档案现代化管理中的基础工作

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1、档案现代化管理中的基础工作［摘要］随着现代信息技术的发展，档案的管理也在发生着变化，由于长期积累，档案资源信息量也在增加，档案管理出现了新的问题，给档案的利用带了不便。面对档案现代化管理出现的情况，如何做好档案现代化管理的基础性工作是需要重点关注的问题。本文围绕档案基础工作存在的问题，提出实行标准化、规范化的工作管理程序及措施，利用计算机信息技术实现档案现代化管理、将档案资源进行数据处理，对推进档案现代化管理进程的几个方面作了分析。［关键词］档案；现代化；管理；基础工作doi：10.3969/j.issn.l673-0194.2016.16.000［中图分类号］G271［文献标识码］A［文章

2、编号］1673-0194(2016)16-0-02档案管理现代化是推动档案管理工作创新发展的客观要求。随着档案事业的不断发展，档案的种类数量也在增加，给保管和利用带来诸多方面的问题。同时利用者也对档案工作提出了更高的要求，使信息技术现代化的管理模式能够为其提供个性化服务。档案现代化无疑是推动档案管理工作快速发展的动力。信息技术和互联网技术的快速发展，为档案管理工作带来了新的契机。建立计算机档案管理系统是要做好档案工作基础，将收集、整理、著录等一系列前期的档案资源进行计算机数字化处理转换，达到现代信息化档案管理的技术要求。就目前而言仍有许多档案管理部门（档案馆室），出现基础工作做的不扎实、管理

3、不规范现象，需要通过科学化、标准化管理，来适应档案现代化管理的需要。1档案管理基础工作存在的问题档案基础工作主要体现在档案的收集、鉴定、整理、编目、编研、销毁、保管、利用、统计与管理等方面，如果某一项做得不规范就会给档案的管理工作带来麻烦和不便，档案基础工作做的好坏与否直接影响档案现代化的进程，笔者探宄发现，目前档案馆室档案现代化建设参差不齐、问题较多，只注重保管、应付，效率低下，影响了档案事业的发展。1.1档案的整理过程中分类不清鉴定不明界定把握不准确，出现类别叠加现象。对档案的鉴定管理工作把握不清，如保管期限的鉴定、档案销毁的鉴定、归档文种的确定等。档案的分类甄别不清，是档案管理工作实务

4、中经常出现的问题，给档案的检索、利用带来困难。1.2卷内索引目录不完整，组卷、立档不规范缺少规范化的卷内案卷目录要求，卷内文件目录文字填写表述不齐全，有的只有卷内目录，没有“卷内备考表”或者空缺档案号章，不标页码或标注位置不规范。组卷、立档文种、机构（问题）、责任者、时间等含混不清，档案卷脊与卷内标引发生冲突，含糊不清、相互混淆，给检索利用带来不便。1.3档案管理人员专业业务素质低档案管理人员素质的高低直接影响着档案管理的质量，档案基础工作做的不好是档案管理人员素质不够高，表现在几个方面：一是档案工作人员缺乏较高的业务能力；二是缺乏掌握适应现代化信息技术发展技能要求；三是创新意识不强，管理意

5、识停留在传统模式上。2加强档案基础的有效措施提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序。要求档案管理收集、整理、鉴定、著录保管等各个环节都要按照组织协调、统一规范的程序和科学的方法进行工作。按照《归档文件整理规则》为依据，有组织、有步骤地实施。档案基础工作，适应档案现代化管理的要求，强化创新管理机制。2.1制订完善的档案管理标准化、规范化工作方档案基础要以《归档文件整理规则》为依据，标准化、规范化是实现档案管理基础工作夯实的重点。首先，档案收集要完整齐全，从档案的历史沿革纵向角度看，要保持档案连续性。从时间节点的角度看，要保持档案的完整性。做到归档不遗漏、档案不会缺失。这是档案整理

6、工作的前提准备工作。以天津电子信息职业技术学院学籍档案为例，学籍的立档要从其建校以来至今，历届毕业生在校期间学历过程都要进行归档中，并保持学籍档案种类收集齐全，历届所有学生不能出现空档现象。这样才能方便利用，精确查找，提高管理效率。其次，要特别注重电子文件的收集归档，要按照《电子文件归档与管理规范》要求来做，注意规范文件的存储格式，不同文件要区别对待，做到不同格式的转换，以确保电子文件的完整和数据的安全，这也是实现档案管理现代化的基础前提。2.2组卷建档要规范档案的规范化是一项系统工作，包括卷内文件目录的填写、归档案卷号的确定、件号、页码、卷内备考表、机构问题及责任者等内容，其不能出现页码不

7、清、标题不清、目录不清的现象。要以《归档文件整理规则》为依据，实行规范化组卷、整理，同时立档也要标准、规范，为利用信息化技术手段管理做好基础性工作。2.3建立统一协调的组织工作机制建立档案统一协调的组织机制是对档案有组织、有步骤地进行科学管理的有效机制，遵循国家有关档案管理规定办法，制定本馆的规章制度、办法，循序渐进科学组织、协调管理，不能因人而异。2.4提高档案管理人员的业务技能素质档案管理人员的职业素质直