浅析如何做好基层研究所生产档案管理工作

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1、浅析如何做好基层研究所生产档案管理工作　　中图分类号：F273.2文献标识码：A　　：1004-4914（2016）05-221-01　　一、研究意义　　生产档案作为基层研究所产品科研生产过程中的真实记录，不仅代表着产品生产过程的历史，也代表着我们单位生产运营的历史过程，更是促进我们单位事业持续有效发展的重要依据。生产档案管理工作已成为基层研究所基础性管理工作不可或缺的一部分，做好基层研究所生产档案管理工作意义非凡。　　二、档案相关定义与分类　　（一）定义　　档案是指企业在研发、生产、经营和管理等活动中形成的具有

2、保存价值的各种形式的文件。　　档案是指反映企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料。　　本文所指的档案是橡胶与密封研究所批量或小批量生产密封剂、橡胶胶料和橡胶制品以及非金属试验室检测过程中形成的、具有保存价值的合同、原材料质量证明、生产流程卡、生产记录、检测记录等具有保存价值的文件材料。　　（二）分类　　目前基层研究所涉及档案按档案性质分，可分为科研生产档案和产品生产档案；按体系划分，可分为质量体系档案、宇航体系档案、实验室

3、体系档案，本文研究的是产品生产档案和非金属试验室检测记录。　　三、目前基层研究所档案管理工作中存在的问题　　（一）档案意识薄弱　　生产档案管理作为基础性管理工作往往引不起高度重视。一般情况下，基层研究所大部分人员致力于科研、生产的发展工作，生产档案工作最为基础性管理工作，往往不受重视，认为档案管理工作可有可无，这样容易导致归档不及时甚至档案缺失的问题。　　（二）档案管理缺乏有效培训体系　　目前基层研究所从事档案管理工作的均是兼职人员，绝大部分没有专业的档案管理知识背景，且人员流动性较大，而归档任务繁重，往往都是进

4、行简单的档案管理过程培训，没有统一的档案管理相关知识培训，对于档案收集人员往往存在档案收集不全、整理不到位的问题，对于档案管理人员容易存在归档资料检查不全面、归档流程不清晰的问题。　　（三）信息不对称　　基层研究所目前归档范围主要包括生产档案和试验室检验档案，生产档案一般依据合同归档，兼职档案管理人员对实际应归档数量和合同履行率情况不了解，缺乏统一的信息检索平台，只能或邮件实时告知及时归档，对于实际应完成情况无法考核，这样容易导致部分合同未归档的情况。　　四、如何做好基层研究所档案管理工作　　（一）加强领导和员工

5、重视程度　　要想持续做好产品档案管理工作，必须提高领导和员工意识，领导的重视程度直接决定了档案管理工作的地位。首先，可以成立基层研究所档案管理小组，由研究所领导为组长，兼职档案员和各班组长为组员；其次，档案管理小组对每年档案管理工作进行部署，年初有计划、年底有总结，每季度各班组根据实际合同任务进行档案管理工作总结，并根据奖惩制度进行考核，提高档案管理工作的重要性；第三，定期组织各班组归档人员的沟通交流会，让从事档案管理工作的人员感受到该项工作的重要性和价值性，同时也能就实际档案管理工作中遇到的问题进行交流，切实提

6、高档案管理从事人员的工作积极性和工作热情；第四，落实档案管理工作相关考核激励制度。通过考核激励，不仅能够起到约束作用，同时也能有效调动员工的主动性，提高工作成就感。　　（二）建立档案管理工作培训体系　　基层研究所档案工作细致、繁琐，档案管理工作人员的素质和业务水平在很大程度上决定了档案管理工作的质量和效率，针对目前基层研究所档案管理工作人员的设置情况，建立一个有效的培训体系至关重要。首先，加强岗前培训。基础研究所人员流动性大，但交接工作未必做到及时有效和全面，因此对于从事档案管理工作的人员必须进行岗前培训，让其熟

7、悉档案业务流程。第二，加强档案管理知识（业务）培训。这个不仅要针对兼职档案人员，也要对全员进行宣贯，档案主管部门可以定期对基层研究所兼职人员进行相关知识培训，拓展兼职档案管理员的理论知识和业务水平，同时由兼职档案人员对其研究所各部门兼职归档人员进行知识宣贯，分层逐级提高全员档案管理意识。第三，不定期组织向外单位先进档案管理部门学习，了解先进档案管理经验和做法，并结合自身工作思考借鉴之处。　　（三）运用管理工具进行档案管理工作　　首先，基层研究所根据自身档案特点，可将档案管理流程进行标准化作业。档案管理工作流程主要

8、包括：收集、整理、核对、组卷、保管和管理利用等，基层研究所可以将每一步骤进行标准化作业，每一步骤明确工作流程、负责人、时间节点等要求，让档案管理工作更直观、更标准化；第二，将档案管理工作纳入信息化系统。利用信息化系统，基层研究所档案管理工作人员可以随时查阅应归档合同情况，实时监督相关人员及时归档，保证归档资料的齐全性。同时，可将纸质档案转化为电子版形式后存入信息化系统，全