财产采购管理及财务核算流程

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天马行空官方博客：http://t.qq.com/tmxk_docin；QQ:1318241189；QQ群：175569632第一节财产采购管理及财务核算流程摘自《永2003财（规）字第33号》一、总则为适应公司快速发展的需要,正确反映行政中心办公用品及财产的采购、领用情况，正确反映各分公司、各部门、各门店的财产使用情况及各项费用的合理配比。实现标准化管理，特制订本规定。二、适用范围按规定由公司行政中心统一采购的办公用品及各项财产。三、定义分类为充分发挥办公用品及财产管理效益(管理投入与管理效果对比)，按照库存物资ABCD管理法原理将其分为A、B、C、D四大类，并据此对财产进行分类分级管理。A类固定资产：是指单价2000元以上(含2000元)，且使用年限1年以上的财产。B类低值易耗品：是指单价在500—2000元（含500元），且使用年限1年以上的财产。C类低值易耗品：是指单价在100—500元（含100元），且使用年限1年以上的财产。D类消耗品：是指一次性消耗品单位价值100元以下。如纸类、笔类等。四、涉及岗位及职责 总部行政部负责办公用品及各项财产采购、验收入库、领用和保管。必须分类建立固定资产、低值易耗品、办公用品数量金额帐。总部财务管理中心核算部负责办公用品及各项财产采购付款、验收、领用的核算。必须分类核算固定资产、低值易耗品、办公用品。五、行政部采购操作流程（一）外部采购1、采购审批：各使用部门提出财产计划审批表，由行政部填写财产采购审批单，分A、B、C、D四类不同财产按人事行政部规定的审批权限进行审批。2、财产入库：按规定审批后由行政部通知供货商送货。①仓库管理员收货验收并核对供货商送货单，一致后签字确认。将签字确认的送货单一联交送货商，一联自留，一联交财产管理员。仓库管理员必须做好验收入库、领用、结存数量手工帐。②财产管理员根据签字确认的送货单必须按财产类别入库验收。分三类：A类为固定资产，B、C类为低值易耗品，D类为100元以下的办公用品。不得将不同类别的财产验收在同一张验收单上。财产验收单一式五联：第一联由行政部财产管理员留存，第二联交仓库管理员核对送货单验收入库，第三联交财务部验收入帐，第四联交财务管理中心资产管理专员，第五联交财产采购员③ 取得增值税发票的入库单价按不含税价格入帐，无法取得增值税发票的必须按含税价入帐。④财产验收单上必须注明财产名称规格型号、数量、单价和金额。1、采购付款：①A、B、C、D四类财产采购时必须取得增值税发票，如特殊原因无法取得增值税发票的，所购的财产价格必须低于市场价格的17%。并附书面说明。②采购付款审批手续按财务管理中心的相关规定执行，所有行政部的采购必须有财产采购员填写资金申请单、财产管理员签名，同时必须附以下附件：⑴财产计划审批表⑵财产采购审批单⑶财产验收单⑷增值税购货发票或普通发票，必须列明财产明细清单。财产验收单上的财产价格不得超过财产采购审批单的审批价格。购买验收单价超过计划单价的，由采购人员说明事由，按计划审批流程报批。财务付款人员必须认真核对，不符上述条件一律不得付款。2、财产领用：① 领用A、B、C三类财产必须由部门提出申购计划，行政按规定审批手续采购验收入库后，根据使用部门的需要财产管理员打印一式五联的财产调拨单，调拨单上必须注明收货单位全称、收货人员签名、财产的规格型号、数量、单价和金额。财产调拨单一式五联，第一联由行政部财产管理员自留，第二联交仓管员发货后出库记帐，第三联交财务核算部入帐，第四联交财务管理中心资产管理专员，第五联交使用门店。财产管理员及时将财产调拨单交财务部入帐。①领用D类办公用品必须由领用人提出申请，财产管理员核定后填写财产提货单到仓库提货，提货单上必须注明收货单位全称、收货人员签名、财产的规格型号、数量、单价和金额，同时将送货单上的各项领用信息录入系统出库记帐。每月25日止按使用部门、按领用的办公用品大类汇总各部门实际领用的办公用品明细清单交财部。汇总表必须注明领用部门、领用各种办公用品的明细数量、金额及各部门、门店的领用总金额。1、财产盘点：①每月25日必须对库存办公用品及财产进行实物盘点，盘点必须由财产仓库保管员，财产管理员参加，由仓库管理员对仓库的实物进行实地盘点，由财产管理员监盘，核对手工数量帐。根据财产管理员帐面库存数量同仓库进行盘点核对，做到帐实相符、帐帐相符。发现差错必须查明原因。造成损失的由责任人赔偿。