《单证管理流程》word版

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1、天马行空官方博客：http://t.qq.com/tmxk_docin；QQ:1318241189；QQ群：175569632单证计划调度岗位工作流程单证计划调度岗位工作主要为三大块，架构如下：订货单处理生产计划调度与安排单证工作室接单订单处理安排出货常规排产加单代理商库存盘点数据汇总盘库表收集一、订货单处理：1、接单（即接受各客户传真回厂的订货单）：由于单证工作室成员分微波炉/空调/小家电三个项目进行跟踪，在订单的接受上需分清楚产品线。2、订单处理：订单收悉后处理图表分析：订单业务员我司业务人员签名及购货单位公章①订单价格是否超常规③财务帐面是否欠款④分配货源⑤计算车位，叫车，送财务打

2、单⑥车队做订单，及代理商确认盖章初审NO则重做订单YES，走下一步初步核实货源，查看是否有型号断货②NO通知业务员调整YES，走下一步超常规，没报告则通知无货源则业务员打报告申请通知业务员是否要没超政策或超政策但有报告申请则走下一步改单，改何种型号欠款则告知业务员补齐手续同时又回到起初的作单流程无欠款则开始做单货源无问题开始计算车位运输调度员安排车队实际发货业务员填写订货单注意事项：①业务员需在客户回传公司的订货单上留下自己的姓名及联系方式。②根据当天公司发给各营销中心的库存表协助客户做次日的订货单。③核实价格是否超常规，如有特殊价格一定要事前报告申请，并在回传公司的定单上注明清楚报告内

3、容及日期。④如代理商帐面余额不足，出具了银行承兑汇票、支票、或汇票，则业务人员应将原件仔细核对确认无误后第一时间EMS回公司，并在复印件上签名后传真回公司以便第一时间能发货，如果该票是背书的银行承兑，则连同票据的背面都要传真过来；（业务员是首先收到票据的人，所以一定要注意看这张票据的盖章是否清晰，收款人的帐号和名称有没有写错；还要注意看这张票据的客户所属的银行是否属于保兑仓的银行承兑和是否属于商业银行承兑，如果此票据属于商业银行承兑，那就必须要先请示集团公司副总裁同意才能收下）。如帐面余额不足，短时间内又无法办款，则要求订货客户出具欠款委托书，说明欠款时间，发货金额，报公司批示后方可发货

4、。⑤如有需要安排随货走的临时赠品、宣传资料请在订单上额外注明。在做宣传资料申请数量时要求与终端科协商好具体出库数量。⑥如代理商发货至异地仓，业务人员需要求订货单位开具委托书注明收货地址、联系人及联系电话，与订单一同回传公司，并在订单的右上角处明确注明发至异地（？）。单证计划科处理订货单注意事项：1）单证计划组接受到定单后，首先检查订单上是否有我司业务人员的签名，以及购货单位的公章。无公章，通知业务人员要求订货单位盖章确认后再重传公司。2）初步查看所订型号是否有断货，如某型号断货则联系业务人员是否调整，如有调整则将此份订单作废，避免重复做单。如业务告知无须调整则待货源齐全后再补单。3）核对

5、产品价格是否正常，有没有特殊性，如价格特殊，则在各地区报告文件夹中查找是否有特殊报告申请，并将此报告与订单附在一块作为审核的依据。如没有特殊申请而价格又特殊则与业务员电话沟通，询问清楚情况，要求打报告申请。4）通过内务管理系统查询客户帐面是否有余款，核实余款是否足够发货。①如余额不够，查看业务人员在订单回传公司的同时是否有相关银行票据一起回传。②如有票据，则打开内务管理系统将新回传的票据输入系统内，在输入票据的过程中要核实是否重复输入。要求业务人员将原件必须以最快时间EMS回总部。①票据原件回厂后首先入内务管理系统，注意是否有重复登记，并在笔记本上登记后转交财务部门。②如余额不足，又无任

6、何票据则查看是否有超过公司给与各客户的信用额度，如超过信用额度则查看是否有公司总部批示过的由营销中心打的申请报告以及客户出具“到期付款保证书”，保证书欠款额度100以下俞尧昌副总裁批示即可，欠款额度100万以上要求执行总裁批示。③这一方面也是为了保障公司的利益，规范工作制度。另外要求些都是很重要的。货款问题注意细节：a、原则上：发货采用现款现货的原则、超市或专业连锁系统有帐期或信用额度。b、票据类型：汇票、银行承汇（三方银行承汇必须按“银行提货单”金额提货）、电汇（新单位必须货款到我司帐户中方可发货）、支票（只限广东部分区域广州、东莞、江门、佛山）。c、当收到票据后，先检查票据是否有问题

7、，如盖章模糊、字体不规范。d、复印一式四份，留档、给财务（2份）、出纳；e、原件登记在本子上并给出纳签收；f、若遇到退票的，如盖章不清，超过三次背书的，马上退回办事处重办，并定期跟踪情况，直到寄回公司。g、做好全国三方客户（保兑仓）的余额明细表，要是有票据快要期的客户时，要马上提醒业务员去跟进，让客户尽快到三方银行存钱办提货通知书。h、抓紧资金回笼，公司总部对业务员前期已传真过来的汇票、银承或电汇底单，超过10天还未寄回公司财务的，