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1、浅析提高档案利用效果的途径一、搞好档案馆(室)的基础业务建设要想有效的提升档案利用效果,则需要优化和丰富档案馆的馆藏,强化其基础业务建设。档案馆的基础业务通常包括六个环节,即档案的收集、整理、鉴定、保管和利用,其收集、整理、鉴定和保管工作都是围绕利用工作展开的,而且对于这五个环节工作水平的衡量则以其是否便于利用及能否发挥出档案的最大效益为衡量标准。所以说档案馆基础业务的前五个环节的工作都是档案利用基础工作,做为档案利用工作的物质基础和前提保障。这些基础性工作质量的好坏,与档案利用效果息息相关,所以在实际工作中,需要有效的提高档案的收集工作,有效的提高档
2、案馆档案的归档率、完整率和准确率,确保档案结构的合理性,使所收集的馆藏内容更为丰富和齐全。在对档案整理工作中,要做到科学性和系统性,能够及时、准确的对档案利用者所需的档案信息进行查找,为档案利用效果的提高奠定良好的物质基础。为了更好的提高档案馆馆藏的质量,则需要准确的的对档案进行鉴定,确保档案内容的完整性和准确性。另外还要具有高质量的检索工具和完善的档案检索体系,这样才能更好的为档案利用提供优质的服务,有效的提高档案利用的效果。二、做好编研工作档案编研参考资料在档案利用服务中发挥着极为重要的作用。所以做好编研工作十分关键。在对档案资料进行编研过程中,需
3、要充分的考虑档案利用才坚档案信息的需求,取其档案资料中的精化部分,从而编辑成二次文献,确保能够为社会发展过程中提供真实、完整及系统的档案信息。通过搞好编研工作,可以确保所编辑出来的档案效果具有较高的质量,从而更好的满足社会发展过程中对档案信息的多元化需求。三、档案工树立牢固的效益观念档案利用过程中离不开档案工这一重要因素,而且档案工自身的观念也会对档案利用效率带来较大的影响,所以做为一名优秀的工作人员,需要树立牢固的效益观。首先要具有较好的需求观念,对社会的各种需求进行充分的考虑,树立良好的市场观念,这样才能根据市场的需求来提供有价值的档案产品。其次要
4、树立良好的时间观念。随着社会的快速发展,人们在对档案利用过程中对时效性更为强调,这就需要档案工要及时为用户提供档案利用服务,否则档案利用的效果则会大打折扣,甚至会受到消弱乃至失去。最后还要具有良好的服务观念。档案管理工作一直以来都重视收藏,而对利用较为轻视,但在当前新形势下,需要及时转变观念,树立主动服务、超前服务及定点服务的理论,对于可以开放的档案尽管有效的开发,采取上门服务等多种形式来更为档案需求者提供及时、满足的档案服务。部分部门对档案的需求量较大,而且也较为集中,所以针对这些部门可以采用定点服务的方式,确保及时满足档案利用者对档案信息的需求。四
5、、加强档案宣传工作档案基础工作做得再好,可是没有或很少有用户前来利用,就如一桌丰盛、美味的佳肴没有顾客品尝一样,也就失去了它的意义。从这个角度上说,宣传是开启档案利用大门的一把钥匙。档案作为一种信息,扩散面越广,接收者越多;社会获得的档案信息总量越大,在社会上产生的效益就越大。通过举办档案展览等向外界宣传利用档案收到的效益和没有利用档案使工作发展受到的影响,启发引导人们利用档案信息。五、做好档案利用需求的研究工作在档案利用工作中,我们不仅需要熟悉自己的馆藏,还必须充分了解利用者对档案信息的所需所求。否则,利用工作就陷入了盲目性,不利于档案利用。首先要了
6、解利用者利用的目的或所需的档案材料,根据其需要,为其提供利用。其次,了解社会和单位内工作的重点和特点,有针对性地提供满足利用者需求的服务。这样才能便于更好地为利用者服务,提高档案利用效益。六、搞好利用信息反馈档案利用信息反馈,可以把利用过程中的各种情况及时、准确地反映出来,及时发现利用工作中的薄弱环节,研究改进措施,使档案工作处于良好循环状态。档案人员可根据利用者的有效利用为领导决策、制订计划等做出连续服务,并针对利用者的需求,不断调整档案信息传递方式,拓宽传递渠道,加快传递速度,做好主动跟踪服务。七、正确处理好档案利用效益与档案保护、保密之间的关系讲
7、求现实效益是档案利用工作必须坚持的原则,但许多“孤本”档案都具有永久保存长期开发利用的价值。如果片面地考虑档案利用的现实效益。频繁地使用档案原件,使档案原件受到损毁,就无法使档案发挥其长远效益。因此,档案信息资源的开发利用,必须兼顾现实效益和长远利用,不能追求档案现实效益而忽视了对档案原件的保护。八、结束语在档案利用价值实现过程中,还需要做好档案的保密工作,一旦在档案利用过程中与保密原则上发生矛盾时,则需要服务整体利益,将国家利益放在最高位置,在个人利益与集体利益之间进行取舍时,需要服从于集体利益,对于利用过程中可能会带来较大的利益,但由于其涉及到国家
8、安全或是重大利益不宜提供时,则需要对其进行保密,不宜进行提供利用。要档案利用过程中要从全局性和
