何有效地组织会议

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1、何有效地组织会议？在工作中，最常见的就是开会，而开会在人们心目中又往往是浪费时间的代名词。那么怎么有效的组织会议？如何让你组织会议更加合理有序？那么怎样组织会议才算成功？　　◆在最短的时间内达到会议目的。　　如果你将组织一次会议，你如何才能有效地组织一次成功的会议呢？主持成功会议有十个要素。这些要素是：什么情况下有必要开会，什么情况下没必要开会，开会的人选如何确定，开会的议程怎么去准备，会前怎么准备，会议怎么开始，会议中如何去遵守时间，如何主持及控制会议，会议的总结及会议记录。　　会议的必要性　　什么情况下有必要开会，开会开得好是一种效率，开得不好就是浪费时间。因此首先应确定哪些

2、情况下必须开会。◆需要通过讨论来获得最佳的决策，需要开会。◆需要听取多方面的意见，获得别人的支持需要开会。◆需要听取不同的意见，达成共识，共同完成某项工作需要开会。◆传递会议的内容复杂但是很重要，要求所有的人都要正确理解的需要开会。◆身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用，可以激励士气。例如保险公司，有一个层会，层会必须通过语言的表达，通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。◆汇报项目的进度，协调多方的合作需要开会。　　什么情况下没必要开会，开会需要花费，需要人的时间和精力，每次召开会议之前应该仔细地考虑，是否有必要开会，有没有其他的方式可以比开会更有效。以下的情形就

3、没必要开会：◆传递一般信息给许多人，你可以用电子邮件分发。◆已经有例会了，你可以安排在例会上讨论。◆资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加，不用开会。◆你是决策的人，并且你应该知道，让其他人来参加可能会把事情复杂化，并且拖延时间。这种情况下，也不必开会。会议的准备　　与会人选的确定，如果会议必须开，谁来开会，要看与会者是否能够符合以下要求：◆会议决策的执行者或者会议决策的参与者◆与会主题相关的专业人士能不能到场◆开会时提供特定咨询的人　　【案例】　　如果今天要开一个新产品发布会，参加会议的人有哪些？决策者可能是总经理，可能是比总经理更高职务的董事。新产品开发的发布会，开发部的人

4、是不是要参加？开发部的主管要参加吗？销售部要不要参加？采购部相关原料的采购是不是属于相关人员要不要参加？同时开会时提供特定咨询的人，是不是也要参加?　　一个会议确定合适的人选很重要，跟这个会有关的或者参与决策的，或者是有协调部门的，有特定咨询的人，你都要去考虑。会议的效果和与会者人选是否合适是非常相关的。如果刚才一个产品发布会采购部的人不在，这个原料在制造的过程中，可能会影响到价格，或者说这个原料可能要进口或者现在可能是不好得到，因此产品定价就会稍微高一点。如果采购部的人不在，他怎么知道这个价格呢？市场部怎么来定价呢？所以会议的效果与参会者紧密相关。　　人数方面呢？如果人数多的话

5、，就要考虑是否所有人都需要从头到尾参加，有的会议是列席，也可在某个阶段参加，提供意见以后就可以离开，或者只参加相关的议题。　　准备会议的议程　　写明会议开始时间和结束时间：◆给每一项议题分配时间，时间以分钟来计算。◆会议的议程应具备的内容：日期、开会的时间、地点、开始时间、结束时间、会议的主题。◆议程应该事先发出，以便各部门提前准备。组织会议的要点    现在社会由于业务的需要，组织会议的活动越来越多。组织会议就变的越来越有学问，会议召开的是否成功与组织会议是否到位有很大的关系，因此在组织会议时应注意以下要点：    一、会前准备    1．记录室    大型的会议一般可有一个记

6、录室，它是控制和调配音响效果、视听设备以及安放必要的会议所需的一切相应设备的理想场所。一般的面积为8m2～18m2。音像师可在此放置调音台，安装灯光控制按钮、各种接线板、总供电开关以及放音、放像设备的开关等等。内设几把坐椅以供工作人员休息时使用。如需要还可为记者准备电话、传真机或文字处理机、打印机等设备，以方便传送各种信息。当然，一定要准备好各种录音、录像设备，以利于会议秘书圆满完成会议的记录工作。工作人员还可以在此控制放映机、幻灯机、电脑等，以供演讲者使用。”麻雀虽小，五脏俱全”，一间小小的记录室可以容纳整个会议要求的全部硬件。一个大型的会议，与会者往往很难听清、看清，会议的精

7、神往往不能够清楚地传达，有了记录室效果就大不一样了。  2．安排餐饮3．安排停车    必须做好车辆的管理工作。会议的车辆管理包括车辆的组织、调度、车况检查以及停车管理、驾驶员的管理、派车用车等。  　　会议秘书人员应该清楚每个与会者到达、离开的日期和时间，安排人员在机场、车站接待，有自己车队的要与车队事先拟定接送与会者的细则，无自己车队的要备有出租汽车机构的名单、电话，计划好租车事宜：用车日期、时间，需要多少坐位的车以及需要几辆等。如有与会者要求自己租车，应该提供帮助并做好记录