数字档案馆室一体化的实践与思考

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1、“数字档案馆室一体化”的实践与思考--以绍兴市档案局（馆）工作创新为例绍兴市档案局梁国灿摘　要：档案数字化包括国家档案馆与机关企事业单位两个层次，如何将数字档案馆与数字档案室作为一个有机整体统一建设，从而避免档案数字化工作“两张皮”，避免重复建设，又能实现机关、企事业单位与国家档案馆之间电子文件和数字档案的有效衔接和共享。这是一个新的研究课题。本文提出解决数字档案馆室建设中上述问题的创新路径——数字档案馆室一体化。文章以绍兴市档案局（馆）的工作创新为例，系统地分析了数字档案馆室一体化的实施背景，实施的

2、基本内容，对全面实施数字档案馆室一体化项目的意义及有关理论问题作了分析与思考，并针对存在的问题提出相应的措施和对策。关键词：数字化数字档案馆数字档案室加快档案数字化，实现档案信息资源的安全保存和便捷利用，已经成为各级档案部门乃至全社会的共识。档案数字化包括国家档案馆与机关企事业单位两个层次。在具体实践中，这两个层次往往是分头进行，各做各的。由于标准规范与有关的业务要求不一致，从而造成机关企事业单位数字化成果难以与档案馆有效对接。类似的问题，还反映在档案的安全管理、数字化成果共享等各个方面。如何将数字档

3、案馆与数字档案室作为一个有机整体统一建设，从而避免档案数字化工作“两张皮”，12实现机关、企事业单位与国家档案馆之间电子文件和数字档案的有效衔接和共享，这是档案部门面临的一个新课题。近年来，绍兴市档案局（馆）围绕数字档案馆和数字档案室建设目标，不断探索与实践，特别是今年以来，在市委、市政府的支持下，创造性地实施“市级数字档案馆室一体化及安全管理”建设项目（以下简称“数字档案馆室一体化”项目），即以绍兴市档案局（馆）为主体，统筹协调，将市档案馆馆藏档案和对国家和社会具有保存价值的市级机关、团体和企事业单

4、位室藏档案集中进行数字化处理，并将数字档案进行馆室交换、登记备份等安全管理的一项基础性信息化建设项目。该项目的实施，进一步开创了数字档案馆（室）建设的良好局面。同时，也为有效解决上述问题提供了新的思路。本文结合绍兴市档案局（馆）的工作创新，就“数字档案馆室一体化”有关实践与理论问题作一些理性分析与思考。一、实施“数字档案馆室一体化”项目的基本背景（一）加强软硬件建设，全面落实设施和人才保障。1、主动争取政府支持，共创数字档案室建设优良的软硬件环境。一直以来，绍兴市档案局积极争取将档案信息化建设纳入政府

5、电子政务和信息化建设规划，并统一实施。12随着信息化建设的全面推进，市政府投入大量资金，建设了较为完备的网络设备、服务器、信息化加工等硬件设备和配套设施等，创造了较好的网络环境，为档案信息化提供了较好的硬件保障。为使数字档案室建设有一个统一可靠的档案管理系统，早在2004年，绍兴市档案局主动与市政府信息中心密切协作，共同开发了作为市政府统一的办公自动化系统--绍兴市协同办公系统组成部分的档案管理系统，并不断完善升级。此系统可以实现市级部门单位产生的电子文件从产生、交换、归档、整理、移交、到数据中心存储

6、、发布利用、进馆的网络化集成化管理。2006年底，该系统通过国家档案局组织的科研项目验收，目前已在市级机关72家部门（单位）使用。2、加强培训，全面提升档案队伍信息化素质。多年来，绍兴市档案局将提高档案人员的信息化水平作为加强档案信息化建设的基础性内容，每有计划、有步骤地组织各类档案信息化业务培训。特别是2005年以来，全面实施档案网上年检，主动加压，不断创造档案人员信息化工作的实践锻炼机会。通过网上年检，有效地实施了档案工作行政监管，提升了机关企事业单位档案人员信息化技能，加强了机关企事业单位档案信

7、息化建设。（二）以标准规范和典型引路，全面夯实数字档案室建设业务基础。1、开拓创新，形成统一的业务标准规范。绍兴市档案局（馆）在调研的基础上，先后制订了《绍兴市市直机关、企事业单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》、《绍兴市数码照片档案管理暂行办法》、《绍兴市市直机关单位档案网上年检办法（试行）》等12一批档案信息化建设规范，建立了一套较为完善的信息化操作流程以及信息数据格式、存储、保管、利用等技术性标准。去年5月，在全省率先出台《绍兴市直机关、企事业单位数字档案室建设标准》，对管理体制、设备设施、

8、数据管理、档案数字化、开发利用以及数字档案登记备份作出了全面的具体规定，可操作性强，从而使数字档案室建设走上科学规范、有章可循的轨道。2、精心指导，成功创建了一批可供示范的数字档案室。数字档案室建设基础性的工作内容，主要包括档案目录数据库建设、传统档案数字化和电子文件档案化三个方面。档案目录数据库建设是指建成室藏各类档案的案卷级和文件级目录数据库；传统档案数字化主要是将传统的纸质档案、音像档案、照片档案转换为数字化档案，其中重点是室藏纸质档案的全文数字化