电子文件管理.doc

《电子文件管理.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、电子文件管理第一讲电子文件概述一、电子文件与电子档案的含义•（一）电子文件概念（《电子文件归档与管理规范》）•（ElectronicRecords）是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。•这一定义按照电子文件形成、管理、利用的顺序对电子文件作了界定，•它形成于数字设备（如计算机、扫描机），并有相关环境（如操作系统、数据库）支持；•以数码形式（数字、图形、音频、视频）存储在外存储器上；•阅读及处理需设备；•借助网络传输

2、。•（二）电子档案的概念•电子档案是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。这一含义有四层意思，•一是电子档案是已归档的电子文件，已归档要求：具有保存价值，已进行整理。•二是电子档案具有保存价值，具有保存价值：主要是本单位自身的文件，具体指：反映本单位主要职能或业务工作、反映本单位历史面貌、反映本单位的主要财务与产权关系。•三是电子档案要按一定方法整理，不是杂乱无章的，而且要求集中统一管理。•四是电子档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据，否则就

3、不能使用，这就类似过去的甲骨文，十年前的DBASE等设计的管理软件。二、电子文件的形成22三、电子文件的类型•（一）按电子文件的信息存在形式分类，电子文件可分为如下几类：•一是文本文件（text,字或表处理文件）。是指用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。•二是数据文件(date，数据库电子文件)。以数据库形式存在的具有文件属性的记录。数据库、记录、字段是其三个层次。•三是图形文件（graphic）指根据一定算法绘制的图表、曲线图，如计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的设计模型、图纸、图

4、画等文件。•四是图像文件（image）。指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。•五是影像文件。指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种形态画面，如数字影视片、动画片等•六是声音文件。指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。•七是命令文件，即计算机程序。•（二）按文件组成方式•1、简单文件：仅有一种格式组成的文件。•2、复合文件：含有多个独立数字流和索引信息的文件•3、复杂文件：含有多种数据类型，并由多个OLE服务器（对象链接与

5、嵌入服务器）操作的文件•多媒体文件。     •超文本•超媒体文件     •（三）按文件的功能划分•主文件：指表达作者意图、行使职能的文件•支持性文件：主要是指生成和运行主文件的软件。•辅助性、工具性文件：指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。五、电子文件的特点及其影响22•（一）电子文件对软硬件设备的依赖性。•主要表现在它的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的。•依赖计算机设备和各种操作系统、管理系统来生成和管理,•依赖网络设备和特定载体来存储,•依赖网络环境来运行和远程传输,•

6、依赖各种专用软件来阅读、识别和处理。•离开了存储载体,电子文件则无法保存•离开了各种操作系统和专用软件,储存于特定载体的电子文件也无法阅读和处理;•离开了网络环境,电子文件则无法进行网络管理、远程传输和利用,人类就无法实现信息资源共享•（二）电子文件内容、结构与存储载体的可分离性•第一,电子文件是以“数码序列”的形式存储,又以文字、图形、影像或声音等电子文件形态显示输出•第二,有些文本类电子文件的文件内容与文件格式版头也可能是分离的•（三）电子文件的易逝和易变性，也称“不稳定性”。•1、电子文件的易逝性,

7、主要体现为电子文件的被损坏和丢失。•常见的主要有以下几种情况:•一是由于工作人员操作失误(存盘不当或错误删除文件等)而导致的文件丢失;•二是由于计算机操作系统、电子文件生成系统或管理系统等的性能不稳定,而导致文件的损坏或丢失;•三是计算机网络硬件设备和电子文件存储载体(如网络服务器、计算机CPU、计算机硬盘、磁盘、光盘、移动硬盘、U盘等)的性能不稳定或损坏,造成文件不能读;•五是联网的计算机或服务器中的电子文件被黑客删除或被病毒破坏等•2、电子文件的易变性,主要体现为电子文件容易被人为的更改。•人们在没有

8、安全防范措施的计算机等数字设备(含数码相机、数码录音录像机)中或在网络环境中有访问修改权限的“管理系统”22中,对电子文件可以随时更改它的内容和结构,而且难以识别被更改的痕迹。•（四）电子文件对背景信息和元数据的依赖性•1、“背景信息”,国家标准定义为:“描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。”•电子文件的“背景信息”可以理解为电子文件真实性、完整性和有效性的证