提升系办公室工作水平的几点思考

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1、提升系办公室工作水平的几点思考文/宿迁学院　夏飞【摘　要】系办公室是系这个教学单位的唯一内设机构，承担着非常重要的作用，系办公室的工作水平将直接影响到系的办学质量，思考如何提升系办公室的工作水平，对确保系、院（校）的事业发展具有非常重要的意义。..关键词高校；系办公室；工作水平；思考高校的系是一线教学单位，主要工作任务是搞好教学与科研，培养出一流的人才。系办公室是系的内设综合行政单位，一般为科级建制，在系主任领导下从事系综合行政管理工作，为系领导和全系师生员工服务。系办公室处在教学、科研、人才培养一线。其工作水平的高低将

2、直接影响到系的教育教学质量提升。为此，我们必须高度重视系办公室工作，认真思考如何做好系办公室工作，全面提升系办公室工作水平，对系、院（校）的事业发展具有非常重要的意义。一、系办公室现状笔者所在单位S学院是一所地方性普通本科院校，实行的是院、系两级管理模式。与实施校、院、系三级管理模式的高校比较，这里的系相对于三级管理模式中的院。笔者所在Y系现有专业7个，在校生2000余人，教职工80人，其中，行政工作人员7人，专任教师65人，辅导员8人。内设系办公室，由系办公室主任、行政秘书、教务秘书、学工秘书等组成。系办公室主任1人、

3、行政秘书1人，另有教务秘书2人，其中1人为副科级，团委书记1人，由辅导员老师兼任，副科级，党务秘书1人，也有辅导员老师兼任，副科级。是一种纵向的工作模式，为了工作需要，系主任在系办公室为唯一“官方设置”的基础上，又设置一些非官方的“有实无名”的一些内设机构，有系教务办公室、学工办公室、团委办公室、党务办公室等，与系办公室具有相同的地位，履行不同的职能，承担着不同的工作任务，在系主任的统一领导下开展工作。对外统一称为系办公室，由不同的系领导分管联系指导工作，系主任分管联系指导系办公室，系党总书记分管联系指导党务办公室、团委

4、办公室和学工办公室，系分管教学副主任分管联系指导教务办公室和教研室。这是一种横向的工作模式。笔者认为，系办公室不管是采用纵向还是横向的工作模式，其职能都是一样的，参谋辅助、政策咨询、文件文字处理、档案管理、会务组织、综合协调、对外联络、公务接待、印信管理及服务保障和监督检查等。都是以服务教学、服务科研、服务人才培养为中心。当前，系办公室主要存在以下几个问题：一是工作人员的责任心有待进一步去增强；二是工作效率有待进一步去提高；三是工作方式方法有待进一步去改进；四是工作程序有待进一步去规范；五是规章制度有待进一步去完善；六是

5、服务水平有待进一步去提升。二、系办公室职能分析系办公室主要有参谋辅助、政策咨询、文件文字处理、档案管理、会务组织、综合协调、对外联络、公务接待、印信管理及服务保障和监督检查等职能。参谋辅助。即给系领导当好参谋，当好助手，对系里的工作和重大计划、规划要提出建设性建议和意见，供系领导决策参考。善于调查研究，收集信息，辅助系领导做好系里的各项工作。政策咨询。即办公室工作人员要熟悉有关法律法规，知晓系、院的各项规章制度及办事程序。如职称评定、科研项目申报、教师奖惩、科研项目申报与学生奖助补贷勤等方面的政策和程序等。文件文字处理。

6、即系办公室要做好收发文处理及教学、科研、师资和社会服务等方面材料的处理。办公室工作人员要有较强的文字功底，较高的思想政治水平，起草好公文，撰写好计划、总结及系领导讲话稿等。档案管理。即办公室要做好系里各项档案的收集与管理，包括教学、人事、师资、科研、财务、学生等各类档案，要善于分析与总结，编写系大事记和年鉴、系纪事等。会务组织。即做好系里各类会议的组织与服务工作。做好会议记录、纪要的撰写及会议决议事项的落实与督办等。综合协调。即理顺对内对外的关系，及时落实有关职能，处理下达的工作任务，及时传达有关文件和会议精神，积极与各

7、职能部门和系内教师、学生之间沟通交流，确保各项工作协调通顺。对外联络。即系办公室要做好对外联络工作，如与兄弟系部，职能处室，校外有关机构等沟通联络等。公务接待。即严格执行有关公务接待的相关规定和标准，以热情、周到的服务做好系里各项接待工作。印信管理。即做好公章的管理工作，严格公章的使用规范，特殊情况下，要向系领导请示，并履行批准手续，做好使用记录等。服务保障。即为系领导的科学决策服务、为系的教学科研服务、为系里广大教师和学生服务。当好他们的“勤务兵”，尽可能地为他们提供保障，且要做到认真、热情、及时、周到。监督检查。即对

8、系、院的决定及领导的批示、口头交办的工作任务进行督办检查。三、提升系办公室工作水平的几点思考前面我们了解了系办公室现状和工作中存在的一些问题，分析了系办公室的职能，下面将就如何提升系办公室工作水平提几点思考，供领导和同行参考。（一）领导重视是系办公室做好各项工作的根本前提。王秀繁在《高校系（部）办公室工作存在的问题及