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1、关于做好档案保密工作的几点思考1.引言在档案工作中,相关工作人员往往侧重于档案资料的整理和分类,对于档案保密有时不太注重。由于管理的松懈,导致失泄密事件发生的例子并不在少数。为此,如何加强档案工作的保密管理成为相关从业人员需要重视的问题。本文结合自身工作实践经验,粗浅的谈谈档案工作的保密,以期为该领域相关人员的实际工作提供一定的参考借鉴。2.做好档案保密工作的几点意见2.1提高认识,明确档案保管期限与保密期限的不同档案管理工作中,明确保密期限是做好档案保密的重要基础,明确保密期限才能确保档案在保密期限内得到很好的保管。然而,在档案工作中,对档案保管期限与保密期限的区别认
2、识不够明确,往往导致保密期与保管期限的混同,以至于保密期限内档案保密的松懈,从而发生泄密事件。为此,档案工作中,必须提高认识,明确档案保管期限与保密期限的不同。确定保管期限,就是要根据档案内容的现实作用和历史作用,对档案进行正确的分析和鉴别,在此基础上,结合本单位的实际情况和对档案资料的需求,本着为社会、为国家积累历史文化财富的思想,对档案的保存价值进行合理分析与科学评价,从而确定档案的保管期限,以供所需。档案保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内,一旦出现泄密问题,会给国家带来安全方面或者利益方面的危害,由此来确定的时限。确定档案保密期限的主要目的是对档案资料,档案秘
3、密的保护。这就是说,国家秘密事项在其确定的期限内,受到国家有关保密法律、法规的保护。从法律角度来说,保密期限主要就是其产生法律效力的时限。根据《国家秘密保密期限的规定》,其中对保密期限的确定是进行清楚的划分。中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。如果某些国家秘密事项被规定为“长期”保密,那么,其他机关、单位就有责任和义务对该事项采取长期的保密措施,不允许擅自解密。通过以上分析,我们明确了什么是保密期限,也明白了保密期限与保管期限之间的区别,在档案工作中,正确认识保密期限的概念和意义,充分认识保密期限与保管期限的区别,这将有助于增强做好档案工作
4、的保密。2.2分门别类,明确不同类别档案的不同要求实施分类管理档案管理中,不同类型的档案有不同的管理要求,更有不同的保密要求。为了做不同类型档案的保密管理,在档案工作中非常有必要对档案进行分类,根据档案的不同类别、不同保密要求,进行分类管理。因此,库房管理是档案保密的重点。之所以说库房管理是档案保密的重点,主要原因在于两个方面,一是库房的选择是有一定要求的,并不是所有房间都能够作为档案库房的,比如底层的房间就不适宜用于作为库房,因为底层容易被观察到,容易出入,特别是容易被破窗而入。为了防止档案资料被盗,不能将档案库房设在底层,并应对库房的门窗进行加固,应当将档案库房与办
5、公室隔离,将档案库房与阅览室隔离,这样分开可以更好地避免非档案工作人员出入库房。二是库房的人员管理必须严格执行相关管理制度,既要指定专门的负责人来管理档案,又要增强档案管理负责人的责任心,也不能让与档案管理无关的人员进出库房。总的来说,只有对档案做好分类管理,才能使其管理更加有序,利用更加高效,同时又可以更好地维护好档案的安全,有效避免档案资料泄密。2.3突出重点,明确绝密档案的保密要求和管理要求不同类型的档案有着不同的保密要求,在管理上也应该有所区别。如前文所述,国家对档案的分类分为绝密、机密和秘密,那么,绝密档案就是非常重要的档案,对于绝密档案的管理和保密相应地也必
6、须作为重点。为了加强绝密档案的管理工作,我们必须明确哪些档案资料属于绝密档案,才能在档案工作中将其作为管理重点,根据绝密档案的管理要求去强化措施,对这些档案进行更加严格和有效的管理。为了突出重点,对绝密档案进行更好的保护,通常情况下,要将绝密档案与非绝密档案进行分开,保存的位置和条件应有所不同,比如,绝密档案应该有具有较强保密功能的位置,一般应设保险柜、保险锁、防盗器,为绝密档案建立安全性较高的保管条件,从而实现绝密档案的安全管理。2.4强化责任,明确档案管理人员自身职责并努力提升素质档案管理中,强化档案保密,物理条件只是其中的一个重要方面,档案管理人员的职责、责任心也
7、是非常重要的一个方面。强化责任,明确档案管理人员自身职责并努力提升素质,维护档案的完整与安全,这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的。提升档案管理人员的综合素质,既要增强其责任意识和责任心,又要强化日常档案管理工作行为的改善,比如,在档案借阅、使用的过程中,对于档案的调阅、移出、销毁应该按照相关要求办理手续,严格履行规定程序,经过指定的领导人审批通过之后,做好登记,完成签字等手续,然后才能调阅。并且,档案使用完毕后,应该按时、及时收回,进行检查、清理、核对,看是否有失密、泄密问题,如果发现问题,应该及时查明原因,进行补救。真
