技术文件管理规定

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1、Q/AD安达电器公司企业标准Q/AD002.03.02—2009代替Q/AD002.03.02-2008技术文件管理规定2009—05—01发布2009—05—01实施安达电器公司发布Q/AD002.03.02-2009Q/AD002.03.02-2009技术文件管理规定1范围本标准规定了公司技术文件的管控、发放、技术文件的领用申请及技术文件的归档保存等管理规定。本标准适用于本公司技术文件管控、发放、领用申请、归档保存的管理。2技术文件管控2.1公司技术文件管理归口在厦门公司技术部标准化室下属档案室，所有技术文件统一由档案室进行归档、受控并发文。南平公司编制的技术文件也应统一在

2、厦门公司受控。厦门公司及南平公司所有技术文件必须由厦门公司档案室统一发出。2.2厦门公司编制的技术文件签署完整后，直接交至档案室下发。南平公司编制的技术文件签署完整后，传送到厦门公司，厦门公司接收后再下发至南平公司资料室，南平公司资料室接到厦门公司档案室发文后，按照本标准规定的受控方式盖受控章后再转发。南平公司资料室不具备档案管理功能，只具有资料转发功能。2.3厦门公司及南平公司设计开发文档按照«技术文件完整性及审批程序»执行。南平公司设计开发文档完成后，传送至厦门公司档案室存档，设计开发文档必须按照标准要求分阶段进行完善并归档保存。2.4所有设计开发文档及更改记录单、技术通知

3、单、样品通知单编号都统一由厦门公司标准化室进行编号。南平公司上述技术文件在编制时，应向标准化室申请文件编号，由标准化室给出编号后完成并归档。2.5图纸更改必须由技术人员按照文件更改流程进行更改。紧急情况时可先在现场更改，更改必须签署名字及日期且更改后一个工作日内报资料室正式按流程受控更改。2.6工艺文件与实际不符时，可由制造部工艺人员在现场工艺文件上更改，更改必须签署名字及日期且更改后一个工作日内告知该项目技术负责人和技术资料室，并按照文件更改流程补办更改手续，再由资料室对其余使用场所的工艺文件进行更改。3技术文件发放3.1正常发放3.1.1所有下发的技术文件须经审批完整才可下

4、发，签署不完整的技术文件档案室可拒绝接收。3.1.2所有技术文件必须受控下发，技术文件使用场所不得出现未受控技术文件。3.2文件更改发放3.2.1旧版文件更改时，在新文件发放后一天之内将旧版文件交至档案室作废处理。更改文件发放部门及份数按照原文件发放部门及份数发放。如零件更改需要一段过渡期，使用人员将旧版图纸交至档案室盖「更改过渡」章后,才能继续使用,使用完毕,再将旧版文件交档案室作废处理。3.2.2更改文件受控纸质文本直接发放到使用部门，同时发送更改通知单的纸质文档。3.3文件申请发放3.3.1受控文件和资料因使用破损时，由使用部门到档案室以旧换新。3.3.2因管理不善而丢失

5、受控文件和资料时，由丢失部门提出补发申请，经技术中心1Q/AD002.03.02-2009主管审核后进行补发，并作好签收工作；同时丢失部门应查明原因，并提出纠正措施。3.3.3其它因工作需要申请技术资料的部门，需向档案室提出文件需求申请，经分管技术领导批准后由档案室发放。各部门不得自行复印技术文件在现场使用。3.4发放范围3.4.1已归档的技术文件和资料的发放由档案室资料员按表«技术文件发放管理规定表»的发放范围和份数发放，发放时在「技术文件（资料）发放登记表」上作好登记。3.4.2技术通知发放按照通知单上所列发放部门进行发放。3.4.3上述发放范围之外的技术文件的需求都应按照

6、规定申请。3.4.4需发到南平的技术文件由资料室发给南平资料室一份，南平资料室按照本标准规定进行转发。4技术文件的归档保存4.1所有技术文件的组卷及管理按照«档案管理标准执行»。4.2设计开发过程中的流程文件按产品分类保存，需长期保存。4.3技术通知保存5年。4.4设计或工艺更改时更换下来的技术文件作为历史文档保存，历史文档按照产品分类和时间先后顺序保存，应长期保存。5技术文件的定期核查5.1对技术文件的有效性应定期核查，核查包括文件是否有效版本、图面是否整洁、是否有乱涂画和未签名的更改等。5.2资料员每次更换文件时，都应检查一遍各部门的文件;对所有技术文件系统性的核查，由标

7、准化室组织每季度进行一次。6受控技术文件和资料的状态6.1设计定型后的归档技术文件盖红色「受控」章，并填写版本号及受控编号。6.2产品开发未定型阶段归档的试制的技术文件盖红色「试制」章和日期。6.3外协专用的文件盖红色「外协专用」章和日期。6.4一次性使用的技术文件，如临时工艺等，盖红色「临时」章和日期6.5参考性文件，如客户报价所提供的图纸等，盖红色「参考文件」章。6.6受控文件更改后需保存一份收回的原文件供以后查阅，此文件盖蓝色「作废待查」章，其余作废文件盖蓝色「作废」章，由档案室回收销