解析提高外贸企业邮件回复率的技巧

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1、解析提高外贸企业邮件回复率的技巧■　王　艳　嘉兴职业技术学院随着跨境电子商务的高速发展，利用网络平台进行国际贸易已成为外贸企业获取订单的主要之一。作为外贸业务员，发送客户开发函及回复收到的邮件，就成为日常工作的重要组成部分。然而有些业务员每天发送或回复上百封邮件，却往往石沉大海，鲜有人问津；有些业务员一天就选择性的发送或回复数十封邮件，却常常得到客户的垂青。基于近几年深入外贸企业工作的经验，总结出如何提高外商邮件回复率的几个技巧，并把其归纳为以下几个方面。一、做好前期信息收集及准备工作（一）目标客

2、户信息的收集、整理、分类无论是撰写客户开发函还是回复客户的询盘，如果要提高客户的回复率，首先要善于收集、整理、分类客户的有效信息。以婚纱这个产品为例：第一步，学会在众多收费和免费的B2B商务网站中找到最优网站。目前，外贸界人士比较推崇的平台有：阿里巴巴、Globalsources.、Ec21.、Madeinchina、Ecplaza.、Ebay等。此时，可以有效利用Google这种搜索引擎寻找到适合自己产品的平台。具体操作如下：在Google的全球站点中输入产品的.jyqkn成为热门的.jyqki

3、thfromVivian／toSmithfromJiaxingaugerimportandexportpany.采用To…From…结构的邮件标题，可以让客户清晰看到这个邮件的接收人与发件人，这对于广泛搜猎供应商的买家来说具有一定的针对性，容易引起对方的重视，但同时也存在风险。如果买家不喜欢与不熟悉的供应商或知名度不高的卖家打交道，那么这样的邮件标题就很难引起买家的重视，相反倒有推销之嫌。为排除买家对新供应商不信任的障碍，我们可以采用买家认识的中间商或相信的平台作为推荐。譬如：Alibabaver

4、ifiedsupplierofJiaxingaugerimportandexportpany,或者JamesremendedsupplierofJiaxingaugerimportandexportpany。这样的标题不仅解除了买家的信任危机，也便于买家整理和分类邮件。2.标题上体现买家可能的诉求点。买家关注的问题有产品的款式是否新颖？产品的质量是否把关？产品的价格是否优惠？针对客户的需求，我们可以采用以下几种类型的标题。譬如:rsmith:”这样的描述更能拉近双方的距离。2.内容表达要求更专业。

5、买家更乐于与精通产品的人打交道，如果你在回复询盘时相关产品的表述不规范或不专业，买家会认为你对产品或这个行业并不熟悉，从而就有可能失去进一步交流的兴趣，所以回复时一定要注意报价参数的规范。首先，要注意产品的规格、包装方式、贸易术语、付款方式、联系方式等数据必不可少。发出邮件之前，务必仔细核对几遍，确认无误后再发送邮件，切勿出现发送邮件过后又连续发送几封邮件进行补救。其次，报价要斟酌，不要虚报，买家都是业内行家，价格水分过高，容易让买家产生不信任的感觉。最后，不同的国家、地区的客户对报价的反应不同。

6、一般来说欧美客户较能接受高价质优的产品，而南美、中东的客户却较为注重价格上的优惠。因此，报价时应注意差别报价。四、慎用“图片、链接、附件、SPAM过滤词”尽管图片、链接会让买家更清晰直观的了解产品的相关属性，但是有些国家垃圾邮件的过滤器会把他们列入黑名单，使得你的邮件无法成功地被买家接收。因此，除非客户要求，在邮件中我们尽量少用或不用图片或链接。同样，在邮件发送和接收的过程中，附件的使用是非常忌讳的。很多附件都携带病毒，因此，买家都不会轻易打开附件。此时，正确的做法是把附件的报价单或产品目录直接植

7、入到邮件的正文中，不仅方便了买家的阅读，还避免了邮件直接被对方的服务器拦截。此外，撰写邮件时还要注意SPAM高频词的使用，SPAM高频词的出现也会被对方的电脑当成垃圾邮件处理掉。因此，如若你经常习惯套用网上函电样本进行交流，就应注意以下词汇的重复出现（以下为与销售有关的SPAM高频词）：Opportunity（机会）、illion（百万）、Dollars（美元）、pare（比较）、Check（核对）、Cash（现金）、Bonus（奖金）、Credit（信用）、Loans（贷款）、BuyDirect

8、（直购）、GetPaid（已付）、OrderNop;acute;veBeenSelected（你是被选拔出来的）。因此，在撰写邮件时，我们应有意识地去规避上述词汇的出现，使发送的邮件最大可能的到达买家的邮箱。五、巧抓邮件发送的时机用电子邮件开发客户时，其发送时机选择是影响买家回复邮件几率的原因之一。不同的国家和地区因存在一定的时差，邮件在发送时应选择对方上班的时间。为使客户打开邮件的第一眼便看到你的邮件，必须算准对方当地的上班时间，然后定时发送邮件。曾有美国Email营销服务机构R