《采购控制程序》word版

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1、宁波湖编物业管理有限公司章节号7.4采购控制程序版本1/0页次1/61目的对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求。2适用范围适用于对服务所需物资的采购、承担服务项目分包合同的供方提供服务的控制，对供方进行选择、评价和控制。3主要职责3.1办公室负责办公用品、工作服装等物资的采购控制；3.2各管理处负责机电设备和维修物资的采购控制；3.3分管质量的副总经理或总经理负责服务项目分包的采购控制；3.4总经理负责合格供方名录的审批。3.5各相关部门质量检查员负责对采购物资的实物质量、分包服务项目的服务质量进行检

2、验和检查。4程序4.1采购产品4.1.1采购产品分类：a．重要物资：维修建材、五金、机电及工作、保安器材、清洁用品等；b．一般物资：零星采购的工具、维修与检测设备等；c.外包服务项目：绿化、电梯维护、水箱清洗、垃圾清运、复印机维护保养、中央空调维护保养等。办公室负责编制《采购物资分类明细表》包括重要物资的进货检验规程，经管理者代表批准后实施。4.1.2采购物资的审批a．各部门根据工作需要填写《物料申购表》或电话请示公司领导审批，或视具体情况再报上级有关部门批准。宁波湖编物业管理有限公司章节号7.4采购控制程序版本1/0页次2/6b.《

3、物料申购表》应清楚写明部门、物资名称、规格、数量、价格(估价)、申请购买时间、用途、质量要求等。4.1.3各相关部门负责实施采购。对于重要物资，应在《合格物资供方名录》中选择供方。对于第一次大量采购的重要物资，应与供方签订采购合同，明确品名规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等；采购前，采购人员应核实《物料申购表》，并与供方沟通，确保规定的采购要求是充分的。4.1.4外包的服务项目由分管副总或总经理与合格服务供方签订合同，合同的内容应包括：服务项目、服务内容、责任人、服务质量标准、履行期限、考核方法等。4.2对

4、合格物资供方的评价4.2.1合格物资供方应具备的条件：a．具备持续稳定的合格产品供货渠道；b．具有良好的供应物资业绩；c．具有质量保证能力的证明(必要时)；d．价格合理；e．服务良好。4.2.2各相关部门根据采购物资的要求和服务需要，通过对物资和服务的质量、价格、履约率等进行比较，选择合适的供方，填写《物资供方评定记录表》进行评定，对同类的物资的供方，应同时选择几家以作比较，对符合要求的供方列入《合格供方名录》；将《合格供方名录》及《物资供方评定记录表》报管理者代表审核、总经理批准。4.2.3对提供大件重要物资的供方，应提供质量证明文

5、件，以证实其产品质量，适当时包括以下内容：a.质量管理体系认证证书；宁波湖编物业管理有限公司章节号7.4采购控制程序版本1/0页次3/6b.本公司对供方质量管理体系进行审核的结果；c.本公司及供方其他顾客的满意程度调查；4.2.4对第一次提供重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，应经样品检验及小批量试用，试用合格才能填写《物资供方评定记录表》，列入合格供方选择范围，经管理者代表审核、总经理批准后，可列入《合格供方名录》。4.2.5零星物资的采购，由使用人员对其规格型号进行验证即为对此供方的评价和控制，不列入合格供方名录。4.2.

6、6对连续两次供应物资有严重不合格的物资供方，应取消其供方资格。4.3服务供方的评价4.3.1合格服务供方应具备的条件：a．应在工商部门注册、具有法人资格；b．有从事过类似服务项目的优良业绩；c．良好的质量保证能力；d.有承担相应服务项目的工作条件和实力，必要时，提供单位、人员的资质证明；e．服务供方在签订合同前，应提交对分包项目的服务方案：包括服务内容、责任人、服务标准、完成时间、质量保证等。4.3.2各相关部门依据条件，对拟选择的服务供方填写《服务供方评定记录表》进行评定，对符合要求的供方列入《合格供方名录》；将《合格供方名录》及《

7、服务供方评定记录表》报管理者代表审核、总经理批准；4.3.3分管副总或总经理与合格服务供方签订服务合同，各相关部门依据合同对供方的服务质量进行验证，填写相应的检查记录。4.4对合格供方的定期复评4.4.1办公室组织有关部门，每年对合格物资供方进行一次跟踪复评，宁波湖编物业管理有限公司章节号7.4采购控制程序版本1/0页次4/6填写《物资供方业绩评定表》，评价时按百分制，产品质量评分占50％，售后服务评分占20％，其他(如价格、交货期等)占30％。评定总分低于60(或产品质量评分低于42分)，应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报

8、管理者代表批准，并加强对其供应物资质量的验证，执行4.6.1条款。如果连续二次评分不及格，应取消其供货资格。4.4.2办公室组织有关部门，每年对合格服务供方进行一次跟踪复评，填写《服务供方业绩评定表》，评价时按百分制，服