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时间:2018-11-23
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1、本表格最终解释权归制表单位 制表单位:西格玛公司人力资源中心电话:0451-82344567行政管理职能手册一、行政部的定义及职权1、行政是代表公司行为的一种执权和管理的统称概念。2、行政部门则是在公司行为中进行指导、参谋咨询、沟通协调、行政事务处理、监督控制的服务管理机构。3、公司总部行政部门的职权:统一、规范、指导,帮助下属机构分公司进行行政管理工作,为整个企业的运转提供资源支持和后勤保障,并合理调配,更好的为各机构提供服务、支持,使各机构能最大化为集团及本身发挥其效能。二、行政文书类管理工作规范1、公文管理(1)发文工作l对公司总部
2、发放的公文进行统一的编号、存档。l下属机构对公司总部发文时,必须经过行政部门审校后,经总经理批准方可下发。下发时,要抄送总部行政部门。(2)收文工作l行政部登记外部单位或相关单位发来的公文并审核公文。l交至上级领导审核公文,判断是否需要传阅,如果需要,行政部负责相关部门的传阅工作,如果不需要,行政部直接办理或回复。l行政部负责相关资料的存档、管理。l对临时下发的通知,注意写作规范,用词准确,表述清楚,传达准确。本文保密,未经龙采书面授权,不允许向任何第三方提供本表格最终解释权归制表单位 制表单位:西格玛公司人力资源中心电话:0451-82
3、3445671、流程制度管理(1)与相关部门沟通,整理、归纳、制定、修改、更新、补充公司工作和日常行为中所需制度和规范的流程。(2)下发流程到相关部门,组织进行推广学习。2、节假日管理根据国家制定节假日管理办法,结合本公司的实际情况制定全年的休息方案,及休息期间注意事项、工作安排、值班情况等,并在节假日来临前,向各个部门发放节假日通知。3、大事记管理(1)发生重大人事变动、举办大型活动等时,各机构按照大事记的表格填写相关内容,及时上传至总部行政部门统一记录。(2)总部行政部门汇总各公司的大事记,拟定大事记发生预防措施及发生处理预案,每季度
4、整理大事记档案,做好存档工作。4、证照(章)管理(1)根据公司性质,核对现有证照是否齐全,如果发现有缺少,及时向上级领导反映并办理。(2)制定证照(章)的管理办法并监督使用。定期存档各种机构各种证照年检后的复印件,做好监督管理。(3)制定证照(章)复印件的借阅及审批权限,借用印章、证照、资质、盖章需填写申请表,得到主管领导许可后方可提供,并加盖公章注明证照的用途权限。(4)借用人返还印章、证照时,管理人员一定要仔细检查,确认印章、证照完整无损坏,在予以接收,填写返还时间。若发现印章、证照有损坏,第一时间报告部门主管,并协调解决方案。7、法
5、务管理(1)公司行政部门根据公司实际情况编制法律事物管理制度,制度审批通过后行政部负责具体实施。本文保密,未经龙采书面授权,不允许向任何第三方提供本表格最终解释权归制表单位 制表单位:西格玛公司人力资源中心电话:0451-82344567(2)行政部法务人员接收各部门的法律咨询,对其提供意见或查询相关文件后作出解答。法务人员出具法律意见书,发现法律问题进行处理并追踪调查结果。(3)法律事物处理结果定期汇总、整理、建档、存档。8、合同管理(1)熟悉并掌握公司各种合同内容及法律纠纷隐患,制定并规范保护公司权益的销售合同和行政合同的范本。(2)
6、了解并可协助各机构解决法律控诉。9、电子文档的管理(1)对公司下发的重要文件、合同,制作出电子版,以便于文件的长期保存。10、日常工作操作规范(1)日常工作中本着认真谨慎的态度进行工作,严格执行公司规章制度,认真履行工作职责。(2)做好上下联络沟通工作,及时向领导反馈信息。搞好各部门间相互配合、综合协调工作;实施对各项工作和计划的督办和检查。(3)制定并规范员工的日常行为,对员工的行为规范进行检查,每天下班之前上报员工考勤。(4)按时完成公司领导交办的其他工作任务。三、行政事务管理类1、办公用品(设施)管理:本着节约、合理统筹规划的理念,
7、分配集团及各机构办公用品(设施)。对其采购、库存、使用数量,正确保管、操作办公设施的使用方法,进行统一的规范。2、物料管理:规范、统一办公物料(如:名片、各种印刷品、宣传品等)的审批流程和采购、发放管理。本文保密,未经龙采书面授权,不允许向任何第三方提供本表格最终解释权归制表单位 制表单位:西格玛公司人力资源中心电话:0451-823445673、办公用车辆管理:制定车辆的管理、保养、维修、洁净等规范标准及司机的岗位职责并对公司车辆使用进行合理调配。4、采购管理:规范及制定各机构采购物资所需的审批、验收、发放等制度及流程的标准。并对所购物
8、资给出参考标准(价格、参数、数量、品牌等)。5、固定资产的管理:制定、完善固定资产管理工作的制度。建立固定资产台帐、档案、定期对现有固定资产的进行清查盘点,考核固定资产的利用效果和完好性。6、
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