档案管理工作中存在的积压问题和解决对策

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1、档案管理工作中存在的积压问题和解决对策文/上海闸北人力资源发展有限公司　颜娟【摘要】解决档案管理工作中存在的积压问题，除采取内部集中整理外，还可以聘请中介服务机构参与其中，进行业务外包。而最终需要找到造成积压现象的源头，对症下药，防患于未然。..关键词档案管理；积压问题；解决措施档案积压容易造成档案资料混乱，极不利于档案的查找和利用，甚至丢失。为了保证档案管理水平和服务质量，发挥档案利用的最大化，必须做好档案积压的防范工作。一、造成档案积压问题的成因与解决措施造成积压的原因多种多样，各不相同。以下总结了其中几个较为突出的

2、主观因素与客观因素，以及相应可采取的解决措施。(一)主观因素及解决措施。1.领导对档案工作的不重视。致使经费、人员、场地得不到落实。档案部门工作往往不作为单位的绩效考核目标，因此领导往往不重视，认为档案工作就是抄抄写写、保管保存等事务性工作。多数档案部门被并入了综合办公室的范畴，档案人员也由办公室人员兼职，经费也做不到专拨专用。对于这种现象，在岗的档案工作人员，首先应做好自己的本职工作。其次，在工作之余多参加档案专业学习，提升自身的专业技能。最后多与领导沟通，让其参与其中，了解档案工作的重要性。2.档案岗位工作人员的不重

3、视。现在的档案岗位工作人员较多没有上岗证或是兼职，受其他工作的影响，不能一心一意地投入档案管理工作。对应整理、归档的资料视若无睹，消极怠工，致使档案资料堆积如山。档案专业职务是根据档案专业工作实际需要设置的工作岗位，有明确的职责和任职条件，应实行专业职务聘任制或任命制。最好聘用持有上岗证的专业档案工作人员。高、中、初级档案专业职务的限额应与本单位所承担的档案工作任务想适应。上岗后应多鼓励档案工作人员参加继续教育、职称评定等活动，提升服务意识、加强职业道德，正确地进行自我评价。3.档案管理制度的缺失或不完善。档案管理制度是

4、保证档案管理工作的关键，目前很多单位在档案管理制度的建立上还不健全。有部分单位虽然建立了档案管理制度，但却没有将制度真正地贯彻执行，而有些档案管理制度没有实际的可操作性。对于这种现象，总得来说，各单位档案管理方面的制度一定是要建立的，要通过一整套的规章制度来确保档案管理工作的规范化、制度化。同时制定的制度要有实际操作性。例如档案管理制度中要明确归档的时间节点与应归档期限，以及逾期归档应采取的措施。这样档案工作就有章可循、有据可依，严格控制归档时间能有效地防范积压等现象。(二)客观因素及解决措施。1.短时间内接收大量文件、

5、资料。档案部门在征集、接收未经系统整理的档案时，短时间内的大量移交会造成积压现象。对于这种现象，首先可以考虑分散或放宽征集、接收期限，避免短时间内接收量猛增。其次，增派人手集中整理，争取在短时间内将接收档案整理完毕。最后，短期的移交量骤增有其规律性，在管理上要有预见和总结，使档案管理工作能够顺利开展。2.档案库房空间不足。随着我国经济的快速发展，现存档案、资料数量较以前迅速增加，入库档案数量徒增。库房面积狭小，这是亟待解决问题。首先合理使用档案库房现有空间，应采用节约库房空间的排架法。规范归档范围，避免重复件、复印件的重

6、复归档。其次，合理设置预留空间，使档案库房空间高效利用，不要造成浪费。再有就是移交类别的档案要及时按计划向上级档案室（馆）移交，减轻空间不足的压力。同时还应开展档案存毁鉴定工作，规范销毁无利用价值的档案。档案库房临近饱和时通过申请经费，从有利于档案保护的角度，对库房建筑进行建设与改建。3.档案工作人员的频繁调动或离职。基层档案工作人员多为兼职人员，由于工作需要，更换、调动较频繁。虽然国家档案局在《机关档案工作规范》中提出：“档案保管人员调动工作时，要在离职前办好交接手续”，各单位制度中也会列明。但实践中由于认识不清、重视

7、不够、准备不足等诸多原因，许多单位在档案人员离岗时没有做好交接工作，造成档案工作的混乱和被动，档案积压在所难免。针对以上弊端，应该正确认识和妥善做好交接工作。首先，交接双方要对交接工作有一个充分、全面、正确的认识。做到“知无不言，言无不尽”“有疑必问，有漏必查，有缺必补”“不接糊涂账，不接烂摊子”。其次，离任者要做好交接的准备工作，办好交接手续。对工作中未尽事项、在办事项、待办事项等有关重要事项应加以文字说明，列出交接清册。最后，各级档案行政管理部门应加强对档案交接工作的指导和监督。要做到及时知晓，依法监督、指导，对交接

8、失误者应按《档案法》和有关条例之规定追究责任，给予相应处罚。使因交接工作而发生的积压从根本上解决。二、档案积压的解决措施当档案积压已产生时，可寻求内部集中整理和业务外包方式解决。（一）内部整理。首先建立专项整理小组，任命组长，确定直接负责领导。而在选择整理小组成员时，必须有中、高级职称专业人员参与其中。他们的工作重点