代化管理。　　3、管理思想科学化。这里既指档案档案的基本理论思想的先进科学性，又指档案利用指导思想的先进科学性。如果一味地追求经济效益，势必放松广泛的社会利用。这一问题涉及到许多传统观念的转变，例如：封闭型管理方式向开放型、半开放型管理方式的转变，被动型服务向主动型服务转变等等，档案工作是一门科学，要掌握档案的规律，以科学的思想指导档案工作，才能使档案工作较快地向现代化管理发展。　　二、基础档案工作的重要性及

4、存在问题　　档案管理的基础工作主要是建档管理、档案文件的鉴定、验收、案卷组织和技术处理，保管单位的登记、编号及馆藏档案的著录和标引等。案卷组织和技术处理，又直接影响档案内容信息的结构和组织，也就是知识的有序性，并将最终影响档案的可利用性。档案的登记编号以及馆藏组织，总之是解决档案的有序性排列和管理问题。因此，在上万件档案里寻找其中一件，如果它排列是无序的，那就象大海捞针一样困难。由此可见基础档案工作的重要性。　　总体看，我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保

5、管为目的、以案卷不丢失为原则，加上每个时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。　　目前主要问题集中反映在：第一，大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容无法检索而难以利用。第二，组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的，也有按文种组卷的，还有按职能部门管辖权限组的。第三，档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多。第四，案卷厚薄不一。有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。第五，许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现。第六，案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容，或标题缺

6、少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。　　总之，综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。因此，我国综合性档案馆需要尽快地、科学地解决这些问题。　　三、狠抓基础档案管理工作　　一个单位档案管理的基础工作做好了，现代化管理的起步和发展就较容易。如果基础工作差，就必须花费加倍的力气，进行基础工作的补课。如果归档文件不全、或丢失、损坏、质量差等，这些就是花费再多时间，有些也是难以弥补的。因此，从根本上说，基础档案工作做不好，就失去了现代化管理的条件。我们必须看到，档案的基础工作既是档案利用工作的基础，又是实现现代化管

7、理的基础。　　档案基础工作是以手工作业为主奠定起来的。我们知道，档案工作是由多个工作环节组成。建档管理和档案文件搜集的鉴定、验收，必须依靠传统的档案工作方式，档案的案卷组织，专业技术整理，靠的更是手工作业。就是将来，档案的自动著录、标引工作也只能是代替一部分人力，完全脱离手工劳动是困难的。还有，档案的排架，以及利用中的存取工作，仍然需要手工作业。总之，档案管理的基础工作，主要靠的还是手工作业。　　要实现档案现代化管理，首先应当做好档案的基础管理工作，使之科学化、规范化。二基础管理工作，则是靠人力手工业完成的。这就提出了最基本的两点要

8、求，一是人员素质要求。二是基础档案管理工作标准、规范化要求。笔者认为：我们应当从以下几个方面着手：　　第一，加强档案人员的业务技术培训，真正提高其政治、业务素质。对专项业务培训，要坚持严格考试制度，坚持持证上岗制度，使档案业务人员真正