浅析如何做好档案管理工作

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1、浅析如何做好档案管理工作【摘要】本文针对我国档案管理工作存在的问题，提出一些相应的对策和措施。要提高档案管理手段，完善档案管理制度，提高档案管理人员素质，切实做好档案管理工作。　　【关键词】档案管理；现状；问题；完善措施　　　　随着我国经济的发展和改革开放的不断深入，档案工作在日常的工作中，也发挥着越来越重要的作用，如何做好档案工作，如何更好的为其它工作提供档案依据，如何不断的完善档案管理，是近些年来无数的专家和学者都在研究和探讨的问题。本文结合多年来的实际工作经验，谈一些粗浅体会。　　一、档案管

2、理工作的重要性　　档案工作对于单位工作来说是至关重要的，但是很长时间以来，很多人对于档案工作的理解都不深刻，也过于狭窄，他们并没有认识到档案管理工作对于单位的有效有序健康发展起着十分重要的作用，而且档案管理工作也是日常单位工作中的一部分，是提高工作效率和质量的必要，是维护历史真实的一个重要依据。科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。单位档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。　　二

3、、档案管理工作的现状　　经济的发展和科技的进步，让档案工作自身也发生了重要的变化。首先，在科技的影响和冲击下，档案的形式由原来的手写文字档案逐渐向数码多元化档案迈进，由原先的视记录识别方式也逐渐向计算机识别方向转变。其次，对于档案的管理也由原来的传统手工模式向计算机单机或是网络信息管理模式转变，而对于20世纪档案工作最重要的和突出的贡献就是档案的生命周期的理论也随着档案工作的不断发展和完善而产生，档案生命的周期理论，将档案的成形到销毁过程中，把档案形成的变化分成了若干的阶段，而且对于档案的服务对象

4、，保存地点和管理模式都进行了详细的表述，而且这一理论的产生也更为准确地揭示了档案的运行过程，为实现档案的系统化、管理化等提供了理论上的支持和依据。　　三、我国档案管理工作存在的问题　　1、档案管理手段落后　　虽然我国的档案管理工作也在不断的提高和发展，但是就目前情况来说，我国的档案管理还主要以手工管理为主，比如象手工录入，手工检索，不仅在编篡档案时需要大量的工作时间，而且检索时过程也非常的麻烦，并且手工检索的方式对于信息的排查速度实在太过缓慢，管理的手段相对十分原始，在管理上科技的运用还存在不足，

5、网络意识不够，管理意识薄弱、对于办公自动化管理还没有提上日程，这些落后的管理手段，势必对于档案管理工作带来了相当大的不利因素，会阻碍档案管理工作的发展和完善。　　2、档案管理制度缺乏　　目前我国档案管理工作制度匮乏，没有系统化、专业化和细分化的管理制度，管理范围小，收档力度不够，档案利用率低下，安全性差，长期性薄弱，很多的档案在不少人的眼中成为了废纸和没有任何价值和意义，在很大的程度上造成了档案工作只有其形，而无其实，无效果，档案管理工作缺乏应有的长期性和连续性。而且因为制度匮乏，也造成了档案有借

6、无还，有期无日，很多的档案在交换或是查档时或是借用时，流失现象严重。　　3、档案管理人员素质不高　　就我国档案发展的现状来看，我国档案管理的人员良莠不齐，新的专业的档案管理人也不断的融入档案管理中，但是相当一部分的管理人员是非专业的，对于档案工作不了解，对于档案的重要性体会不深，对于档案管理的规则和发展更是无头绪，无秩序，无规则，无原则，一切还按着经验进行管理，一切还遵循着老套的管理体系进行归档。另外，档案管理的领导总体管理不够，层层管理相对较松，这就在一定程度上造成了档案管理的安全性薄弱。　　四

7、、加强我国档案管理工作的建议　　1、提高档案管理手段　　当前，高科技不断的走入人们的工作和生活之中，而且对于档案管理工作的手段来说，更带来了新的工作技术和手段，视频、多媒体的使用，使档案的管理多元化。首先，引进新的办公系统，彻底实行电子化归档，不仅有利于录入档案，节省检索档案时间，而且对于电子版的档案，更为方便借阅和归还，方便了异地档案的查阅和全国档案系统的完善。其次，档案管理手段科技化，增强了档案归档的方式，比如说视频和有声资料，这就更加实际、真实、多元化的记录了档案，给编辑，查阅，采用，审核，

8、都提供了资料的基础。再次，采用科技手段，更为档案的保护工作带来了方便和快捷，传统的纸制档案，褪色的现象较为严重，而且如果保存方法不对，保护和看管力度不够，会由于人为，天灾，虫吃鼠咬和本身的档案纸质量的因素而受到影响，造成档案的缺失和档案资料查阅的困难。最后，科技手段还为档案共享提供便利的条件，使异地查档成为可能，使全国的档案可以迅速集中和发放，调档更为便利，归档更为方便，所以在当今的条件下，我们势必要对于传统的档案管理手段进行相应的改革，以适应时代的发展和工作的需求。　　2、完善档