秘书外事管理实务复习资料

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1、1、什么是办公室封闭式布局？封闭式布局即将分工不同的各职能部门，独立地安排于一间或一套房间内，组成一个个小办公室，各个部门办公室一般集中于一栋楼内，或一层楼内。优点：有利于保持环境安静，便于实行分级管理。缺点：各部门之间信息沟通不及时，工作协调不够灵便，也不便于监督检查，且占用的房间多。2、什么是办公室开放式布局？即将企业各职能部门的所有管理人员，常包括总经理在内，全部集中于一间大办公室内，一起办公，并按工作程序排列办公桌，室内一端安放几张沙发，作接待会客之用。优点：办事效率高；有利用相互监督；节省了办公用房和办公

2、经费。3、什么是混合式布局？即在开放式布局的办公室内，将各职能部门用组合式办公用具或其他材料，分隔成一个个工作单元。优点：既保留了开放式布局的优点，同时也避免了相互打扰。4、改善办公室空气有哪些措施？采用无毒无害的绿色建筑材料；安装空气清新器，定期检查、维修空调等设备，及时更换其部件，防止其副作用；在办公室吸烟污染空气；绿化办公室内外环境。5、如何阅读报纸？主要是利用每天上班一开始的时间，浏览当天的一份或者几份报纸，将这些报纸中有关本行业的商情、价格行情、市场动态、新产品等有关资料，用红笔圈出，呈送给经理阅读。有的

3、还需要做简报。电子报纸的阅读，复制集中阅读。有需要的还要作注释和说明。6、如何听取指示？带上笔记本听取上司布置工作，以速记的方式记录下上司的指示，按要求执行。注意的问题：听取指示时，应认真的边听边记，适时地点头应答；不明白或有歧义之处要询问；需发表意见时，应用征询的语气陈述自己的看法，讲清理由，按上司最终指示办理。7、值班工作的任务有哪些？1）收受报刊杂志和邮件、文函；2）接听电话，写好电话记录，予以答复或转给有关部门、上司处理；3）接待来访者，酌情处理他们的问题；4）负责单位的安全保卫工作。8、简述收到邮件的处理

4、程序。收受邮件→邮件的初步分类→拆阅邮件→邮件登记→邮件的分发9、简述信件的装封的要求。要求：要考虑到保密，应将信纸上打印有文字的一面向里折叠；考虑自己折叠时和对方拆阅时的方便；要整体装封，按顺序整体折叠；美观。10、印章的种类有哪些？正式印章、专用印章、套印章、钢印、万次印、手章、名章、戳记11、简述印章保管的内容。1）选择好单位印章放置的地方，一般放在单位的机要室或办公室较好。2）选择好管理印章的人员。3）印章的保管应建立严密的制度。4）印章保管人员还要注意保养印章，及时进行清洗。12、简述用印的规定。1）检查

5、上司批准用印的签字，用印应由这个机关或单位的有关负责人批准；2）审阅、用印内容，审阅了解用印内容，检查留存材料是否齐全；3）登记，每次用印都应进行登记，登记项目：用印日期、编号、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数以及留存材料等项；4）盖印。盖章要用力均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观、便于识别。13、介绍信使用注意事项使用前，必须经过主管领导的批准，一封介绍信只能写给一个单位，不许开空白介绍信；介绍信应该有编号和骑缝章，存根与正本一致，予以存档，没用过得介绍信要存贴回原位，并说明情况；若有遗失，应向

6、单位反映，14、时间安排基本要求：1）统筹兼顾。所谓统筹兼顾，就是安排日常活动要从组织的全局出发统一筹划，又要兼顾上司的实际情况。2）安排规范.就是根据组织上司的分工，明确规定哪一类组织活动应由哪些上司参加，避免出现随意性，注重实效，克服形式主义。3）效率原则。日程表的安排要体现效率原则。4）突出重点。采用ABCD法则,对完成中心工作有直接联系或重要的活动，要优先安排，提高效率，充分利用时间，合理分配精力，完成工作任务。5）留有余地。安排上司的时间要留有余地，不要安排得过于紧密，要给上司有空隙时间。6）适当保密。上

7、司的日程安排，一般都是自制成一览表的形式。日程表给上司一份，给秘书科长和其他上司一份，再就是有关科室和司机一份。不过，给科室和司机的日程表，内容不能太详细以防泄密。7）事先同意。在安排上司的日程表时，无论是一般的工作还是重要的工作，都要事先得到上司的同意。15、日程安排的内容。秘书日程安排的内容是把上司或组织每月、每周、每天的主要活动纳入计划，并下发给组织相关单位或部门。内容：1）各种接待、约会。2）商务旅行活动。当前各组织上司特别是企业上司经常到各地、各国去联系合作事宜，进行市场调研和参观学习。3）参加各类会议。

8、4）到车间进行实际检查或指导。5）组织的各类重大活动的安排。6）上司私人活动的安排。16、日程安排注意事项1）日程表编写以记叙、说明为主要表达方式，不加评论，不作过多分析，简洁而且具体，2）使人一目了然。3）月计划、周计划、日计划不要安排得太满，尤其是后两者。4）所有的日程安排都应按上司的意思去办。5）活动与活动之间要有一定的空隙时间，以避免一些时间冲突。6