关于农业科研档案管理工作的若干对策和建议

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1、关于农业科研档案管理工作的若干对策和建议关于农业科研档案管理工作的若干对策和建议农业科研档案是农业科技工作者在科研活动中形成的文字、图表、数据、声像、电子材料等的总称，是对科研活动过程中科技工作者的思路、材料、方法、数据、结论的真实记录，是总结经验教训、分析科学规律、保护知识产权的重要依据，是宝贵的知识财富和信息资源[1-3]。认识当前农业科研档案管理的特点和现状，深入分析农业科研档案管理存在的问题，探索如何进一步加强农业科研档案管理工作，对于提高农业科研院所的科研水平、提升其科技创新力具有重要的现实意义。　　1农业科研档案管

2、理的特点　　农业科研档案是农业科研工作的第一手资料，是对科研工作的详细和真实记录，也是农业科研单位管理创新、技术创新和提高竞争力的一种重要智力资源[4]。农业科研档案的形成不同于一般文件档案，具有以下特点。　　1.1农业科研档案种类多、数据量大　　农业科研档案往往涉及不同的学科和领域，记载大量的科研数据和成果。以天津市农作物研究所为例，农作物科研档案既包括本文由.L.收集整理水稻、小麦、玉米、马铃薯等粮食作物，也包括大豆、红豆、棉花等经济作物。同一作物的科研档案往往既包括基因定位、克隆和转基因等基础和应用基础研究学科内容，也包

3、括新品种选育、种子生产技术研究、配套栽培技术研究等应用学科内容，甚至包括种子生产、中试示范、品种推广、农产品深加工等研究内容，基本覆盖了产业链的全部关键环节。即使新品种选育单项科研档案也是包括育种计划制订、组合配制，夏季当地后代表现和选择、冬季南繁加代后代表现和选择，定型品系在不同生态区域内示范表现情况，参加国家或省级品种区域试验情况等方方面面内容，十分复杂。　　1.2农业科研档案收集范围广、收集周期长、形成时间分散　　项目是科研的核心，农业科研也不例外。农业科研论文的发表、科研成果鉴定和登记、专利和品种权申请等往往都围绕项目

4、进行。随着经济水平的提高，国家对农业科技越来越重视，一个课题组所承担的科研项目类型也往往比较丰富。既有同国内外其他科研团队联合执行的合作项目，也有本课题组独立承担的各种类型的项目，甚至一个课题组在某个时期内同时承担几个不同类型的科研项目，因此农业科研档案收集的范围较广。农业科研周期一般较长，例如一个农作物新品种从组合配制到获得审定证书往往需要七到八年，甚至更长[5]，时间跨度大形成时间分散，导致农业科研档案的收集周期也比较漫长，少则三五年，多则十来年甚至更长。　　1.3农业科研档案专有性、保密性和成果性强　　农业科研档案是农业

5、科研活动的真实记录，因此其专有性和保密性较强。但由于农业科研研究周期的长期性，科研过程中和成果应用后所涉及的地域的广泛性，导致农业科技成果的可控性和保密性。例如农作物育种既要夏季在当地种植，还要海南或云南南繁加代。有些成果既要在当地应用，还要在相同生态区域内应用，有时候一个品种适宜种植区域甚至达到几百万公顷，涉及几个甚至十几个省份。再加上农业生产中繁殖后代所用材料既包括籽粒，也包括根、茎、叶、苗等多种形态，极易发生侵权行为，而且被侵权后调查取证不易，往往难以辨别，鉴定过程较为复杂，造成保护困难。而农业科研档案则因为真实详细地记

6、录了相关科研活动，成为农业知识产权保护中最直接和有力的证据[6-8]。2农业科研档案管理现状和问题　　2.1认识存在不足，管理力量薄弱　　多数农业科研单位往往只重视科研项目的申请、执行和成果申报等工作，对科研档案工作的重要性、复杂性和专业性认识不足。认为只要档案保存无差错，检查能过关就可以，档案工作不纳入年终考核范围，因而科研人员普遍不很重视档案工作。此外，部分单位档案管理人员为科研部门人员兼职，而且管理人员多数不具备档案管理的专业知识，管理力量薄弱。　　2.2收集难，档案不全　　客观上，多数农业科研工作者档案意识模糊或缺失，

7、不了解归档的要求、范围和重要性，在一些科研活动中，对资料收集不重视，不能及时、有效、全面、系统地保存有价值的档案资料。在科研活动结束后，部分科研人员缺乏归档意识，一是存在认为档案材料留在自己手里用起来比较方便的思想，二是某种程度上不愿意核心内容材料和成果公开。不能做到及时归档，使一些原始调查数据、图片、声像等档案资料散落于本部门、各成员的办公室里，久而久之，遇到打扫卫生、调换办公室或搬家等无意中被当作废品丢弃，宝贵的历史资料从此流失。这些行为严重影响了农业科研档案的系统性、完整性和真实性。　　2.3管理手段落后，利用程度低　　

8、随着社会进步和农业科技的发展，农业科研档案数量也日益增多，同时光盘、U盘、硬盘等记录载体种类的日益多样性，农业科研档案的收集、整理和利用也越来越复杂。传统农业档案管理工作多采用纸质管理，往往以年份和种类作为分类依据，在不知道具体的时间和关键类别的情况下，要查询档案只能采取大范