企业档案管理中影响企业记忆的因素及对策

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1、企业档案管理中影响企业记忆的因素及对策企业档案是在企业各项活动中直接形成的有保存价值的各种载体形式的历史记录,是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业记忆是企业在管理和经营等活动中形成并能为全体职工普遍接受和共同遵循的理想信念、价值观念和行为规则。企业档案工作与企业记忆建设都是企业基础管理的一部分,分属不同的管理范畴,但二者相辅相成,互相依托。随着社会的进步和经济的迅猛发展,企业要在激烈的市场竞争中获得持续性发展,必须高度重视企业档案工作及企业记忆建设。1.企业档案工作与企业记忆之间的关系企业档案以具体的物质形态而存在,是对企业记忆零散的表层反映,企业记忆是从客观真实

2、地记载企业各项活动的企业档案中,经过加工、提炼、升华的内在现象。从本质上来说,企业记忆和企业档案有同一层含义,二者缺一不可,有着密不可分的关系。1.1企业档案工作是对企业记忆的传承、证实、弘扬和展示企业档案是企业在其生产、经验等实践过程中直接产生的本源性记忆的第一手材料,是真实的、连续的、广泛的企业记忆本身,因此,档案视为企业记忆的一种形态,它即在企业记忆之中,又作为企业记忆的一部分。通过档案工作,人们可以跨越时空的界限将企业记忆保存起来,延伸并传递信息。档案是最原始的、真实的历史实践活动的记忆,可以作为证据,证实企业发展历史上曾经发生过的事件。通过档案编研工作我们可以有

3、意识地、选择性地强化记忆,塑造记忆,从而对企业的光辉历程和丰功业绩进行弘扬和展示。1.2企业记忆是企业档案存在的根本企业之所以要建立自身的档案,直接原因是源于档案本身的价值――记录和承载信息。档案是一个企业核心经济发展的基垫,是后人参考和学习的宝贵经验。每个企业档案的建立都是以企业主流意识和需求为导向,通过记载、展现相关的企业档案信息,继而形成了符合企业具有时代特征的主流意识形态、占主导地位的企业记忆和记忆集合,从而起到对企业员工思维和意识的导向作用,巩固并深化既有的企业秩序和企业文化,为企业的可持续发展提供了有力的非物质保障。企业记忆的保护是企业建立档案的根本原因,需要

4、保存企业记忆的内在要求催生了企业档案工作的出现和建立。一个企业从产生到发展,必定会形成许多种类的档案文件,这些档案文件的产生证明了企业从无到有的一步一步发展,当这个企业的发展完善到一定程度的时候,企业管理者们逐渐意识到企业记忆是需要被企业整合保存并掌握的,以便于运用在指导下一次的企业管理发展中,把对企业记忆的保存提升到管理的战略高度,更强调了企业记忆在企业发展中的重要性。2.企业档案管理存在的影响企业记忆长期保存的因素2.1档案意识淡薄,对企业记忆的构建进程构成了最大障碍由于宣传和经验等方面的原因,无论是企业领导还是一般员工,大多对企业档案管理仍停留在“企业文件资料的收集

5、、保存与查阅”的认知层次上,档案意识普遍比较淡薄,远没有认识到企业档案在凝固企业记忆、塑造企业文化、提升企业核心竞争力方面的基础性作用。即便是一些企业档案工作人员,对所从事工作的重要性了解也不是很深,习惯于看门守摊式地管理企业档案,“两耳不闻窗外事,一头钻进故纸堆”,忙忙碌碌无人知晓,和企业其他部门缺少交流和沟通,造成企业档案工作的“孤岛”现象。可以说,由于档案意识问题,电子文件收集缺漏、大量有价值的文件被忽视、重要的档案资料被处理掉等现象并不鲜见,对构建完整、真实的企业记忆造成了最大的障碍。2.2管理人才缺乏,在企业记忆的维护与塑造形成了明显短板企业档案管理人员的素质高

6、低严重影响着档案信息服务的质量,关系着企业记忆的维护与塑造。目前,很多企业的档案管理都是作为企业管理的辅助性工作,在人员配备上多是为解决企业的困难,年龄偏大、学历偏低、档案专业知识匮乏、企业行业知识不足,主动服务意识差、知识技能更新慢,无法提供更深层次的服务,不能适应数字化时代对档案工作的要求。2.3开发利用不够,对企业记忆作用的发挥造成很大制约档案管理的最终目标是提供利用。但一方面,主动服务意识差。往往坐等上门,且仅能提供原始的档案信息,无法满足使用者的期望;另一方面,编研工作滞后,缺乏档案信息的分析与研究,难以提供对企业发展有价值的信息资源;第三方面,提供利用服务的形

7、式单调,没有给查阅者形成满意的档案使用体验。这些问题,制约了企业档案在企业记忆方面作用的发挥。2.4管理创新滞后,在企业记忆的长期保存方面存有隐患相对其他工作而言,档案人员工作相对独立,默默耕耘着这份“功在当代、利在千秋”的伟业,这种环境容易使档案人员缺少创新和竞争的动力。3.改进企业档案管理实现企业记忆长期保存的对策3.1加强档案的宣传工作,增加全员档案意识,从而提升对企业记忆的保存意识档案宣传工作是档案工作重要的组成部分,是让全社会和企业员工认识档案、了解档案工作,支持档案事业发展的一个重要窗口,它渗透、贯穿于保存企业记忆