预算控制在erp中实现和价值

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1、预算控制在ERP中实现和价值预算控制已成为企业管理体系的基本构成。ERP系统通过流程与数据支撑企业管理体系的运行，因此预算控制融入ERP已是必然选择。本文分析传统预算控制的难点，并且以微软DynamicsAX2012系统为例阐述ERP中预算控制的关键实现路线，最后说明此方案的价值。一、预算控制的方法与难点预算控制遵循PDCA原则，即预算编制（制定标准）、预算控制（执行监控）、预算分析（差异分析）和预算调整（优化改进），最终根据预算与实际考核绩效，对后续预算管理提供参考。无论是采用零基预算还是增量预算，预算编制的数据最终均对应到具体的会计科目和财务维度，例如：销售收入预算对应到销售收入科

2、目、部门维度；销售费用预算对应到销售费用科目、部门维度等；采购预算对应到应付账款科目、供应商维度等。在传统模式下，应用EXCEL、WORD等编制预算后，预算是“死”的，预算条目与会计科目相互脱节，不便于预算的控制。实际生产经营活动是持续变化的，为了做好预算控制，需要对纳入预算控制的每一笔业务进行监控，检查其是否在预算范围内；并在超出预算时，进行报警或进入特殊处理流程。然而传统模式下，在业务审批过程中，很难记录每一笔业务对应的原始预算、已发生的金额、保留的金额（已承诺将来要发生但未支出的金额），这样往往导致预算控制失效。即便在财务软件中，对会计科目和维度控制了预算额度，但是由于业务过程未

3、与财务衔接，那么只能是在记账时比较业务凭证与预算额度。这实质上已是事后管理，因为业务已经发生了。随着业务的开展，预算可能需要修订，那么修订的原因、结果，均需详细记录，以便追溯预算变迁的过程。在传统模式下，预算的调整比较困难，因为对为何需要调整、调整前后的具体差异难有有效的跟踪措施。当预算调整后，还有多少可用的预算，怎么控制后续的业务等，均存在较大的困难。由于预算控制的不及时，预算往往流于形式，或者没有起到对业务的控制作用，久而久之，预算的准确性、有效性和严谨性就大打折扣。因此，通过ERP系统，将预算控制纳入业务过程，从业务发生的源头就开始控制，才能保证预算控制的有效性。二、预算控制在E

4、RP中的实现ERP系统中对预算的管理必须保证“计划一控制一考核”的三位一体，即从预算控制的参数、预算编制、预算执行与监控、预算分析到预算执行报告基于统一的数据与流程，监控从业务发生的源头入手，确保业务在预算内发生；当预算调整时，同样基于已有的数据进行修订，系统记录变迁的历史与差异，从而为预算检查、分析、报告提供完整的数据。ERP中预算控制的流程如图1所示，技术路线详细阐述如下所示。1.定义预算控制的基本规范在实施预算管理前，首先明确预算控制的周期、范粒度、业务和凭证类型、审批流程等，这相当于定义预算管理规范。规范是信息化的基础。◎预算周期：预算的起止时间是什么，例如年初到年末、月初到月

5、末，预算是否平均分配到每个会计期间（月）等。实际应用时，一般以年为单位，逐月分解，这样有利于业务的均衡性。◎预算范围与粒度：例如“销售收入”纳入预算管理，为了细化控制，将销售收入分解到每个销售区域；或者对“銷售费用”中的“广告费”按广告媒体进行细分，如电视、网络或杂志等。预算范围与粒度取决于企业控制的要求，要求越细，那么相应的管理措施就必须配套。◎业务和凭证类型：定义纳入预算监控的业务类型、凭证类型，并且设置超过预算后的处理措施。例如对采购业务的控制是从采购申请还是从采购订单开始。如果选择“采购申请”，那么当采购申请的金额超过可用预算时，采购申请就不能生效。但是如果不选择“采购申请”，

6、只选择了“采购订单”，那么采购申请通过审批后可以生效，但在采购订单中由于超过可用预算，将不允许进入后续执行流程。◎审批流程：定义预算编制与审批的工作流，只有通过后的预算才能生效。1.预算编制根据预算控制的基本规范，编制预算条目，这是预算控制的依据。只有符合规范的预算条目，才能够提交审批。例如，“销售费用”中的“广告费”要求按媒体进行细分，如电视、网络或杂志等，那么就必须将广告费分解到每类媒体（ERP中的财务维度），这样才能按维度进行细分控制。为了方便预算编制，ERP系统提供EXCEL模板，在EXCEL环境下调用ERP基础数据，例如会计科目、维度和金额类型（收入/支出）等，这样保证了数据

7、的准确性，方便系统控制。预算条目编制后，经过审批，即可发布，这样系统将更2）。新预算额度，以新的预算额度控制业务2.预算执行监控与分析预算编制与生效后，在实际业务过程中，就能够检查可用预算，报告检查结果。预算执行监控时，不是简单对比预算额度与实际额度，而是综合考虑各种因素，包括：原始预算、预算修订、已申请/审批的额度、已产生额度和预留的额度等，这样能完整地监控从预算到实际的全部变迁过程和数据。例如，“销售费用办公费”的预算是1000元，在采购