月未必须将盘点报告表交财务管理中心资产管理专员审核。②每日25日做好本月办公用品、低值易耗品、固定资产进货、领用、结存汇总表交财务部核对，做到帐帐相符。 （二）内部采购：公司总部采购和门店采购α内部采购（公司总部采购）:行政部所购的财产是公司的库存商品1、各使用部门提出财产申购计划表，行政部填写财产审批表根据不同财产类别审批，由业务部确认购买价格。2、财务销售开票管理员根据财产审批表、业务部购买价格确认单开具一式四联的销售单，第一联（黄联）行政部留存、第二联（绿联）到总仓提货、第三联（红）联销售附件、第四联（白联）交财务管理中心核算部。3、凭第二联（绿联）到总仓提货后交财产仓库验收入库，行政部财产管理员根据仓库收货单做财产入库存验收单交财务核算部。β内部采购（门店采购）：行政部所购的财产是门店的库存商品1、各使用部门提出财产申购计划表，行政部填写财产审批表，根据不同财产类别审批，由业务部确认购买价格。2、行政部根据财产审批表、业务部购买价格确认单到门店开具普通发票，根据发票提货联到门店提货，发票联交财务核算部。3、提货后交财产仓库验收入库，行政部财产管理员根据仓库收货单做财产入库验收单，将发票联、财产验收单交财务核算部。（三）供货商直送分公司： 1、各使用部门提出财产申购计划表，行政部填写财产审批表审批，供货商直接送公司或门店的财产，由行政部填写手工调拨单通知分公司或门店收货，供货商送货后收货部门核对调拨单并签名，由供货商将收货部门签名的手工调拨单送总部行政部财产管理员，门店或分公司不能视同商品将财产入库验收。2、行政部财产管理员收到签名的手工调拨单做财产验收单，收到供货商增值税发票付款时，由行政部财产采购员做采购财产资金申请单，按财务管理中心规定的审批手续审批，同时做财产调拨单（附使用部门签名的调拨单）3、将财产计划审批表、财产验收单、财产采购审批单、增值税发票、资金申请单交财务核算部。4、将财产调拨单、收货部门签名的送货单交财务核算部。六、财务核算流程（一）科目设置：财务专设科目“材料物资/固定资产”、“材料物资/低值易耗品”、“材料物资/办公用品”。（二）部门设置：1、总部上海XX家用电器有限公司——各中心职能部门：财务管理中心、行政部、连锁管理中心、信息管理中心、物流管理中心、营销管理中心、审计委员会、总裁办。2、上海家电*上海XX家用电器有限公司—— 上海分公司各职能部门：上海财务部、上海人事行政部、上海营销部、上海连锁部、上海经理办。手机维修部*上海XX家用电器有限公司——上海分公司各非独立门店：宝山店、曹杨店、长寿店、东方店、金山店、康桥店、老西门店、南方店、上南店、松江店、田林店、五角场店、新大陆店、杨浦店、宜山店、德平店、川沙店、共康店、*上海永长家电超市有限公司：古北店*上海人晓家用电器有限公司：曲阳店*上海永嘉家电超市有限公司：嘉定店*上海永捷家用电器有限公司：青浦店*上海永一家电器有限公司：南汇店*上海永奉家电超市有限公司：奉贤店*上海永固制冷设备工程有限公司：直供部、技术服务*上海高地储运有限公司：上海物流部。3、家居公司*上海好到家家居有限公司：青浦家居店、五莲家居店、家居职能部4、其他：*上海大康建筑装潢有限公司：基建科、制作科*上海民融投资有限公司：房产部5、江苏：*无锡永锡家用电器有限公司:无锡南门店 *无锡永越家用电器有限公司:吟春店、总部各部门*苏州XX家电有限公司:三香店、华银店*泰兴市永高家用电器有限公司：泰兴店*上海XX家用电器有限公司江苏售后维修服务分公司：江苏技术服务部*宜兴市XX家电有限公司：宜兴店*南通永通家用电器有限公司：南通店6、浙江：*宁波市江东XX家用电器有限公司：宁波金凤、联丰店、天一店*慈溪市XX家用电器有限公司：慈溪店*余姚市永东家用电器有限公司：余姚店*杭州XX武林家电有限公司：武林店*杭州XX秋涛家电有限公司：秋涛店*杭州XX望江门家电有限公司：望江店*浙江XX家电有限公司：浙江各职能部门*绍兴永大家用电器有限公司：绍兴店7、福建：*福建XX商业家电有限公司：福州各职能部门、南公园店、黎明店三）开票要求： 1、上海XX家用电器有限公司下属各部门、各门店领用办公用品、财产不需要开具发票，可直接入相关费用。2、其他各部门、各门店领用办公用品、财产按对应公司开具发票及转帐通知单。3、A类财产可开具普通发票，B、C、D三类财产必须开具增值税发票。财务部每月必须同行政部财产管理员核对固定资产、低值易耗品、办公用品帐面库存金额，必须做到帐帐相符。本流程从二○○四年一月一日起执行。