做好高校文书档案工作的几点思考

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1、做好高校文书档案工作的几点思考文/厦门海洋职业技术学院　叶丽群【摘要】高校文书档案是高校档案的,做好文书档案工作是做好学校档案工作的基础，对于这项工作来说，领导重视是做好文书档案工作的前提；健全、合理的规章制度得到有效执行是做好文书档案工作的基础；档案管理人员的能力与责任心是做好文书档案工作的关键；与时俱进，运用现代化信息技术是提高文书档案工作的保证。..关键词高校；文书档案；思考档案工作是高校管理工作的重要组成部分,是办好学校的重要基础,是衡量一所学校管理水平的重要标志,是维护学校历史真实面貌的重要工作,更是教学、科研及管理的重要记录。文书档案是高校档案的,做好文书档案工作是做好学校

2、档案工作的基础。笔者仅以一名普通高校档案工的工作实践和经验，谈谈对高校文书档案工作的几点粗浅认识。一、领导重视是做好文书档案工作的前提档案管理工作在高校管理工作中一般处于非主流地位，对于这样一个非主流地位的工作，从学校领导到广大教职员工，在思想上都没能引起足够重视，特别是没能得到领导层的关注与支持。众所周知，很多工作若没有单位高层的支持将难以获取必要的资源推进，从而影响到工作的开展。档案工要以一种积极主动的态度来改善此种状况，可以通过把编制好的《学校年鉴》《学校大事记》及学校其他重要统计数据等提炼汇编，在确保数据简明、可靠、准确的前提下，给校级领导人手一份，为他们的决策提供参考；还可将

3、档案利用效果显著、特别是对学校声誉有正面影响的档案利用实例汇编成册，提供给校级领导，让他们了解档案的重要作用；此外，还可从照片档案入手，将领导在视察、指导、调研等主要公事活动中拍摄的照片提供给他们，等等。通过多渠道、多角度让学校领导层了解档案工作，增强他们的档案意识，引起他们对档案工作的重视。一旦校领导重视档案工作，他们首先会身体力行，以身作则，如外出开会具有保存价值的材料、信函等，他们会主动交给办公室兼职档案员存档，而这些材料往往收集不易，且非常具有存档意义。其次，对于档案人员、经费、设备投入等方面，他们也能理解与支持。最后，在档案制度化、规范化的建设上，他们也能给予一些全局性的建议

4、，这样，档案工作才能进入良性循环。二、健全、合理的规章制度得到有效执行是做好文书档案工作的基础在国家出台的各种规章制度的前提和基础上，根据学校的具体情况，按照完整、准确、安全、实用的基本要求，制定出确实可行的，具有约束力和可操作性的管理办法和奖惩制度。比如，我校于2000年建立了船员教育和培训质量体系并通过质量体系审核认证（ISO90001），通过内外部审核，加强对工作过程和质量的监控，秉承“有行为有记录、无记录无行为”原则，制定了切实可行的《公文管理规定》，明确了公文的种类、格式、收发文办理、行文程序以及电子公文的管理及归档要求；制定了《文书档案归档范围及保管期限表》，明确了各部门文

5、书档案的归档内容和保管范围；制定了文书档案的《归档文件整理实施细则》，明确了归档文书档案的具体操作方法和细节。通过质量体系校内互审和校外审核的长效监督机制，不断提高制度的可行性和实用性。此外，由于档案管理的专业性较强，且与大部分学校的业务没有直接联系，档案馆人员没有提高专业素养的内部渠道，因此，还应该注重智力投资，建立健全的在职教育培训制度，为档案工提供各类相关的培训与再教育平台。比如，可以在相关的制度和办法中，明确规定档案工要参加接受上级档案管理部门的专业培训，每种培训要保证多少个课时，如果没有完成有什么惩罚性措施等等。三、档案管理人员的能力与责任心是做好文书档案工作的关键众所周知，

6、人的因素是一切工作成败的关键。档案工要对档案工作有职业认同感，热爱档案工作，脚踏实地，切实负起工作责任。要想做好文书档案工作，档案管理人员的能力与责任心尤为重要，在实际工作中应该做到以下几点:（一）勤于与办公文书人员和信息技术员沟通，互相学习。办公文书与文书档案既相对独立又密切联系。办公文书是文书档案的基础和前提条件，文书档案是办公文书的归宿。办公文书质量的高低直接决定着文书档案质量的好坏。因此，档案管理员应积极主动向办公文书人员学习公文写作基础知识，了解文件格式、字体是否符合规范等基本知识；学习来文流转程序。而办公文书人员也应该学习文书档案归档的一些基本要求，比如，字迹要符合耐久性原

7、则等，文件完整包括哪些方面才符合归档要求等。此外，在现代文件一体化管理系统背景下，档案管理员还应与信息技术员多沟通，将平时工作中使用软件的体会与不断出现的新要求与信息技术员分享，让他们不断改进系统功能，使之能更加有效地提高工作。优秀的文书档案管理员应该是集文书管理人员、档案管理人员和信息技术人员为一体的综合人才。（二）做有心人，注重细节，切实提高归档文件利用价值。要想工作做得比别人好，就要比别人更用心，更注重细节。细节做得好，往往能为整个工作质