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1、加强企业会计电算化下内部控制的思考 引言 会计电算化是把以计算机为主的当代电子和信息技术应用到会计工作中,用计算机代替人工记账,以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策。随着会计电算化发展,给企业带来了巨大的效益,但同时也给内部控制带来了新的问题和挑战。因此,加强会计电算化下的内控制度就显得尤为重要。 一、会计电算化下的内部控制所面临的问题 1、会计无纸化存在的问题。 在手工会计环境下,企业发生的经济业务均记录于纸张之上,这些数据若被修改,则容易辨别出修改的痕迹;但是,在会计电算化系统中,数据被直接记录
2、在磁盘或光盘上,对数据修改可做到不留痕迹,这样就很难辨别是否是业务记录的原件。因此,确保这些电子数据是原始数据,是无纸信息系统的关键。 2、电子数据的审核和确认。 在现有的会计电算化环境下,多数会计还保持着传统的凭证审核和编制方式。但是随着会计电算化的进一步发展,电子原始数据经审核和确认后,就可自动生成电子记账凭证,而由这些记账凭证直接生成的账簿和报表都是派生性的数据。所以账簿和报表的正确性、真实性完全取决于审核和确认的电子数据。 3、会计电算化工作中的安全问题。 现有的会计软件系统在设计、开发阶段普遍存在重功能
3、轻安全的现象,以致软件投入运行后暴露诸多隐患,如数据库呈开放状态、易于打开等。这类现象和问题目前尚未得到彻底改变。 4、对会计电算化的认识问题。 不少企业的各级领导对实施会计电算化的重要意义缺乏足够的认识,没有认识到开展会计电算化是时代发展的必然,是管理现代化的需要。会计电算化是会计进入信息化的基础,是今后企业决策的重要手段,是会计制度改革的突破口。由于传统的手工记账方式长期被人们所接受,目前企业管理都建立在手工记账的基础上,要改变形成的习惯方式有一定难度。尤其是会计电算化的保密性、安全性存在空白,因而对会计电算化数
4、据的可靠性持怀疑态度。 5、会计电算化对内部控制的影响。 (1)内部控制形式的变化。 手工操作下的一些内部控制,如编制科目、凭证汇总表,总账、明细账的核对,在电算化中没有了存在的必要性;其部分内部控制功能在电算化后转移到计算机内,如凭证借贷平衡校验、余额平衡检查等功能。因此,内部控制也由单一的制度控制转变为程序控制和制度控制并存。 (2)内部控制内容的变化。 会计电算化的应用,给会计工作增加了新内容,如编程、维护人员与计算机操作人员内部控制、计算机机内及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治,以及计算机操作管理
5、等。 二、会计电算化对内部控制提出了新的要求 1、确保原始数据操作的准确性。 在电算化会计中,电子计算机输出的数据是在程序控制之下,对输入的数据源自动进行加工处理,并储存于磁性介质上。所有记账、分析及编制会计报表等工作均在计算机程序的控制下自动进行。然而,电脑中的原始数据必须是由人工事先进行审核和输入计算机的,一旦原始数据在输入中发生错误,计算机无法识别,只会将错就错地进行各种计算工作。因而自动处理数据的准确性,完全依赖于原始数据输入的准确性,正因为会计电算化的这一固有弱点,所以对内部控制提出了一些新的具体要求:一
6、切数据的处理方法和过程都必须规范化,并保持准确性和相对的稳定性,这样才能保证会计信息质量的真实性、完整性和准确性。 2、控制操作人员的职能。 授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制。在手工会计系统中,对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章。但会计电算化后,职能划分发生了巨大的变化。因为业务处理全部都是以电算化系统为主,因而电算化功能和知识的高度集中导致了职责的集中,特别是会计人员的职能开始从核算型向管理型转移。某些人员既可从事数据的输入,又可负责数据的输出和报送。因此,如果不加强内部控
7、制,就会使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行修改,操纵处理结果,从而加大了出现错误和舞弊的风险。 3、避免会计档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险。 在手工方式下,信息以账、证、表等形式存储在不同的纸质上,增、删、修改了的会计凭证或会计账册都可以从各自的笔迹和印章上分清责任。但实行电算化会计后,有形记录较传统手工会计系统大为减少,凭证、经济业务事项的说明和账簿等大多要依赖计算机方可录入、阅读或查询。实行会计电算化后,数据的载体不同了,信息来源于数据和程序,并且从一开始就存储在各种磁性介质上。有些业务或处
8、理结果可能不被打印出来,只有依靠电子计算机才能阅读这些数据。如果缺乏适当的内控,那么未经批准擅自改动数据的可能性就明显增大,而且数据改动后不留下任何痕迹。电磁介质也易受损坏,且有丢失或毁损的危险。所以会计电算化对会计档案管理形式提出了更高的要求。不仅要保存纸介质会计核算资料,而且要保存、保管好以磁性介质方式存储的各种
