国际商务秘书—秘书队伍中的独特分支

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1、国际商务秘书—秘书队伍中的独特分支2007年6月和8月,应邀分别在吉林市与长沙市,参加了两次关于国际商务秘书理论与实务的研讨会。这两次会议是由国家商务部门与湖南《当代秘书》杂志社、吉林金岭职业学校等组织的。参加的人不多,但有商务部所属机构的领导、来自几所商业大学的教授,和北京、东北、广东、湖南等地的经验丰富的秘书职业教师,以及曾任驻外使馆商务参赞的国际商务专家;我可说是与会的“外行”,特别感到有新的体会与收获。我国秘书学科与对秘书工作的研究,近三十年来发展迅速,成果辉煌,但主流是对党政机关秘书的研究;其次是对民间

2、秘书的研究也有所进展,最近几年对于秘书职业技能实务的探索,从深圳到北京也有很好的探索。然而,对国际商务秘书的研究,则是一个空白。在全球化的时代,国际商贸不仅数额庞大,对于中国来说,已经是国家富强、和平崛起的支柱。试设想假如没有从国际商贸而赚来的1万多亿的外汇美元,我国今天在国际上能有那样大的发言权吗?可见探讨国际商务秘书问题的迫切性与重要性。再从另一角度看,也说明了秘书学科的分支广阔,不能大家都停留在机关秘书领域里去研究,商务秘书是秘书队伍中的一个重要的独特的分支。会议探讨了一些基本问题:国际商务秘书的概念:是指

3、从事国际间的商务贸易往来的机构中的专业秘书人员,具有跨文化传播的特征,重在辅助上司外贸经营。而不同于“涉外秘书”的概念。它们是上司的经营助手,而不同于管理行政事务的助手。因此,国际商务秘书的素质要求,必须通晓有关国家的商业文化,善于收集、分析国际商贸信息,把握最佳互利互惠的商贸机运。当然,必要的交际语言、礼仪形象是其素质的一部分。国际商贸秘书信息工作的内容,包括:政策信息(本国与外国)、市场信息(也是多国多方的)、内部(含员工)信息、物资信息(库存)等。国际商务秘书还具有培养海外客户、沟通客户感情的任务,这也与一

4、般公关不同的,它必然涉及国外的不同文化、宗教、习俗,而不仅是利益问题。比如你不懂基督教,就很难与西方国家的商人建立持久的感情;而你完全不懂伊斯兰文化,也就不可能做好与中东、北非的商贸分析。国际贸易的分工、国际金融和市场营销原理、进出口有关国家和部门的法规、税收、保险、风险防范等等,都必须十分精通,稍一疏忽,就可能造成重大经济损失。可见商务秘书要求之高与专,需要专门培养。至于国际市场供需动态分析、有关的文书撰写,如业务信函、契约文书、也是种类繁多,各国国情各异的。近年来电子商务兴起,它的设计、操作,都需要专门训练培

5、养。会上还研究涉及一些对机关和民间秘书都有启发的观点。比如,认为一切领导活动都是有成本的,秘书在辅助领导中应当注意降低领导成本。再如一切活动都离不开时间因素,时间是无法挽回的财富,秘书协助领导安排、掌握时间,是最重要的辅助内容,不管当助手,做参谋,都应当做好时间的助手与参谋。对于过去秘书“三办”(办文办会办事)的提法,有学者认为改为“管理事务”、“办理文书”、“筹办会务”,语言比较更准确、规范。[1][2]会议还研究了国际商务文员的问题。文员是上个世纪90年代以来,从海外流传来的词语。1993年我带团在香港专门了

6、解过文员(那时英国人还在)的含义,文员介乎白领和蓝领之间,有各种各样的文员,诸如报关文员、接待文员等,也有的就是店员。文员在国际商务活动中是必不可少的工作人员,其任务重在实务操作,如接待一般客商,管理资料档案,应用电脑操作等。国际商务中的商务单证员、跟单员等都属于文员,而不一定是秘书。文员属于较秘书低一个层次的工作人员,也可算作广义秘书的范畴。以上这些初步认识,还可能改正。会议认识到培养国际商务秘书和文员的重要、迫切性,决定在商务部和国际商务学会领导下,编辑商务秘书与商务文员两种教材,适应时代的急需。北京的卢教授

7、介绍了她培训职业学生操作的经验,在国际礼仪训练中要求男女同学练习拥抱礼节,她的班上女多男少,一个男生吓的开溜了,剩下一个男生和二十几位女生一一拥抱。这种方式已大不同于老师口讲笔写的老教学方式,相信这个小男生会一辈子记得拥抱礼节的。(1)(2)

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