《计划单证流程》word版

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1、天马行空官方博客：http://t.qq.com/tmxk_docin；QQ:1318241189；QQ群：175569632计划单证的流程一、订货单处理：1、根据客户要求、市场需求及公司的库存填写“微波炉/空调/小家电产品订货单”。①调查客户在我司账面的余额，如有收款业务员必须在票据的复印件上签名，并连同“产品订货单”传至公司计划单证组。原件以最快时间EMS回总部。②按产品订货单填写数量、单价、备注（明折明扣、单价下浮、中转仓调货、售后有配件、有赠品、有样机、有资料等特殊情况）。③订货单位必须在订货单上签名、盖章。④如代理商发货至异地仓，订货单位须开具委托书注明收货地址、联系人及联

2、系电话，另在订单的右上角处明确注明发至异地（？）。⑤订货单上我司相关业务人员必须签名及留联系电话。2、计划单证员按要求做好“产品订货单”，计算好车位，联系运输公司安排好发运工作。3、财务打单人员按“产品订货单”打印成“产品提货通知单”。财务科盖“发出商品专用章”后方可在仓库装货。“产品提货通知单”各联作用：①第一联业务科存查——财务打单人员存档②第二联仓库存——仓库计帐员计帐③第三联财会部门结算——财务部人员计帐④第四联销售计提及财务结算——财务部人员计帐⑤第五联送货回单——运输公司运费结算⑥第六联业务员存——相关业务员记帐存档⑦第七联随货同行——运输司机存档⑧第八联门卫放行——保卫

3、科存档4、运输调度员按运输公司的车辆情况具体安排发运。在“产品提货通知单”右上角标注具体车号。5、财务打单员根据前一天发运的具体情况（发货单位、数量、金额、车号、备注等），汇总发电子邮件至相当办事处。二、代理商库存盘点。1、每月30/31日进行代理商库存实地盘点。2、盘点表的格式由计划单证科不断更新。3、代理商库存盘点要求一定要准确。三、关于计划单证所遇到的常见问题。1、货款问题①原则上：发货采用现款现货的原则、超市或专业连锁系统有帐期或信用额度。②票据类型：汇票、银行承汇（三方银行承汇必须按“银行提货单”金额提货）、电汇（新单位必须货款到我司帐户中方可发货）、支票（只限广东部分区域

4、广州、东莞、江门、佛山）。③抓紧资金回笼，公司总部对业务员前期已传真过来的汇票、银承或电汇底单，超过10天还未寄回公司财务的，将电话通知他们立即寄回外，还要将客户名称、票号、金额、负责收款的业务名单登记清楚，如果超过20天还未寄回或者换了票不通知公司的，除要业务员说明清楚原因外，给予一定的扣罚。④返利手续未办完如何发货？客户必确认我司财务的“财务对帐单”，再由客户出保证书，方可发货。⑤无货款如何发货？由营销中心打报告及客户出具“到期付款保证书”，公司相关主管按客户资信度，根据实际市场情况建议，报部门分管副总裁同意后，方可发货。2、运输车队问题：①对于各运输公司的路线由计划单证组提供及

5、联系方式。②对于在途车辆直按向运输公司有关人员查询。3、调货问题：①调货需凭营销中心报告（报部门主管批复）业务管理打调货委托书（盖公章）给被调经销商（代理商）。（业务员不需填写产品订货单）②调货的车辆由部门计划单证科安排。③调货后凭双方签收的具体型号办理开票手续。4、收货问题：①业务员提前提供资料——单位全称、收货详细地址、联系人电话、收货时间、货仓在市区还是在郊区、白天货车通行有无限制、有无装卸工人。②超市卸货业务人员需了解各项规定。1、我们不能埋头盲目地做事，要多思考和善于总结。2、我们作为一线人员的作战后方，平时跟别人通电话时注意语气要客气礼貌和耐心。3、我们在做客户发货订单时

6、，必须审核清楚订单上型号、单价、数量和这个客户帐户上是否有货款，如果帐户上既没有货款，又没有信用额度，想用返利款先发货的，在传订单的同时把保证书一同传真过来；遇到型号、单价模糊不清的时候，必须主动与业务员沟通好；要求客户在订单上必须盖章，业务员要在上面签名；如果当地有特殊方案操作和有赠品准备申报的话，一定要在订单备注栏里注明清楚，避免不必要的错误发生；每做一份订货单的同时，要优先考虑售后部是否有配件、办事处是否赠品、样机和资料随货走，还要注意这个要发货的单位是否已经有手续要求在发货单价中下浮返利差价；注意准确计算产品装车货运量，如果该客户走的是零担，就必须要在订单上注明清楚；如果遇到

7、是第一次发货的客户，就要让业务员提前提供资料——单位全称、收货详细地址、联系人电话、收货时间、货仓在市区还是在郊区、白天货车通行有无限制、有无装卸工人，要提醒业务员该客户由于是首次发货，因此该客户的票据要收到正本、电汇要到公司帐户上也能安排发货，等等。3、每天做好对外的产品库存信息，让各客户、业务员清晰知道公司里到底哪些型号有货、哪些型号无货，无货的型号预计在哪天生产，确保他们能准确掌握公司最新的产品库存信息。另外，我们也要注意产品库存的准确性，要是成品仓